【第5回】グループウェアを効果的に使うためのコツ

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2012/08/06

アナタの会社で情報共有がウマくいかない理由

自己紹介
サイボウズ株式会社 栗山 圭太
主な経歴
2003年サイボウズ入社、パートナー営業、大阪営業所長、グループ会社の取締役を経て2010年より「サイボウズOffice 9」、2011年より「サイボウズOffice on cybozu.com」プロ…

【第5回】グループウェアを効果的に使うためのコツ

 ITツールを効果的に使いこなすための秘訣第2弾です。前回の「【第4回】ITツールを効果的に使いこなすための秘訣」でご紹介しました「正しく機能を理解する」「アクセス制限はできるかぎり行わない」「サポートセンターを徹底的に利用する」の3つのポイントを取り入れるだけで、かなり活用がすすむと思います。
 今回はITツールの中でも情報共有のために利用されるグループウェアに特に効果のある秘訣をご紹介します。

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プライベートな情報登録もある程度黙認する

 数年前に担当させて頂いたお客様はグループウェアに登録する情報を非常にシビアに管理されていました。創業者である社長の考えで、「会社の経費で購入したものにプライベートな情報が登録するなどけしからん。」ということでした。
  情報を共有するというのは結局はコミュニケーションの話です。せっかく有効活用しようと試みても、登録しても良い情報が統制されているような場所で自由活発な議論を期待することはできませんし、有益な情報を積極的に登録しようと考える人もなかなか出てこないのではないでしょうか。
  これから有効活用していこうと検討している段階では、「利用されること=善」と捉えて、プライベートな飲み会の情報をスケジューラに登録するぐらいは黙認しましょう。ITツールを使ったコミュニケーションは普段のコミュニケーションの延長です。目に見えないバーチャルな空間だからこそ、より自由な雰囲気作りが成功の秘訣になるのです。

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