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製品の基礎から選び方までをサポート! IT導入完全ガイド

イチから学ぶ、ワークフロー活用法

2013/01/07


 昨年の東日本大震災を機に、在宅勤務などワークスタイルの変化に企業の関心が集まり、最近ではクラウドサービスやモバイルデバイスの急速な普及によってオフィス外での作業ニーズも大きく高まっている。そうした環境変化を受けて、業務フローの効率化/コンプライアンス強化などを実現する「ワークフローツール」にも新たな役割が求められ始めているが、中堅・中小企業ではツールの導入自体があまり進んでいないという現状があるようだ。
 そこで今回の特集では、初めに中堅・中小企業におけるワークフローツールの利用/導入状況を概観した上で主な機能を紹介し、さらに現在提供されているクラウドサービスやスマートフォン/タブレット端末からの利用ニーズなどツールを取り巻く最新事情と、導入時の注意ポイントについて解説していく。

ワークフロー

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「ワークフロー」の利用/導入状況

■中堅・中小企業でワークフロー導入が進まない2つの理由

 ノークリサーチの調査によれば、企業規模が小さくなるにつれてワークフローの導入率は低下していく傾向にある。これには大きく2つの要因があるようだ。
 1つめの理由は「ニーズそのものが存在しない」ケースで、企業規模が非常に小さかったり、あるいは社内に定型的な業務しかない場合には、そもそも申請/承認フローをシステムを使って処理する必然性がない。そのため、購入申請や旅費申請といった会計/経理システムと連携する用途を除けば、元々社内にワークフローに対するニーズがない企業で導入が進む可能性は、今後も低いと予想されるという。
 2つめの理由が「ニーズはあるが、うまくシステム化できない」ケースで、本当はワークフローを利用したい中堅・中小企業での導入が進むかどうかは、この課題をいかに乗り越えられるかが非常に大きなポイントとなる。この点については、選び方解説で詳しく解説する。

図1 ワークフローの活用における今後の指針または重視事項
図1 ワークフローの活用における今後の指針または重視事項
出典:2012年 中堅・中小企業における「ワークフロー」の利用実態とユーザ評価に関する調査報告
提供資料:ノークリサーチ
■クラウドサービスの利用状況/スマートデバイスからの利用実態

 同じくノークリサーチの調査によれば、中堅・中小企業におけるワークフロー導入のうち、クラウドサービスの割合は2011年が6.5%、2012年が6.0%とほぼ横ばい状況にあるという。ノークリサーチによると、今後中堅・中小企業でワークフローのクラウド活用が広まるためには、販売管理など他の業務システムのクラウド移行が先に進む必要があり、それには今後3〜5年の時間を要するだろうとのことだ。
 またワークフローのスマートデバイスからの利用実態については、2011年と比べて、2012年はスマートフォンからの利用がやや減少し、タブレットからの利用が増加する結果になっている。一番多い利用シーンとしては、“外出中の上長が出先から承認作業を行う”というもので、その際には承認の判断材料となる資料を閲覧する必要があり、そこで視認性に優れたタブレットの利用が進んできたものと考えられる。今後は、申請内容に不備などがあった場合、上長側で指摘する際の入力作業をどれだけ簡便にできるかが重要になるとのことで、利用デバイスとしては、キーボードがセットになったタブレットPCの利用が進むことが予想されるという。

図2 タブレットからのワークフロー利用が増加している
図2 タブレットからのワークフロー利用が増加している
出典:2012年/2011年 中堅・中小企業における「ワークフロー」の利用実態とユーザ評価に関する調査報告
提供資料:ノークリサーチ

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