営業プロセスを改善し日報を簡単に作成したい

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営業プロセスを改善するために、日報を簡単に作成したい

2013/05/23


 営業マンが社内で残業する理由の大きな1つが日報作成。日中はフルに顧客訪問にあてたい営業マンにとって、帰社してからの時間は企画の準備や訪問スケジュールづくり、メールによる顧客対応などなど大事な仕事が山積状態。そこで日報作成はあと回しになり、結局疲れ果てた夜中に記入することになってしまう。これでは日報はただの苦行、型どおりの内容ばかりで本来の業務改善、戦略徹底の役割が果たせない。管理者のほうでもそんな日報を大量に読まされるのではたまったものではない。日報記入を簡単にし、しかも質を向上させ、適切な管理も可能にする方法は内ものか。最新ITを活用すればそれが可能になるかもしれない。

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解決策1

営業日報を電子文書で記入、報告、管理できる仕組みを作る

 まずは営業マンが帰社しなければ営業日報が書けないという縛りを解くことが第一歩になるだろう。紙のフォーム様式やノートを使っているなら、それが効率を妨げている可能性がおおいにある。即刻電子文書に切り替えるのが早道だ。エクセルやワードなどのオフィス用文書作成アプリを利用した定型フォームの電子帳票を日報とするだけで、モバイルPCを利用している場合は記入する場所を選ばなくなる。その結果は社内のファイルサーバへのリモートアクセスの仕組みがあれば営業管理用の共用フォルダにアップロードしたり、単純にメールに添付して送信したりすることができる。
 管理者は共用フォルダや専用のメールボックスで各営業マンの日報を閲覧し、メールやSNSなどを利用して即座にコメントを返したり、アドバイスを行ったりすることができる。「後でまとめて」やるから仕事が重くなる。その時に迅速に対応してこそ質の高い部下の指導が行えるのだ。
 もっともそうした迅速な判断ができない事項もありうる。営業戦略変更などの重要な決断は多くの報告書を横断した内容検討から生まれることが多い。その時も管理者は大量の日報書類を並べてめくる必要はない。メールならメーラの検索機能が使えるし、「ファイル内文字列検索ツール」を使えば一般的なオフィスアプリの文書やWebページ、PDFなら一括して中味の文字列が検索できる。関連する書き込みがある日報を選んで閲覧し、問題発見や解決法探索を行うことが可能だ。

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