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効率的に行動するため、外出先でも社内情報を確認したい

2013/04/25


 上司や同僚のスケジュール、営業やプレゼンテーションで利用する資料など、外出先から社内情報を確認したいケースは意外に多いもの。そのたびに会社に戻るのでは、時間がムダになってしまう。そこで、社外から社内データにアクセスする方法を紹介してみよう。

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解決策1

グループウェアの共有カレンダー機能を使って全員のスケジュールを管理しよう

 「重要な打ち合わせに参加してもらうため、役員のスケジュールを急きょ確認したい」「技術部門などを巻き込んだ会議が開かれることになり、関係する社内メンバー全員が集まれる時間帯を確認したい」など、上司・同僚のスケジュールを確認しなければならないケースは意外と多い。そんなとき、外出先から会社に戻ってスケジュールを確認するのは時間がムダになってしまう。
 こんな時に有効なのが「グループウェア」だ。これは、スケジュールや顧客の連絡先、社内文書といったデータを共有できるツールのこと。こちらに外部からアクセスすれば、他者のスケジュールを確認することが可能。また、その人のスケジュールに予定を書き込むことによって、打ち合わせなどへの同席を依頼することもできる。
 ほとんどのグループウェアは、外部からスマートフォン・携帯電話などを使ってアクセスすることが可能。導入することで、営業担当者の機動力を高めることができるのだ。

グループウェアを使ったスケジュール管理の一例
グループウェアを使ったスケジュール管理の一例
資料提供:サイボウズ株式会社

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