議事録をとる際、ホワイトボードの内容を写真に撮ることはある?

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掲載日 2013/04/16

みんなの疑問に“白黒”つける 情シスのスイッチ

パスワードを忘れた時の秘密の質問、毎回変えている?

 パスワードを忘れたときに役立つ「秘密の質問」だが、設定のたびに「変えている」という人は33%、「いつも同じ」という人は67%という結果になった。サイトやサービスごとに「秘密の質問」が多数あるから、いちいち変えていると記憶できないというのが「いつも同じ」派の言い分のようだ。質問の答えを忘れては困るが、いつも同じで推測されてしまうのも難があると思うが…。一方の「変えている」派も、秘密の質問の数多さに戸惑ってはいるものの、いくつかの質問と答えをやりくりして、なんとかしてパスワードを忘れた場合の救済手段として備えているようだ。最終的にはパスワードを忘れないのが一番ということになるのだが、それは難しい話なのかもしれない。

【「変えている」派のコメント】

4種類くらいの質問をループさせて使っています。これだと質問を忘れることもなくなるので。(30代・男性)

秘密の質問の答えを、なかなか思い出せないことがあります。(30代・女性)

秘密の質問も選択制のものが多いので、選択肢に「母親の旧姓」というのがある場合は、それにしています。確実に忘れないのでw。(20代・女性)

変えているとはいっても、バリエーションは限られますので、数種類を取換えながら使っています。(40代・男性)

秘密の質問を設定している箇所が少ないので、意識している訳ではないですが、その時の気分で質問を変えています。(50代・男性)

出身地、幼稚園や小学校の名前、初恋の相手の名前…。思い出の掘り起こしに使っています。(40代・男性)

その場のノリで適当に質問と答えを決めています。当然覚えきれないのでノートにメモを取っています。一応鍵のかかる場所に閉まってはいるのですが、万全とはいえないですね。(30代・男性)

あまり使うことがないので、都度適当に設定してます。(30代・男性)

忘れそうで怖いけど、違うものにしている。(50代・男性)

毎回変えているとわからなくなるし、かと言って、1つでは危ないので、いくつかの質問を用意しています。(50代・男性)


【「いつも同じ」派のコメント】

覚えるのが面倒くさい。これに尽きます。(30代・男性)

あまり多くのものを指定していると何がなんだか忘れてしまいそう。同じことがパスワードに関しても言えます。(40代・男性)

最近画像を選択する設定があったが、動物を設定した。しかし設定の記憶がうろおぼえなので、似たような動物が選択肢にいたらきっと正解を選べないだろうと思う。(60代・男性)

自慢じゃないですがパスワードを忘れたことがないので、秘密の質問の存在すら忘れています。(40代・男性)

母の旧姓が、日本の上位3位以内に入っているため、普通にやれば3回以内で正解になってしまう。秘密の質問自体の設定が良くなかった。(50代・男性)

どんな質問に対しても、自分の名前をひらがなで入力しています(50代・男性)

母の旧姓が珍しいため、これを使っています。(50代・男性)

「一番好きな食べ物は?」「一番好きな映画は?」など、その時々で変わる可能性がある項目ばかりだと、イザというときにわからなくなるので、必然的に不変な質問に限られてしまいます。(20代・男性)

秘密の質問で結局同じものを選択していることが多いのは、忘れては困るという意識が働くからです。(60代・男性)



会議の議事録を担当する際、ホワイトボードに書かれた内容を写真に撮ったことはある?

 会議の議事録担当のとき、ホワイトボードの板書を写真に撮ったことが「ある」と答えた人は64%、「ない」と答えた人は36%という結果に。大きな分岐点は、ホワイトボードにプリントアウト機能が搭載されているか否かというところ。更に社内での写真撮影が許可されているか禁止されているか、という点でも回答が分かれた。「ある」派は、ホワイトボードが故障しているから仕方なく…というケースが多いよう。また、図を含んだ板書の場合に撮影のほうが容易にメモできるというコメントも。「ない」派は、社内撮影が不可でホワイトボードがちゃんと機能している場合がほとんど。また、ノートPCなどで速記するスキルを持っている人も少なくないようだ。面倒な議事録を写真に撮って済ませたいという願望は多そうだが、なかなかそうは行かないのが現実だ。

【「ある」派のコメント】

メモを残す感じで写真にとります。特に問題はありません。(50代・男性)

うちは個人の携帯等は業務使用禁止です。会議終了時にホワイトボードが故障していて内容が印刷できなかったとき、上司はあっさり「携帯で撮って送って」と言いました。未だにホワイトボードは修理してくれません。ルールより(修理)費用節減の方が大事なようです。(40代・男性)

文字だとメモできますが、図の場合は写真で撮った方が他のメンバーに展開するときに伝わりやすいので。(20代・女性)

写真を撮りましたが、上司の字が汚くて資料になりませんでした。あわせて行っていた録音が役に立ちました。(20代・男性)

印刷できるホワイトボードのはずなのに、プリンターが壊れていたり、トナー切れだったりで印刷できた試しがない。高い使用料を付け替えられているのに。管理部門けしからん。(40代・男性)

その場は撤収しなければならないときなど、とりあえず撮って、後で見返して整理します。が、字が汚くて読めない…。(40代・男性)

スマホで写真をとってPDFに変換できるソフトがあるんですよね。しかもフリーソフト。便利になりました。(40代・男性)

色々な方が撮るので、かわいい字で書くようにしています。(30代・男性)

デジカメでいつも撮りますが、時には焦っていて撮ったつもりが撮れていなくて大騒ぎになったこともありました。(60代・男性)

必ずカメラで撮ります。内輪の打合せならそれで議事メモになるし、正式な会議なら議事録の確認に使えます。(50代・男性)


【「ない」派のコメント】

速記とまでいわなくても、話を聞きながら発言録をメモする能力を身に付けたら不要です。(40代・男性)

出力、保存が必要な打ち合わせの場合はプリント機能付きのホワイトボードを使う。(30代・男性)

ホワイトボードに書かれない内容も、議事録として残すようにしているので、ホワイトボードの写真を撮るのは、あまり意味がない。(50代・男性)

その場でパソコンにタイピングしてしまうので、特に必要ない。(30代・男性)

文字だけでなく、記号や図できちんとメモを取っているので、相当複雑でもない限り、写真には撮らない。そもそもホワイトボードに書かれたのがメモやイメージ図だったりするから、逆にわかりにくい気が…。(30代・男性)

学生時代は掲示板の内容や板書をカメラで済ませることが多かったですが、社会人になってからはノートを取るようにしています。しかしカメラの方が早くて正確なので、BYODが許可されれば、またカメラに戻るかもしれません。(30代・男性)

録音もしません。自分の目と耳とペンだけで議事を録ることを一種の「修行」と考え、日々精進しております。(50代・男性)

若かりし頃、写真に撮ろうとして怒られた。(30代・男性)

撮影許可が必要です。カメラを自由に使える会社なんてあるの…?(50代・男性)

使用しているホワイトボードに印刷機能が付いているので、印刷して利用しています。(30代・男性)



 ※今回の記事は、キーマンズネットで2013年 3月21日〜 2013年 3月27日にかけて実施した「バックアップ」に関するアンケート(有効回答数:551)より抜粋して構成した。


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