ITによる情報共有の取り組み状況(2012年)

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導入率から使い勝手まで! IT担当者300人に聞きました

ITによる情報共有の取り組み状況(2012年)

2012/11/27


 キーマンズネットでは、2012年8月28日〜9月4日にかけて「ITによる情報共有の取り組み状況」に関するアンケートを実施した(有効回答数:627)。回答者の顔ぶれは、情報システム部門が全体の49.0%、一般部門が51.0%という構成比であった。
 今回お聞きしたのは、情報共有の取り組み状況やITツール利用のメリット・デメリット、導入予定のITツールなど、企業におけるITによる情報共有の取り組み状況を把握するための質問。その結果、約7割の企業がITによる情報共有を全社的に行っていることや、導入予定のITツールでは「どのような情報共有がしたいのか」といった用途によって検討されるツールが違ってくることなどが明らかになった。
 なお、グラフ内で使用している合計値と合計欄の値が丸め誤差により一致しない場合があるので、事前にご了承いただきたい。

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1

約7割が「全社で取り組み」と回答、主に中小企業で情報共有への取り組みが進む

 最初に、「ITによる情報共有」で具体的にどのようなツールを使用しているのか尋ねたところ、1位は「電子メール」で92.7%、2位は「グループウェア」で62.0%、3位はイントラネット(社内掲示板含む)」で56.9%という結果となった(図1)。

図1 使用ツール

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図1 使用ツール

 また、ITによる情報共有がどの程度の規模で取り組まれているのかを尋ねたところ、1位は「全社的に取り組みを行っている」で71.3%、2位は「部門やグループ、プロジェクトなど一部の組織で取り組みを行っている」で34.3%、3位は「支店や事業所など一部の拠点で取り組みを行っている」で7.2%となり、約7割の企業で全社的にITによる情報共有が行われていることが分かった(図2)。この結果を2010年9月のアンケート「ITによる社内コミュニケーション・情報共有の取り組み状況」と比較した結果、100名以下の中小企業では「全社的に取り組みを行っている」割合が5.7ポイント増加し、その代わりに「支店や事業所など一部の拠点で取り組みを行っている」割合が6ポイント減少した。この結果から、中小企業でも情報共有への取り組みが全社的に行われるようになってきた様子が伺える。

図2 取り組み規模

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図2 取り組み規模
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2

導入メリット1位は「スケジュール共有が容易」、デメリットは「使いこなせない」

 次に、情報共有のためのITツールを導入する「メリット」について尋ねた。その結果、1位は「スケジュール共有が容易になった」で68.5%、2位は「業務知識やノウハウの共有・活用がしやすくなった」で50.2%、3位は「規則やマニュアルなどが探しやすくなった」で44.4%と続いた(図3-1)。注目すべきは1001名以上の大企業では、「災害など有事の際の安否確認及び連絡体制が整った」が25.3%と、全体の1/4がメリットとして挙げている点だ。東日本大震災以降、特に首都圏では有事の際の従業員の安否確認や帰宅・通勤困難者への万全な対応ができるよう、体制整備を急いでいる企業が多い。携帯電話もつながりづらくなる災害時には、メール一斉配信やグループウェア上での安否確認はもちろん、SNSの利用など、複数の連絡手段の確保が必要とされており、従業員規模が大きくなるほど、この課題をITツールで解決しようとするニーズは高くなるようだ。
 一方、情報共有のためにITツールを導入したことによる「デメリット」についても尋ねている(図3-2)。1位は「ITツールが使いこなせない」で41.2%、2位は「ITツールに頼りすぎて、生のコミュニケーションが薄くなった」で40.7%、3位は「情報量が多すぎ、取捨選択に時間がかかるようになった」で33.4%と続いた。
 これを企業規模別で見ると、2位の「ITツールに頼りすぎて、生のコミュニケーションが薄くなった」は企業規模が大きくなるほどデメリットとして挙げる割合が高くなる傾向が見られた。従業員数が多く、ITツールを使うことで広範囲にわたる関係者とのコミュニケーションが取れるようになる一方で、すぐそばにいる関係者ともITツールを利用してコミュニケーションするようになってしまい、逆に社内活性化の妨げになる場合がある。ITツールを使ったコミュニケーションでは、利用する社内の体制や運用方法などを考慮する必要がありそうだ。
 「その他」の意見では、「コミュニケーションの目的ごとにツールがあるため、ツールの数が増えすぎていると感じる」「ITツールが複数あり、それぞれにルール・運用を決めていてそれを使いきれてない感がある」などが挙げられており、コミュニケーション活性化で運用されるITツールを絞り込むことも、情報共有成功のポイントとなるようだ。

図3 ITツールのメリットとデメリット

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図3 ITツールのメリットとデメリット
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3

「安否確認」はFacebookやTwitter、「スケジュール調整」はグループウェアを利用

 続いて、今後「情報共有」に関して新たにITシステムを導入する予定はあるかどうかを尋ねた(図4-1)。「今後導入・利用する予定がある」は11.8%、「今後導入・利用する予定がない」は26.2%、「まだ分からない」が62.0%という結果になった。
 ここで、「今後取り組む予定がある」と回答した人に、今後導入予定のITツールと、その選定理由ついて尋ねてみたところ、図4-2のような結果となった。「FacebookやTwitter」「メーリングリスト」は緊急時の安否確認及び緊急連絡網として、「イントラネット」は文書作成時間の削減、「グループウェア」は打ち合わせやスケジュール調整に、社内コミュニケーションの活性化には「社内SNS」「社内ブログ」の活用が検討されているようだ。一斉に大勢の従業員に通知できるFacebookやTwitter、メーリングリストなどは緊急時の安否確認に向いており、多数のメンバーとのスケジュール調整には、グループウェアの機能が利用検討されている。社内SNSや社内ブログなど限られたメンバーで双方向のコミュニケーションを取ることのできるITツールは、社内コミュニケーションの活性化に期待されており、どのような「情報共有」を目指すのかによってITツールの使い分けも検討されているようだ。

図4 ITシステム導入予定と導入予定のITツール

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