郵送費と作業費を1/3に!所要時間も大幅改善

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郵送費と作業費を1/3に削減!所要時間も3日から1日へ

2013/06/03


 仕入れ・販売業務はビジネスの基幹業務であるだけに、効率化する効果は大きい。このため、多くの中堅中小企業がシステム化を進めているが、付帯的な業務が多く、未だに手作業に頼っている部分も多い。取引先への書類(伝票・支払書など)の郵送業務もその一つだ。
 今回ご紹介するのは、印刷物を電子化(PDF)し、クラウド・SaaS型の電子配信・FAX送信システムの採用により、仕入れ伝票印刷後の手書きによる追記業務を廃止するとともに、仕入先への手作業による書類の郵送業務を改善した企業だ。作業の人件費、郵送コストを大幅に削減し、送達時間の短縮を実現したほか、情報のトレーサビリティにより安全・確実に相手先に送信できるため、「送った、送っていない」、「着いた、着いていない」などのトラブルもなくした。

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導入企業プロフィール

エフピコインターパック株式会社
従業員数/175名
売上高/170億円
事業内容/食品包装資材の販売等
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導入製品・ソリューション

@Tovas 帳票配信クラウドサービス
コクヨS&T株式会社
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課題 導入システム 効果

請求書発行業務はアウトソーシング化したが、支払書発行業務は煩雑のため手作業に頼っている部分もあり、コスト、時間がかかっていた。

コクヨS&Tのクラウド・SaaS型帳票FAX・ファイル配信サービス「@Tovas(あっととばす)」を導入。自社にて@Tovas連携モジュール(e-SYOHSI※)を利用して業務システムを構築・カスタマイズ。

支払書や伝票などの98%を電子化し、2人が丸3日かかっていた郵送のための振り分け・封入作業を社内から完全に追放。人件費を大幅削減。用紙代もA4カット紙(PDF化)の採用で、コストが下がり、業務のスピードアップも図られた。また、情報のトレーサビリティも向上した。


1

月間5000枚!2人でまるまる3日かかる書類の振り分け作業を何とかしたい

■帳票を電子化し、印刷(電子化)から振り分け作業・送信までを自動化

 エフピコインターパック株式会社は食品包装資材のメーカーとスーパーマーケットなど食品の小売業の間に入って商品の仲介を行う食品包装資材の卸問屋。取扱商品はプラスチックトレイや透明のパッケージから店舗の装飾品 カゴ、カートなど「スーパーマーケットで口に入れるもの以外すべて取り扱っている」と言われるほど幅広い。近年はビルや病院の入り口に消毒用の衛生用品などにも取扱商品を拡大、約5万点に達する。仕入先は500社、販売先は2500社に上り、複数の物流拠点を持ち、営業エリアは関東を中心に全国に及んでいる。
 同社は社内にシステム開発部門を持ち、販売・仕入れ・在庫管理はホストコンピュータでシステム化されているが、取引先との間で交換される支払書などの印刷後の郵送業務は手作業で行われていたため、コスト、作業時間の点で問題が残っていた。

担当者のナマ声:まずは支払書の電子化から挑戦!

 当社がコクヨS&Tの「@Tovas(あっととばす)」を導入するきっかけとなったのは、2011年に取り組んだ請求書発行業務の外部委託計画でした。社内で行なっていた郵送による請求書発行業務をアウトソーシングする狙いで、コクヨS&Tを含む3社からの提案を受け付けました。請求書そのものはコンピュータ処理されたデータを基にプリンタから印刷されますが、その請求書を顧客にそれぞれ郵送する必要があります。
 この業務は手作業で行うため負担が大きかったのですが、社内業務の見直しを行うなかで、発送業務も外部委託が可能であるとわかりました。
 この時点でコクヨS&Tからは請求書をA4のカット用紙に変更し、指示・発送する提案以外に、電子化と「@Tovas(あっととばす)」を使用して得意先にメールで配信する方法も提案いただきましたが、結果的には発注に至りませんでした。
 その理由は、「@Tovas(あっととばす)」側の問題ではなく、当社側の事情でした。請求書発送業務は発送先が販売先であり、送付方法を従来の郵送から電子化に変更すると顧客の社内業務にも対応が必要となるため、営業面の影響も考慮し、導入を見送りました。
(エフピコインターパック株式会社 営業企画部システム課部長代理 久田剛氏)

電子化・自動化を主導した久田氏
電子化・自動化を主導した久田氏
「今回の支払書の発行と郵送業務は担当者が退社したこともあり、業務が大変になっていました。支払書は仕入先に郵送するので、当社からみれば資材の購入先であるため、請求書よりも電子化のハードルは低く、コクヨS&Tの担当者の熱意もあり、『ここはやってみようか』ということになりました」

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