生産性向上のため名刺情報を効率よく管理する

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生産性向上のため、名刺情報を安全に効率よく管理したい

2013/06/13


 営業活動を行えば行うほどたまっていくのが顧客や取引先などの名刺。毎日整理して顧客情報管理システムや自前のデータベースに入力しようと思ってもなかなか続かず、いつの間にか「もう手をつけたくない」と思うほどの束になってしまう。しかし整理をあと回しにしているうちに名刺情報はどんどん古くなり、所属部署や役職が変わってしまって価値をなくす。いったいどうしたら効率よく名刺を管理し、営業業務効率化に生かすことができるだろうか。ITツールはすでに答えを出している。今では名刺画像とテキスト情報と自動的にデータベース化できるようになり、大量名刺を簡単に登録し、わかりやすく整理・管理できるようになっている。

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解決策1

名刺の写真を撮ると自動的にデータベース化するクラウド型名刺管理ツールを利用

 まずは名刺をどう整理するかだが、紙のままでは整理がしにくい。これを電子化しようというのは当然の発想だ。しかしどう分類して使いやすくできるだろうか。会社名と名前に従った分類以外に、面会した日時に従った分類、営業案件やプロジェクトなどの分類に従った分類など、さまざまな属性を設定して検索しやすくしたいものだ。そこで会社の顧客管理用のシステムや自分自身用のデータベースソフトや表計算ソフトに入力して思い通りの名刺管理を行いたいと思うのも自然だ。しかし1枚1枚入力していく労力と時間はたいてい思った以上の負担になる。やがて入力しきれなくなり、名刺がたまっていく。
 それなら手入力はやめて、写真を撮るだけならどうだろう。そんな発想の名刺管理クラウドサービスが増えている。こうしたサービスでは、例えばスマートフォンのカメラで名刺を撮ると、その画像情報から文字情報を抽出して解析し、内容のパターンから住所録データベースの項目にテキストデータとして自動入力してくれる。場合によっては名刺には記載されていない名前のふりがなまで自動的に入力してくれるものがある。

図1-1クラウド型名刺管理サービスの画面例
図1-1クラウド型名刺管理サービスの画面例
一覧画面
提供:富士ゼロックス

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図1-2クラウド型名刺管理サービスの画面例
図1-2クラウド型名刺管理サービスの画面例
名刺詳細画面
提供:富士ゼロックス

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 管理できる名刺枚数を限定した無料サービスも多く、気に入ったら大量の名刺が管理できる有料サービスに移行できるようにしている。サービスを本格導入する前に無料で試せるわけだ。ただし、登録した名刺情報を用途を限定してサービス業者側が利用できるという利用条件を設定しているケースがあるので、名刺情報の流出を問題視する場合には、利用規約に気をつけたほうがよい。
 非常に簡単に始められて利便性が高く、おおむね低コストなので個人でも利用できるところがポイントだ。ただし名刺情報の管理を個人に任せるのか、また外部に情報を置く形でセキュリティポリシー上問題がないかといった、管理上の課題が生じる可能性があるので、管理側としては十分に検討した上での導入を図りたい。

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