郵送費と作業費を1/3に!所要時間も大幅改善

この記事をtweetする このエントリーをはてなブックマークに追加

郵送費と作業費を1/3に削減!所要時間も3日から1日へ

2013/06/03


 仕入れ・販売業務はビジネスの基幹業務であるだけに、効率化する効果は大きい。このため、多くの中堅中小企業がシステム化を進めているが、付帯的な業務が多く、未だに手作業に頼っている部分も多い。取引先への書類(伝票・支払書など)の郵送業務もその一つだ。
 今回ご紹介するのは、印刷物を電子化(PDF)し、クラウド・SaaS型の電子配信・FAX送信システムの採用により、仕入れ伝票印刷後の手書きによる追記業務を廃止するとともに、仕入先への手作業による書類の郵送業務を改善した企業だ。作業の人件費、郵送コストを大幅に削減し、送達時間の短縮を実現したほか、情報のトレーサビリティにより安全・確実に相手先に送信できるため、「送った、送っていない」、「着いた、着いていない」などのトラブルもなくした。

※「クラウド/郵送費と作業費を1/3に!所要時間も大幅改善」の記事を一部ご紹介します。会員登録を行い、 ログインすると、「クラウド/郵送費と作業費を1/3に!所要時間も大幅改善」の記事全文がお読みいただけます。

会員登録はこちら(無料)


導入企業プロフィール

エフピコインターパック株式会社
従業員数/175名
売上高/170億円
事業内容/食品包装資材の販売等
企業サイトへ

導入製品・ソリューション

@Tovas 帳票配信クラウドサービス
コクヨS&T株式会社
企業サイトへ


課題 導入システム 効果

請求書発行業務はアウトソーシング化したが、支払書発行業務は煩雑のため手作業に頼っている部分もあり、コスト、時間がかかっていた。

コクヨS&Tのクラウド・SaaS型帳票FAX・ファイル配信サービス「@Tovas(あっととばす)」を導入。自社にて@Tovas連携モジュール(e-SYOHSI※)を利用して業務システムを構築・カスタマイズ。

支払書や伝票などの98%を電子化し、2人が丸3日かかっていた郵送のための振り分け・封入作業を社内から完全に追放。人件費を大幅削減。用紙代もA4カット紙(PDF化)の採用で、コストが下がり、業務のスピードアップも図られた。また、情報のトレーサビリティも向上した。


1

月間5000枚!2人でまるまる3日かかる書類の振り分け作業を何とかしたい

■帳票を電子化し、印刷(電子化)から振り分け作業・送信までを自動化

 エフピコインターパック株式会社は食品包装資材のメーカーとスーパーマーケットなど食品の小売業の間に入って商品の仲介を行う食品包装資材の卸問屋。取扱商品はプラスチックトレイや透明のパッケージから店舗の装飾品 カゴ、カートなど「スーパーマーケットで口に入れるもの以外すべて取り扱っている」と言われるほど幅広い。近年はビルや病院の入り口に消毒用の衛生用品などにも取扱商品を拡大、約5万点に達する。仕入先は500社、販売先は2500社に上り、複数の物流拠点を持ち、営業エリアは関東を中心に全国に及んでいる。
 同社は社内にシステム開発部門を持ち、販売・仕入れ・在庫管理はホストコンピュータでシステム化されているが、取引先との間で交換される支払書などの印刷後の郵送業務は手作業で行われていたため、コスト、作業時間の点で問題が残っていた。

担当者のナマ声:まずは支払書の電子化から挑戦!

 当社がコクヨS&Tの「@Tovas(あっととばす)」を導入するきっかけとなったのは、2011年に取り組んだ請求書発行業務の外部委託計画でした。社内で行なっていた郵送による請求書発行業務をアウトソーシングする狙いで、コクヨS&Tを含む3社からの提案を受け付けました。請求書そのものはコンピュータ処理されたデータを基にプリンタから印刷されますが、その請求書を顧客にそれぞれ郵送する必要があります。
 この業務は手作業で行うため負担が大きかったのですが、社内業務の見直しを行うなかで、発送業務も外部委託が可能であるとわかりました。
 この時点でコクヨS&Tからは請求書をA4のカット用紙に変更し、指示・発送する提案以外に、電子化と「@Tovas(あっととばす)」を使用して得意先にメールで配信する方法も提案いただきましたが、結果的には発注に至りませんでした。
 その理由は、「@Tovas(あっととばす)」側の問題ではなく、当社側の事情でした。請求書発送業務は発送先が販売先であり、送付方法を従来の郵送から電子化に変更すると顧客の社内業務にも対応が必要となるため、営業面の影響も考慮し、導入を見送りました。
(エフピコインターパック株式会社 営業企画部システム課部長代理 久田剛氏)

