残業への意識改革も!勤怠管理Web化への道

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残業に対する意識改革も!勤怠管理のWeb化…成功の秘訣

2012/10/15


 従業員の勤務時間をきちんと管理することは、健康管理、企業コンプライアンスの観点からゆるがせにできない課題だ。また、労働時間をタイムリーにチェックすれば、負荷の多い部門や従業員をいち早く見つけ出し、業務最適化の対策を打つことも可能である。
しかし、紙ベースのタイムカードや就業時間報告書など、アナログな管理システムを使い続けている企業はまだまだ多いのが現状。
 そこで今回は、クラウド型の勤務管理サービスを導入した企業の事例をご紹介しよう。IT化により、勤務時間の集計・チェックの手間が大幅に解消。勤務時間が可視化されたことで、残業の時間や内容に関する意識が高まり、業務効率が向上するなどの効果もあった。

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導入企業プロフィール

株式会社クリエイト・ライフ
職員数/49人
売上高/非公開
事業内容/竹中工務店グループの人事総務受託

導入製品・ソリューション

クラウド型勤務管理「follow(SaaS版)」
エヌ・ティ・ティ・コムウェア株式会社
企業サイトへ


課題 導入システム 効果

「上長の不在時に部下の終業時間が確認しにくい」「勤務時間を紙に記録しているため、残業時間のタイムリーな把握がなかなか難しい」などが課題になっていた。

PC使用状況の自動確認と本人の申告を組み合わせて勤務時間を管理する、クラウド型勤務管理サービス「follow(SaaS版)」を導入。

上司・本人共に勤務時間の把握が容易になり、早い段階で残業時間が多いメンバーへの対応が可能に。終業時間に対する意識が高まったり、勤務時間の集計・確認作業の手間が減るなどもメリットだった。


1

業務効率の向上に、勤務時間のタイムリーな把握が必須だった!

■勤務時間を手書きの「勤務通知書」で管理していた

 株式会社クリエイト・ライフは、大手建設会社である竹中工務店のグループ会社。グループ内企業の人事業務・総務業務の一部を手がける「シェアードサービス会社」だ。従来、同社は「各従業員が紙の勤務通知書に毎日始業・終業時間を記入し、提出→上長が確認」という方法で勤務時間を管理していた。しかし、このやり方には以下に挙げたようないくつかの問題があった。

(1)

勤務時間を毎月末ごとに手作業で集計していたため、個々の勤怠の状況を直属上長以外にはタイムリーに把握しにくく、残業が多い人への組織的なサポート対処がときに遅れがちだった

(2)

上長が出張で不在だったり、部下よりも先に終業する場合、部下が申告した前日の終業時刻が正しいのか確認しにくかった

(3)

仮に申請がなされないまま休日出勤をした場合なども、本人が申し出ない限り勤務の確認が取りにくかった

(4)

有給休暇の残日数が紙管理のためわかりにくかった

(5)

勤務通知書に記入漏れ・記入ミスがないか確認したり、集計したりする作業に管理部門の手間がかかりすぎていた

 同社では、中期経営計画の中で、勤務時間の削減・効率的な業務遂行の実現を重点目標においていた。そのためには、勤務時間の適正な把握が不可欠。また、人事・総務を専門に手がける企業としては、自社の勤務管理体制もシステム化したいという希望もあったという。そこで、2010年頃から本格的に勤務管理サービスの検討を開始したのだ。

担当者のナマ声:紙ベースでの“勤務時間管理”では、集計業務にかなりの負担が…

 「紙の『勤務通知書』では、正確な勤務時間実績を組織全体で日々タイムリーに確認、把握をしていくのはなかなか労力がかかり大変な側面があります。一方、業務の効率化、業務負荷の軽減については組織として継続的に進めていくべき課題です。
 そこで、労働時間の短縮という目標を実現するには、まずは始業・終業時刻を正確に、かつタイムリーに把握できる仕組み、“本人と直属上長”以外の管理部門、上位職にも労働時間が可視化できる仕組みが必要だと考えたのです。
 勤務時間の管理業務を効率化することも、重要な課題でした。従業員全員の『勤務通知書』を集めて記入漏れ・記入ミスをチェックし、いちいち集計していく作業は、管理担当にとって毎月かなりの負担だったのです。当社は少人数制の組織で、管理部門は専任者が2名、他業務との兼務者が2名という体制。煩雑な作業を、少しでも軽減したいという要望は強かったです」
(株式会社クリエイト・ライフ 取締役・東京事業所長 串崎修氏)

取締役・東京事業所長 串崎氏
取締役・東京事業所長 串崎氏
勤務管理サービス導入の中心メンバーである串崎氏

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