生産性向上のため契約書を効率よく管理したい

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生産性を上げるため、契約書を安全に効率よく管理したい

2013/05/09


 「電子署名法」「e文書法」「IT書面一括法」と電子契約書に関連する法律が揃い、紙の契約書はなくなるのではないか?そう思われたこともあった。しかし実際はどうだろう。契約書作成にあたってまだ不安が拭えず、完全電子化に必要なコストにも課題があると考える企業が多いようだ。従来どおり紙の契約書を作成して5年間は保管する方法が大企業でも広く行われている。この状況はまだこれからもしばらくは続きそう。でも契約書の参照が必要になる業務は多く、業務効率は上げていきたい。そんな場合には、契約書をスキャンしてPDFなどの電子ファイルにして整理・管理するとよい。でも具体的にはどんなツールが使えるだろうか?

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解決策1

紙の契約書を電子化しよう

 契約書の電子化は、電子署名を施して先方と電子状態のまま取り交わす方法が法律上は整備され、実際に企業間取引で利用されるようになった。しかし運用にまつわるコストと負荷は紙での契約に比較して必ずしも有利な場合だけではない。むしろ先方の対応状況や担当者の知識や経験の不足、さらに設備管理や運用体制の整備の問題から、標準的な契約手法として採用できずにいる企業が多いようだ。
 紙での契約書管理の問題は、「保管」と「利用」の2面から考える必要がある。
 保管に関しては原本の保管は当然のことだが、各部門や担当者が日常業務で参照が必要な場合に簡単に取り出せるよう、原本そのものではなくても契約文面が参照できるよう、身近な場所にコピーを保管している場合が多い。複数の部署が利用する場合には、それぞれの部署にコピーが必要になり、コピー作業負荷や保管コストがかかるうえにセキュリティ上の懸念も生じる。
 また利用に関しては業務に必要な契約書がすぐに特定でき、参照できなくてはならない。契約書が増えれば増えるほど探し出す手間とコストが増加してしまう。 部門や担当者ごとのコピー保管や利用のための手間を削減するためには、紙を使わない保管と管理の手法が勧められる。具体的には契約書をスキャンしてPDFなどの電子ファイルとし、各部門や担当者が共有できるようにすることだ。
 現在ではオフィスに複合機が広く普及しているうえ、書類の高速スキャンが可能なスキャナ専用機も低価格で販売されている。これらを使って書類を画像またはPDFとして電子化するのは簡単だ(図1)。

紙文書の複合機による電子化保管のイメージ(簡易的な方法の一例)
紙文書の複合機による電子化保管のイメージ(簡易的な方法の一例)
提供:富士ゼロックス株式会社

 複数枚の紙が綴じられ割り印が押された原本そのものはスキャンしにくいが、製本される前の文面ならごくわずかな手間で電子化できる。Wordなどで作成した文書なら、セキュリティ機能を付加できるPDF化ツールなどを使って改ざんできないように電子化可能だ。複合機が備える機能により安全な保管が可能な場合も多い。
 原本が必要になるケースはごく限られるので、整理番号などを付して保管庫に紙のまま保管しておけばよい。

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