予約受付、キャンセル…管理業務を大幅短縮!

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1件5分×200件分!月10時間の“予約処理時間”を半減に

2013/05/07


 飲食店、スクール、サロン、病院などにとって、予約の管理は面倒なもの。1日に何本も入る予約電話をさばくのは骨が折れる作業だし、それを手書きで記録するのも大変だ。しかし、インターネットを使った予約システムを導入すれば、予約管理の手間を大きく削減することが可能。また、予約が手軽になることで、顧客満足度アップも期待できる。さらに、顧客データの活用という副産物だって得られるのだ。

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導入企業プロフィール

LOHA'solaスタジオ(ロハソラスタジオ)
従業員数/10人
売上高/非公開
事業内容/ヨガスタジオの経営
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導入製品・ソリューション

クラウド型予約システム「チョイスリザーブ」
株式会社リザーブリンク
企業サイトへ


課題 導入システム 効果

それまで使っていたフリーの予約システムでは、顧客管理ができない点に不満があった。また、使い勝手も悪く、刷新を検討していた。

インターネット経由で予約を入れられるクラウド型の予約システム「チョイスリザーブ」を導入。

月に延べ数時間かかっていた予約管理の時間が激減。また、顧客ごとの受講状況などを把握しやすくなったため、指導の質も大きくアップできた。


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フリーの予約システムを使っていたが、使い勝手に大きな不満が

■予約管理システム上で顧客管理ができないことも難点だった

 「LOHA'solaスタジオ」は、自由が丘からほど近い場所にあるヨガスタジオ。初心者から本格的に学びたい層までを対象に、多彩なプログラムを提供している。1レッスンあたりの参加者は最大で10名と少なく、丁寧に教えてもらえる点が好評だ。
 同スタジオが予約システムを刷新したのは、2011年冬のこと。それまでは、PHP(Webページを作るために使われるコンピュータ言語)で作られた無料プログラムを使い、インターネット経由の予約システムを構築していた。
 受講生にとって、古い予約システムの使い勝手は決して良くなかった。当時は、参加したい日時とレッスン名を選び、定員に余裕があれば申し込みボタンを押すという簡素な仕組み。レッスンの細かい内容や流れを確認したい場合は、Webサイト上の別ページをわざわざ開かなければならなかったし、担当インストラクターや内容でレッスンを検索することもできなかったという。また、予約時間を変更するときは電話・メールで連絡しなければならないなど、不便なところが多かったのだ。
 一方、スタジオ側から見た最大の難点は、顧客管理ができなかったことだった。予約システムで確認できるのは、あくまで予約情報だけ。一人ひとりの受講履歴といった顧客情報は、別途エクセルなどで名簿を作り、管理しなければならなかった。

担当者のナマ声:予約電話の受付専任者を置くことは不可能だった

 「当スタジオでは、少ない日には3コマ、多い日には6コマのレッスンが行われています。そのため、当時は1日に十数本以上の予約電話を受けていました。レッスンの合間の忙しい時間帯に予約の電話が鳴って、お客さまへの対応に支障が出たり、逆に電話がとれなかったこともありましたね。しかし、当スタジオの規模では、予約電話を受け付ける専門の担当者を置くわけにはいきません。そこで、自分たちでフリーのPHPプログラムを改造し、予約システムを作ったのです。ところが、やはりフリーのプログラムには限界があり、お客さまにとっても私たちにとっても、使い勝手はよくありませんでした。
 また、予約システムを使ってきちんと顧客管理をしたいという思いも強かったですね。例えば、受講履歴。ある方が前回受けたレッスンは何か分かれば、よりその方に合った指導ができるようになります。それを、わざわざエクセルの顧客名簿を開くのではなく、予約システム上でできたらいいな、と考えていたのです」
(LOHA'solaスタジオ オーナー 河村基氏)

予約システムの刷新を決めた河村氏
予約システムの刷新を決めた河村氏
無料で配布されているPHPプログラムを使い、自力で予約システムを構築していた河村氏。しかし、無料プログラムゆえの限界を感じ、予約システムの刷新を考えるようになった。

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費用が安く、顧客管理ができる予約システムをネットで検索

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