外出時も楽々便利!文書管理ツール最前線

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製品の基礎から選び方までをサポート! IT導入完全ガイド

外出時も楽々便利!文書管理ツール最前線

2012/11/05


 企業内で増加の一途を辿る様々な文書。その適切な管理のために、既に多くの企業で文書管理ツールが導入されているが、運用ベースでうまく使いこなせている企業はそれほど多くはないようだ。また昨年の東日本大震災を契機に在宅勤務やモバイル環境での業務従事にも大きな関心が集まったことで、文書管理ツールにはクラウドとの連携による使い勝手のよさ、加えて十分なセキュリティ対策、さらにはソーシャル機能の取り込みによるコラボレーションのし易さといったニーズも高まってきている。
 そこで今回の特集では、文書管理ツールの基本機能と使い勝手を向上させるための各種機能を紹介した上で、最新動向、製品導入前の留意点および導入時の注意ポイントについて解説していく。

文書管理

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「文書管理ツール」とは

 文書管理ツールは、企業内に存在する各種文書を保存/管理し、エンドユーザの必要に応じて効率的に取り出せる機能を提供するものだ。基本的な機能としては、登録/管理/検索/セキュリティの各機能があり、この他、製品によってユーザの利便性を高める様々な機能が提供されている。

■基本機能

[登録機能]
 各種文書をデータベースに登録するための機能で、ユーザがPC上で作成したオフィス文書や設計図などの電子文書の他、紙文書をスキャニングして電子化し取り込むことや、あるいはグループウェアなど他のシステムと連携して電子文書を取り込むことも可能となっている。登録自体に手間がかかるようでは、ユーザには使ってもらえない。“入り口”の多様さは非常に重要だ。
 また文書の登録時には後の検索性を高めるために、作成者や作成日に加え、契約書や見積書といった文書タイプごとに属性設定できるようになっている。例えば管理者が図面保管用のフォルダを作成し、そこに図面タイプの文書だけを登録させるルールにした場合、属性として図面番号も必須で入力してもらう、といった運用をすることも可能だ。

[管理機能]  
 ビジネス活動の進捗に伴い、各々の場面で利用される文書も随時更新されていくことになる。そこで必要となるのがその履歴を適切に管理するための機能だ。一般的に版管理、あるいはバージョン管理と呼ばれる機能で、例えば契約書や設計図面の様々なバージョンを時系列に沿って保管しておくことで、“誰が”、“いつ”、“どのファイル”を更新したのかを後で追跡することが可能となる。

[検索機能]  
 データベースに保管されている膨大な文書の中から必要な文書を取り出すための機能で、登録機能とともにツールの使い勝手を大きく左右するものだ。全文検索に加えて、概念検索や登録した属性による検索ができるようになっている製品もある。
 またファイル名だけでは中身がどんな文書か分かりにくい場合もあるが、そうした際にもファイル内の文書内容をサムネイルで表示することで、目的の文書をビジュアル的に探すことができるものもある。

[セキュリティ機能]  
 登録された文書のセキュリティを確保する方法は大きく2つで、第一にその文書の関係者以外には触らせないこと、第二に関係者からの情報漏洩を防ぐことだ。前者についてはアクセス制御を行う機能、後者については、アクセスログを記録する、あるいはローカルへのダウンロードを禁止する、印刷を制限する機能が提供されている 。詳しくは後述するが、最近ではクラウドサービスの普及やスマートフォン/タブレット端末の活用が進み、これまで社内で閉じていた文書管理ツールの利用場面が社外にも広がってきている。そうした流れと連動するように、セキュリティ対策については、よりきめ細かな要望が増えてきている。

図1 文書管理ツールのシステム概要例
図1 文書管理ツールのシステム概要例
資料提供:インフォコム
■その他の便利な機能

 上記以外にも文書管理ツールでは、ユーザの利便性を高めるための色々な機能が提供されている。

【クリップ機能】
 ユーザが扱う電子文書は、WordやExcel、PPTといった各種のアプリケーションで生成されることになる。場合によっては画像データもあるだろう。こうした多様な形式の文書をPDFに自動変換し、1つの文書として管理してくれるのがクリップ機能だ。まとめられた文書を共有する際にもメール添付ではなく、文書が格納されている場所を示すURLを送付することで、利用権限のレベルに応じた使用範囲を設定することができる。参照権しかないユーザにはPDFしか見せないが、利用権のある人には元の文書形式にまで遡ることや印刷までを認めるといった具合だ。これによって情報漏洩対策もより強固なものとなる。

【ワークスペース機能】
 チームの協働作業で文書を作成していく過程を支援するのがワークスペース機能だ。例えば製品マニュアルを作る場合、始めに作業リーダが協働作業用のPC画面から、各メンバーに担当文書を割り当てる。すると各メンバーの画面上には自分の担当文書や納期などが表示され、さらにメンバーは同じ画面から成果文書の登録/更新や進捗状況の登録などを行う。作業リーダは各々の状況を確認し、完成した文書を公開する。文字通り、チームによるコラボレーション作業を効率化してくれるものだ。

図2 チームでの協働作業を支援するワークスペース機能
図2 チームでの協働作業を支援するワークスペース機能
資料提供:日立ソリューションズ
図3 各種文書を1つのPDFとしてまとめることができるクリップ機能
図3 各種文書を1つのPDFとしてまとめることができるクリップ機能
資料提供:日立ソリューションズ

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