【第7回】現場の負荷から生まれるIT活用の可能性

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2013/03/25

気付けば売れるチームに!小さなシクミの作り方

自己紹介
株式会社プロジェクトプロデュース 代表取締役 亀田 啓一郎
主な経歴
1989年 株式会社リクルート 入社 通信ネットワーク事業部門に配属2000年4月 住宅情報誌部門に異動。プロジェクトリーダーとして、注文住宅領域におけるインターネットサービスの事業企画、サービス設計…

【第7回】現場の負荷から生まれるIT活用の可能性

 前回のコラムでは、シクミを「やるべきことの意識づけ策」、シカケを「やるべきことの動機づけ策」と定義して、シクミにシカケを加えることの効用をお伝えしました。例えば、「ネット会議システム」というシクミは、出張を減らし、時間短縮を意識づけるシクミととらえることができます。ITは上手く使うと業務の効率が格段にあがりますが、IT活用が目的化してしまうと、本末転倒になります。そのシクミを定着化させるためには、従来の働き方の習慣を変えていく必要がありますが、それがなかなか難しいところです。シクミの必要性を認識し、実感するシカケが必要なのです。最終回では、「ITツール活用の必要性を生み出すには、どうすればいいか」というテーマでお伝えしたいと思います。

1

高い目標を設定しよう!

 結論から先に書いてしまうと、「ITツールを活用せざるを得ないくらいのイノベーションを求めること」が有効活用の秘訣だといえます。例えば、会議時間の短縮を求めるのであれば、「従来の半分でやれ!」というくらいの高い目標を設定することが重要です。「ええ?そんなのどうすればいいの?」というくらいのオーダーを組織長は指示すべきだと思います。そうすることで、従来のやり方の延長線上ではないやり方を考えざるを得なくなります。 
  「【第5回】何も決まらないムダな会議をなくすシクミ」でご紹介した会議時間を半減させた会社では、そもそも月2回の会議を1回に減らすと業務が回らなくなります。そこで、「会議のどの時間なら省略できるか」を真剣に考え始めました。その中から、資料を読み上げる時間、資料に書いてある内容の個別の疑問を解消する時間が削減できそうだという結論になりました。つまり、資料作成者に個別に聞けば疑問を解消できるものは、事前にやり取りしておいてよ、ということです。

2

現場に負荷をかけて活用アイデアを出し合おう!

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