電子化・自動化を主導した久田氏
電子化・自動化を主導した久田氏
「今回の支払書の発行と郵送業務は担当者が退社したこともあり、業務が大変になっていました。支払書は仕入先に郵送するので、当社からみれば資材の購入先であるため、請求書よりも電子化のハードルは低く、コクヨS&Tの担当者の熱意もあり、『ここはやってみようか』ということになりました」

…この記事の続きは、会員限定です。  会員登録はこちら(無料)

続きを読むには・・・

会員登録をすると自動的にこの記事に戻り、続きが読めます。

会員登録(無料)・ログイン

このページの先頭へ
関連キーワード

クラウド/郵送費と作業費を1/3に!所要時間も大幅改善」関連の情報を、チョイスしてお届けします

※キーマンズネット内の「クラウド」関連情報をランダムに表示しています。

クラウド」関連の製品

ファイルの暗号化と閲覧停止 秘文 Data Protection 【日立ソリューションズ】 【ノンプログラミングWebデータベースソフト】UnitBase 【ジャストシステム】 STAFFBRAIN(人事給与、勤怠管理、ワークフロー) 【電通国際情報サービス】
暗号化 データベースソフト 人事管理システム
ファイルの暗号化と社外に渡した後でも閲覧停止にできる機能で、情報の不正利用や拡散を防止。
流出の予兆を自動的に検知する機能やファイルの編集禁止機能も搭載。
専門知識不要、簡単なマウス操作や表計算ファイル取込でWebデータベース作成、活用できるソフトウェア。検索・集計・グラフ化も容易。データへのアクセス権限設定も柔軟。 1000社の導入実績を持つ統合人事パッケージ。
ユーザニーズに応える柔軟性・拡張性で、ノンカスタマイズ導入が可能。

クラウド」関連の特集


日本の通信インフラの品質が高く、低コストで高速通信が実現できることから微増傾向が続く同市場で1位とな…



クラウドサービスを行うデータセンタに最適なサーバとはどのようなものか。またその市場の特徴は?アナリス…



後編でばビジネスモバイルの管理ツールであるEMM/MDM/MAM/MCMの認知度や導入状況を調査。


クラウド」関連のセミナー

安全、快適、運用楽々 ー ソフトバンクのオールフラッシュDaaS 【ソフトバンク/ピュア・ストレージ・ジャパン】 注目 

開催日 2月21日(火)   開催地 東京都   参加費 無料

ワークスタイルの変革や端末の多様化により、デスクトップ環境管理は複雑さを極めています。デスクトップ仮想化 (VDI)の普及に加え、DaaS (Desktop a…

Security Days Fukuoka 2017 【ナノオプト・メディア】 締切間近 

開催日 1月30日(月)〜1月31日(火)   開催地 福岡県   参加費 無料

【福岡初開催】情報セキュリティ特化イベント 毎年東京・大阪にて開催している、情報セキュリティ特化イベント【Security Days】を 「Security D…

塩漬けシステム再生!今取り組むべき、ITモダナイゼーション 【システムズ】 注目 

開催日 2月22日(水)   開催地 東京都   参加費 無料

マイグレーションプロバイダのシステムズでは、マイグレーションのリーディングプロバイダとして、レガシー化した既存システムをモダナイズ(近代化)するための、システム…

「基幹系システム」関連 製品レポート一覧

このページの先頭へ

クラウド/ 郵送費と作業費を1/3に!所要時間も大幅改善」の記事を一部ご紹介しました。
会員登録を行い、ログインすると、「クラウド/ 郵送費と作業費を1/3に!所要時間も大幅改善」の記事の続きがお読みいただけます。


Myリストへ 印刷用ページへ

この記事をtweetする このエントリーをはてなブックマークに追加


この記事に掲載している情報は、掲載日時点のものです。変更となる場合がございますのでご了承下さい。


30005901


IT・IT製品TOP > 中堅中小企業 > 基幹系システム > 会計システム > 会計システムのIT特集 > 特集詳細

このページの先頭へ

キーマンズネットとは

ページトップへ