生産性向上のため契約書を効率よく管理したい

この記事をtweetする このエントリーをはてなブックマークに追加

生産性を上げるため、契約書を安全に効率よく管理したい

2013/05/09


 「電子署名法」「e文書法」「IT書面一括法」と電子契約書に関連する法律が揃い、紙の契約書はなくなるのではないか?そう思われたこともあった。しかし実際はどうだろう。契約書作成にあたってまだ不安が拭えず、完全電子化に必要なコストにも課題があると考える企業が多いようだ。従来どおり紙の契約書を作成して5年間は保管する方法が大企業でも広く行われている。この状況はまだこれからもしばらくは続きそう。でも契約書の参照が必要になる業務は多く、業務効率は上げていきたい。そんな場合には、契約書をスキャンしてPDFなどの電子ファイルにして整理・管理するとよい。でも具体的にはどんなツールが使えるだろうか?

※「文書管理/生産性向上のため契約書を効率よく管理したい」の記事を一部ご紹介します。会員登録を行い、 ログインすると、「文書管理/生産性向上のため契約書を効率よく管理したい」の記事全文がお読みいただけます。

会員登録はこちら(無料)



解決策1

紙の契約書を電子化しよう

 契約書の電子化は、電子署名を施して先方と電子状態のまま取り交わす方法が法律上は整備され、実際に企業間取引で利用されるようになった。しかし運用にまつわるコストと負荷は紙での契約に比較して必ずしも有利な場合だけではない。むしろ先方の対応状況や担当者の知識や経験の不足、さらに設備管理や運用体制の整備の問題から、標準的な契約手法として採用できずにいる企業が多いようだ。
 紙での契約書管理の問題は、「保管」と「利用」の2面から考える必要がある。
 保管に関しては原本の保管は当然のことだが、各部門や担当者が日常業務で参照が必要な場合に簡単に取り出せるよう、原本そのものではなくても契約文面が参照できるよう、身近な場所にコピーを保管している場合が多い。複数の部署が利用する場合には、それぞれの部署にコピーが必要になり、コピー作業負荷や保管コストがかかるうえにセキュリティ上の懸念も生じる。
 また利用に関しては業務に必要な契約書がすぐに特定でき、参照できなくてはならない。契約書が増えれば増えるほど探し出す手間とコストが増加してしまう。 部門や担当者ごとのコピー保管や利用のための手間を削減するためには、紙を使わない保管と管理の手法が勧められる。具体的には契約書をスキャンしてPDFなどの電子ファイルとし、各部門や担当者が共有できるようにすることだ。
 現在ではオフィスに複合機が広く普及しているうえ、書類の高速スキャンが可能なスキャナ専用機も低価格で販売されている。これらを使って書類を画像またはPDFとして電子化するのは簡単だ(図1)。

紙文書の複合機による電子化保管のイメージ(簡易的な方法の一例)
紙文書の複合機による電子化保管のイメージ(簡易的な方法の一例)
提供:富士ゼロックス株式会社

 複数枚の紙が綴じられ割り印が押された原本そのものはスキャンしにくいが、製本される前の文面ならごくわずかな手間で電子化できる。Wordなどで作成した文書なら、セキュリティ機能を付加できるPDF化ツールなどを使って改ざんできないように電子化可能だ。複合機が備える機能により安全な保管が可能な場合も多い。
 原本が必要になるケースはごく限られるので、整理番号などを付して保管庫に紙のまま保管しておけばよい。

…この記事の続きは、会員限定です。  会員登録はこちら(無料)

続きを読むには・・・

会員登録をすると自動的にこの記事に戻り、続きが読めます。

会員登録(無料)・ログイン

このページの先頭へ
関連キーワード

文書管理/生産性向上のため契約書を効率よく管理したい」関連の情報を、チョイスしてお届けします

※キーマンズネット内の「文書管理」関連情報をランダムに表示しています。

文書管理」関連の製品

オープンソースECM「NemakiWare」 【イージフ】 PDF帳票生成エンジン SVF for PDF 【ウイングアーク1st】 InterSafe IRM(インターセーフ アイアールエム) 【アルプス システム インテグレーション】
文書管理 PDFソフト 暗号化
CMISに完全準拠した国産オープンソースECM(文書管理)システム。ニーズにあわせて自由な拡張・連携が可能。ユーザもシステム管理者も使いやすい、シンプルなECM。 日本固有の緻密な帳票を生成するPDFエンジン。高精細かつピーク時の同多重アクセスへの対応により、バーコードや画像の貼付けなどハイグレードなPDFの活用・効率化を支援。 ファイルを保存時に自動で暗号化する情報漏洩対策ソフト。パスワードが不要で、暗号化忘れを防止できるほか、利用権限設定も可能。

文書管理」関連の特集


「日本版SOX法」に備える特集の2回目。今回はSOX法対応に有効なツールとそれらを導入する際に注意す…



アイデアが競争力の源泉となる現代では、「走りながら考える」開発スタイルに対応したプロジェクト管理手法…



コスト削減、セキュリティ対策、グリーンIT…言うは易し行うは難し…。数々の課題を「複合機」から解決し…


文書管理」関連のセミナー

Microsoft Office 365 活用セミナー 【ネクストセット】  

開催日 4月26日(水)〜4月27日(木)   開催地 オンラインセミナー   参加費 無料

「クラウドを導入したいが何を選べばいいのか?」「Office 365とG Suite(旧名:Google Apps) は何が違う?」グループウェア、メールシステ…

メジャークラウド(G Suite、Office 365)活用セミナー大阪 【サテライトオフィス/ネクストセット】  

開催日 6月9日(金)   開催地 大阪府   参加費 無料

サテライトオフィス / ネクストセット がお薦めする、メジャークラウドを一挙にご説明いたします!<G Suite (旧名:Google Apps for Wor…

Microsoft Office 365を使いたおす/東京 【ネクストセット】  

開催日 6月14日(水)   開催地 東京都   参加費 無料

「クラウドを導入したいが何を選べばいいのか?」「Office 365とG Suite(旧名:Google Apps) は何が違う?」グループウェア、メールシステ…

このページの先頭へ

文書管理/ 生産性向上のため契約書を効率よく管理したい」の記事を一部ご紹介しました。
会員登録を行い、ログインすると、「文書管理/ 生産性向上のため契約書を効率よく管理したい」の記事の続きがお読みいただけます。


Myリストへ 印刷用ページへ

この記事をtweetする このエントリーをはてなブックマークに追加


この記事に掲載している情報は、掲載日時点のものです。変更となる場合がございますのでご了承下さい。


30005907


IT・IT製品TOP > 中堅中小企業 > 特集詳細

このページの先頭へ

キーマンズネットとは

ページトップへ