【第2回】紙のムダ撲滅でオフィスは “6割”に!?

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2013/03/04

ヒト・モノ・カネ…企業に蔓延るムダの省き方!

自己紹介
株式会社ダンクソフト 代表取締役 星野 晃一郎
主な経歴
1956年 3月 9日 日本橋生まれ1986年 9月 株式会社デュアルシステム(現 ダンクソフト) 代表取締役就任1986年10月 (社)東京ニュービジネス協議会入会、理事 定例会委員長1987年 2…

【第2回】紙のムダ撲滅でオフィスは “6割”に!?

 第1回でご紹介した「ペーパーレスアンケート」の答えですが、弊社には大型のコピー機はなくて、家庭用のFAXしかおいてありません。

 FAX回線は3年前に解約したのでFAX番号すらありません。コピー機は21世紀になる前に壊れて棄てたときから使っていません。理由は2000年くらいから安価なカラープリンタでも高価なカラーコピー機よりも解像度が高いのできれいに印刷できるようになったから。またパソコンで作成した提案書などを印刷してコピーするわけですからプリンタでいい、ということでした。FAXは営業で送られてくるムダな紙の方が圧倒的に多かったので止めました。コピーを取るのは年に数回、決算書や免許証のコピーが必要な時くらいです。
その他、不要な紙はとことん減らしてクラウドに情報をしまうことで情報が共有できます。クラウドですのでバックアップも自動で取ってくれる。世界中に分散して保管してくれるので、震災などがあっても無くなることがありません。誰かが休んでもファイルを探すことが容易になります。申請書類もOffice365のShare pointの電子申請ですべて行っているので印鑑を押す手間もなく、誰が休んでいるのかを確認するのも容易です。

削減した不要な紙の例
削減した不要な紙の例
これらのファイルがすべて1つのシステムに!
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ペーパーレスストレッチのススメ

 さて、こうやって紙が無くなると、紙をはさんでいるフォルダ、ファイリング、引き出し、袖机、キャビネットなどが要らなくなります。20人規模の企業でどのくらいのゴミを捨てたと思われますか?その量およそ6トン、2トントラック3台分。規模が大きな話になりますが、日本マイクロソフトが新宿から品川に移転した時には社員2500人で600トンのゴミを捨てたそうです。大体比例しますね。事例が色々ありますが大凡、オフィスの家賃の4割が“ムダ“というわけです。
 まず、会議室などのスペースに全部の書類を持ち込んで広げて、何があるかを事実確認して、これは必要という書類だけを戻します。残ったゴミは棄ててしまいます。後で必要になるのではないかな…という危惧は心配ありません。今までの事例であれがなくて困ったという話は聞いたことがありませんから。 

  弊社のペーパーレスサービスは7ステップに分かれています。

Step1:

ヒアリングの実施

Step2:

ペーパーレスチェックの実施

Step3:

不要物処分の実施

Step4:

残した紙リストの作成

Step5:

残した紙の分析とカーボンオフセット計算

Step6:

紙のデジタル化と保管

Step7:

定期ペーパーレスの実施

こういうサービスをお客様に展開して色々な事例ができています。

2

制作会社クオーターバックの事例でわかる「スリム効果」

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