【第5回】何も決まらないムダな会議をなくすシクミ

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2013/03/11

気付けば売れるチームに!小さなシクミの作り方

自己紹介
株式会社プロジェクトプロデュース 代表取締役 亀田 啓一郎
主な経歴
1989年 株式会社リクルート 入社 通信ネットワーク事業部門に配属2000年4月 住宅情報誌部門に異動。プロジェクトリーダーとして、注文住宅領域におけるインターネットサービスの事業企画、サービス設計…

【第5回】何も決まらないムダな会議をなくすシクミ

 前回は、実践するメンバーが直面する困難や悩みをみんなで知恵を出して、乗り切っていくシクミについてお伝えしました。今回も問題解決する手段として、会議の手法を取り上げたいと思います。会議も組織をまとめ、動かしていくシクミの一つです。会議をしっかりと設計することで、組織の運営は効率化され、チームとしての一体感がでてきます。

1

「改善ミーティングボード」が有効?会議を変える5つのポイント

 あるスーパーマーケットの店舗では、店長、フロアマネージャーとパートタイマーの方々が参加する「改善ミーティング」が、1日2回30分間実施されています。パートの方がシフト変更で入れ替わり、朝と夕方ではお店のオペレーションも変わってくるので、刻々と変化するお店の状況を把握し、日々発生する問題をタイムリーに解決するには、このミーティングが不可欠なのです。 
  このお店のバックヤードには、下図に示すような「改善ミーティング」用のホワイトボードが設置されています。30分という短い時間の中で、例示のような問題提起がパートタイマーさんから次々とあがり、原因の究明と対策が決められて、売り場の改善が図られています。
  でも、当初の「改善ミーティング」は、スムーズに運営できてはいませんでした。問題点は言ってくれているけどその具体性に乏しかったり、問題、原因を飛ばして解決策だけを主張するパートさんもいて、議論は錯綜、発散してしまい、とても30分では収束しませんでした。
  そこで、「改善ミーティング」を効果的効率的に運営するために、図に示すようなホワイトボードを作成し、このホワイトボードを活用したミーティング手法を徹底する研修を店長、フロアマネージャー向けに実施しました。

ポイントは、5つです。

1:

ミーティングの進行役は、必ず「問題」⇒「原因」⇒「対策」の順で話を進める

2:

「問題」が抽象的な場合は、具体的な事実を引き出す質問をする

3:

「原因」は、なぜを繰り返し、洗い出す

4:

「対策」は、「今すぐできること」と「具体策を引き続き検討すること」に分ける

5:

パートタイマーさんが発言し、討議に参加するように促す

 その効果はてき面でした。議論の内容が統一のフレームワーク(枠組み)で見える化されることで、討議が脱線することが少なくなりました。つまり、参加者全員が、どんな順で、どんな内容の発言をすればいいかが、すり合ってくるのです。そして、ある程度なれてくると「問題⇒原因⇒対策」をパートさん自身が予め意見をまとめてミーティングに参加するようになってきました。こうなると一気に時間が短縮されると共に、議論の質が格段にアップするのです。

2

会議時間は半減!会議の質と時間を変えるシクミ

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