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導入率から使い勝手まで! IT担当者300人に聞きました

グループウェアの導入状況

2013/04/09


 キーマンズネットでは、2013年2月6日〜2013年2月14日にかけて「グループウェア(GW)の導入状況」に関するアンケートを実施した(有効回答数:544)。回答者の顔ぶれは、情報システム部門が全体の49.1%、一般部門が50.9%という構成比であった。
 今回、お聞きしたのは導入・検討しているグループウェアの「導入状況」や「満足度」、「重視ポイント」など、グループウェアの導入状況を把握するための質問。その結果、大企業を中心に約7割の企業でグループウェアは既に利用されていることが分かった。なお、グラフ内で使用している合計値と合計欄の値が丸め誤差により一致しない場合があるので、事前にご了承いただきたい。

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1

グループウェア69.5%が導入済み、導入予定の製品タイプは半数以上がクラウド検討

 最初に「グループウェアの導入状況」について尋ねた(図1)。「既に導入済みである(追加リプレイスなし)」が61.2%、「既に導入済みである(追加リプレイスあり)」が8.3%、「新規で導入を検討している」が2.4%、「必要性を感じるが検討しない」が12.9%、「必要性を感じない」が15.3%と続き、まとめると全体では69.5%が導入済み、10.7%が検討中という結果となった。また、追加リプレイスの有無を合わせて「導入済み」と回答している割合を従業員別に見ると、100名以下の中小企業で47.3%、101名〜1000名以下の中堅企業で77.3%、1001名以上の大企業では82.0%と、従業員規模が大きくなるにつれて「導入済み」の割合が大きくなる傾向にあった。企業における情報共有とその活用基盤となっているグループウェアは、特に多数の従業員を抱える企業にとってはなくてはならないツールとなっていると言える。
 次に、グループウェアを導入済みと回答した方に、その「製品タイプ」を尋ねた。1位は「ソフトウェア」で71.2%、2位は「クラウド」で18.0%、3位は「自社開発」で8.6%と続いた。
 また、グループウェアを導入予定と回答した方にその「製品タイプ」を尋ねたところ、1位は「クラウド」で46.9%、2位は「ソフトウェア」で40.8%、3位は「自社開発」で2.0%と続いた。

図1 導入状況

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2

導入予定者、重要視する機能はスケジュール管理に続きモバイルアクセスが上位に

 次に、グループウェアを導入済みと回答した方に「グループウェアで重要だと思う機能」について尋ねた(図2)。1位は「スケジュール管理」で76.1%、2位は「施設予約」で61.7%、3位は「掲示板」で60.6%、同率4位は「電子メール」及び「セキュリティ機能」で52.3%、6位は「文書管理(ファイル共有)」で47.7 %と続いた。
 また、グループウェアを導入予定と回答した方に「グループウェアで重要だと思う機能」について尋ねたところ、1位は「スケジュール管理」で73.9%、2位は「モバイルアクセス(携帯電話・モバイルPC・スマートフォン・タブレットPCなど)」で69.6%、同率3位は「文書管理」と「セキュリティ機能」で60.9%、5位は「施設予約」で56.5%、6位は「ワークフロー機能」で54.3%と続いた。
  1位に変化はなかったが、導入予定では「モバイルアクセス(携帯電話・モバイルPC・スマートフォン・タブレットPCなど)」や「文書管理」「セキュリティ機能」を重要視する割合が高くなっていた。スマートフォンやタブレット端末を利用し、外出先や移動中でもスケジュール確認や迅速な連絡・報告ができるといった、いつでもどこでも情報共有ができる環境が求められていることが分かる。
 関連して、導入済みの方に「スマートフォンやタブレットPCからのグループウェアの利用状況」について聞いたところ、「ほとんど使わない」が63.0%、「毎日使っている」が13.3%、「週1回程度使っている」が3.8%、「月1回程度使っている」が2.2%という結果になった。現状としては、モバイルデバイスのグループウェア利用はまだ進んでいないが、これから導入を検討していく上では切り離せない項目であると見て取れることから、今後導入が増えていくことが予想される。
 更に、導入済みの方に「使いこなせていない機能」について聞いたところ、1位は「ワークフロー機能」で29.4%、2位は「モバイルアクセス(携帯電話・モバイルPC・スマートフォン・タブレットPCなど)」で28.4%、3位は「文書管理(ファイル共有)」で23.1%、4位はスケジュール管理で20.3%、5位は「Web会議」で18.8%と続く結果となった。

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3

導入時に最も重視するポイント「操作性」「導入コスト」「安定性・可用性」が上位

 次に、グループウェアを導入済みと回答した方に「導入時の重視ポイント」を回答してもらった(図3)。その結果、同率1位は「運用コスト」と「導入コスト」で42.6%、3位は「操作性」で41.7%、4位は「安定性・可用性」で41.2%、5位は「運用管理のしやすさ」で29.7%と続いた。
 また、グループウェアを導入予定と回答した方に「導入時の重視ポイント」を回答してもらった。1位は「導入コスト」で45.8%、同率2位は「安定性・可用性」「操作性」で41.7%、4位は「運用コスト」で35.4%、5位は「機能の豊富さ」で27.1%と続いた。
 導入済みと導入予定では、順位が入れ替わり、導入済みで1位だった「運用コスト」は導入予定では4位に、2位だった「導入コスト」は1位になった。
 最も重視する項目で比べると、導入済みにおいては、1位は「安定性・可用性」で20.7%、2位は「導入コスト」で20.2%、3位は「操作性」で17.4%であったのに対し、導入予定では1位は「操作性」で20.8%、同率2位は「導入コスト」と「安定性・可用性」で16.7%という結果となった。重視ポイントの上位3項目の内容は同じであるが、これから導入を検討する方は「操作性」を最も重視していることが分かった。グループウェアは、利用者の人数が多いことが想定されるため、ツール自体の使い勝手の良さはもちろんのこと、利用者の知識やスキルをフォローしていくことも必要になってくると想定される。

図3 重視ポイント

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