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製品の基礎から選び方までをサポート! IT導入完全ガイド

注目!クラウド型グループウェアの今

2013/05/07


 チームの力をビジネスに集結する道具の1つが「グループウェア」。スケジュール共有や掲示板、文書共有、メールから会議室予約などなど、情報系業務に関連することならありとあらゆる要素を次々に取り込みながら20年を超える歴史の中で発展してきた。現在では会社の業務効率化と情報共有を支える基礎的なツールとして広く普及しているが、ITの進化とビジネスの大きな環境変化に応じて、この数年でクラウドサービスとしての製品が主要な選択肢となり、新しい機能と利用法が実現している。今回は、ひと昔前とは様変わりして「クラウド型」が一般的になろうとしているグループウェアの現在の姿と選び方のポイントを紹介していく。

グループウェア

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グループウェアの基礎知識と実際

 まずはグループウェアそのものの意義を再確認しておこう。グループウェアは基幹システムが担当する以外の主に間接業務に属するさまざまな情報系ツールをひとまとめにし、グループ(会社や部門、またはプロジェクトなど)の業務効率化と情報交換・交流、協同作業、情報共有を実現し、その結果として生産性向上を目指すためのツールだ。図1に主な機能を示すが、どんな部署でも必要とされる業務サポート機能をほとんど網羅していることが多い。

図1 グループウェアの主な機能
図1 グループウェアの主な機能
■機能を集約したポータル画面で使いやすく

 どの製品も機能が盛りだくさんだが、それをいかに使いやすくするかにベンダの工夫が凝らされている。図2〜4にポータル画面の例を示す。ポータル画面の内容(ガジェットなどと呼ばれる)は、ユーザが好きなように選び、位置の変更もできる。例えば伝言や閲覧すべき通知や文書、ToDoなどはポータル画面の見やすい場所に表示できる。図2、3のように個人のポータル画面のほか、図4のようにグループ専用のポータル画面も作成・利用できる。
 このようなポータル画面を利用すれば、ユーザは仕事の開始時にまずグループウェアにログインして画面を確認するだけで最新の通知や情報が一覧できるので、例えば朝礼やミーティング、紙のメモや伝言ノートなどが不要になる。次にさまざまな仕事用のツールがこの画面に集約されることになるので、ソフトの起動や切り替えの作業は不要になり、業務効率が上がるとともに操作がシンプルになるため、教育サポートの手間とコストが削減できる。
 標準機能がこの画面から利用できるほか、グループウェアが用意している開発環境で作られたアプリケーションや、まったく別のシステムへのリンクも用意することができ、さまざまな職種の仕事の起点とすることが可能だ。このように、多様な作業の効率化を図り、操作性・利便性を上げているのが現在のグループウェアだ。

図2 個人ポータル画面例
図2 個人ポータル画面例
資料提供:サイボウズ

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図3 個人ポータル画面例
図3 個人ポータル画面例
※中央のガジェットの位置を変更しようとしている。
資料提供:ソーシャルグループウェア

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図4 グループポータル画面例
図4 グループポータル画面例
資料提供:ソーシャルグループウェア

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 では次に、よく利用されている機能について画面を見ながら簡単に紹介しよう。以下はすべてクラウド型のグループウェアの画面を使用している。

■グループウェアの主な機能【1】 スケジュール管理・施設/備品管理

 最もよく利用されているのがスケジュール管理機能だ(図5)。個人のスケジュールを個人が管理できるのはもちろん、グループ全体のスケジュール管理が行えるところがメリットだ。同じように、会議室や車、共用備品などの予約も全体の予約状況を確認して適切に行うことができる(図6)。

図5 グループのスケジュール管理画面例
図5 グループのスケジュール管理画面例
スケジュール管理画面(上)とスケジュール登録画面(下)
資料提供:サイボウズ

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図6 会議室予約画面例
図6 会議室予約画面例
資料提供:ソーシャルグループウェア

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■グループウェアの主な機能【2】 掲示板/メッセージ

 コミュニケーションの中核は一般的にはメールだが、社内での情報交換には掲示板機能やメッセージ機能が利用できる。メールを利用しないので社外への情報漏洩が起きず、話題・議題に沿って閲覧ができ、「返信」ではなく「コメント」をつける形でのコミュニケーションが行えるので、発言履歴が整理された形で閲覧できるところが優れている(図7)。

図7 メッセージ機能・コメントの入力例
図7 メッセージ機能・コメントの入力例
資料提供:サイボウズ

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■グループウェアの主な機能【3】 文書共有/共同編集
図8 部門内での文書共有機能の例
図8 部門内での文書共有機能の例
ファイル属性(上)・更新履歴の表示例(下)
資料提供:サイボウズ

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 上記のようなスケジュール管理機能やコミュニケーション機能と並んで重要視されるのが文書共有機能だ。グループウェアの中には、むしろこちらの機能のほうをメインにしたものも多い。文書のバージョン管理やアクセス管理をきめ細かく行えるようにして、専用の文書管理ツールに迫る機能性とセキュリティを備えるサービスもある(図8)。従来からのファイルサーバによる共有に比べてはるかに容易に整理できるため再利用性が高くなり、文書管理専用システムが担ってきたようなナレッジマネジメントにまで発展させることも視野に入る。

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