本業に時間を使おう!電話や集計作業の削減法

この記事をtweetする このエントリーをはてなブックマークに追加

本業に時間を費やしたい!電話応対や集計作業の削減法

2012/10/01


  今回取り上げるのは、保護者とのやりとりを“IT”によって効率化した保育園。従来はアナログで行っていた「欠席・遅刻の連絡」「保護者への告知」「延長保育時間の記録・集計」といった業務をデジタル化し、最も大切にすべき「園児へのケア」を手厚くすることに成功した事例だ。この事例で参考にしたい点は、保育園だけに限らないだろう。例えば、学習塾やフィットネスクラブなど、会員制のビジネスを展開する業態。あるいは、常連向けのサービスを展開している飲食店などでも、同じ手法が十分に応用できるはずだ。

※「メール配信/本業に時間を使おう!電話や集計作業の削減法」の記事を一部ご紹介します。会員登録を行い、 ログインすると、「メール配信/本業に時間を使おう!電話や集計作業の削減法」の記事全文がお読みいただけます。

会員登録はこちら(無料)


導入企業プロフィール

社会福祉法人童心会 柏中央保育園
職員数/23人
売上高/非公開
事業内容/0〜5歳児の保育
企業サイトへ

導入製品・ソリューション

「ママれん!メール」「登降園管理くん」
株式会社ビズウインド
企業サイトへ


課題 導入システム 効果

忙しい朝の時間帯に保護者からの電話が重なり、連絡がつきづらいケースが多発。登園・降園時間の管理・集計にも手間がかかりすぎていた。

保護者との連絡や、保護者向けメールの一斉送信機能を持つシステム「ママれん!メール」と、タッチパネル式のパソコンを使って登園・降園時間を記録するオプション「登降園管理くん」を導入。

保護者とのコミュニケーションがグッとスムーズに。また、従来は半日以上かかっていた登園・降園時間の集計作業が自動化されるなど、書類作成業務の負担が大きく減った。


1

本業である“園児のケア”に集中できる環境を作りたかった!

■朝の忙しい時間帯に、欠席・遅刻の“電話”連絡が集中…

 柏中央保育園は、JR柏駅から徒歩8分という場所に立地する私立保育園。「思いやりと生きる力」という保育目標を掲げ、2012年4月に創立された。0歳児から5歳児まで、70人ほどの子どもを預かっている。
 園長の中山梨花氏が業務改善を思い立ったのは、以前勤めていた保育園で園長を務めていた2008年頃のことだった。
園児の登園は、朝7時半から8時半くらいまでに集中する。保護者から園児を預かりつつ、その日の準備も行わなければならないため、保育園にとっては非常に忙しい時間帯だ。そんな中、保護者からの欠席や遅刻の“電話”連絡に対応するのは、大きな負担になっていたという。また、保育園では保護者への連絡用に、さまざまなプリントを配布する機会が多い。こうした文書を作成することも、保育士にとって相当な重荷になっていたそうだ。

担当者のナマ声:保護者向けの文書作成も、保育士にとって大きな負担だった

  「園には毎朝、『今日は体調が悪いので欠席します』『病院に立ち寄ってから登園するので、少し遅刻します』などの電話連絡が寄せられます。風邪などが流行る冬場は、連絡が殺到し、電話が鳴りっぱなしになることも珍しくありません。連絡に対していい加減な受け答えをすると、保護者の皆様の信頼を失ってしまいます。かといって、長い時間をかけてしまうと、最も大切な『園児へのケア』がおろそかになってしまう……、というジレンマがありました。
  書類作成の負担が大きいことも、悩みの種でした。実は保育園では、行事のお知らせや、園に持参させて欲しい道具・衣服などを伝えるため、ビックリするほどたくさんの印刷物を作成・配布するのが普通です。保護者に口頭で伝えると連絡漏れが起こりがちですし、連絡用日誌に何十人分も手書きで記入するのは、あまりに手間がかかりすぎますから…。
ところが、この作成時間がバカにできないほど長くかかったのです。文章を書き慣れていない保育士にとっては、1枚のプリントを作るにもかなりの時間が必要。書き終えて印刷した後で、誤字脱字を見つけたり、『これも書いておけば良かった!』と気づいたりしてがっかりすることも良くありましたね(笑)。さらに、保護者の方々がプリントをなくしたりして、結局、連絡が行き届かなかったということも珍しくありませんでした。 こうした『本業以外の手間』をできる限り軽減したい。そして、園児の世話に集中したい。そんな思いを抱いたのが、ITを活用したいと考えたきっかけでした」
(社会福祉法人童心会柏中央保育園 園長・中山梨花氏)

システム導入を進めた中山園長
システム導入を進めた中山園長
「欠席や遅刻の連絡を電話で行っていた頃は、毎朝、30分くらいは誰かが電話応対をしていました。その分、子どもの面倒に割けるパワーはどうしても減ってしまいました。また、電話が話し中で連絡が取れないケースもありましたね」(中山氏)

…この記事の続きは、会員限定です。  会員登録はこちら(無料)

続きを読むには・・・

会員登録をすると自動的にこの記事に戻り、続きが読めます。

会員登録(無料)・ログイン

このページの先頭へ
関連キーワード

メール配信/本業に時間を使おう!電話や集計作業の削減法」関連の情報を、チョイスしてお届けします

※キーマンズネット内の「メール配信」関連情報をランダムに表示しています。

メール配信」関連の製品

Knowledge Suite(ナレッジスイート) 【ナレッジスイート】 メールワイズ on cybozu.com 【サイボウズ】 サイトアンパイア 【アルプス システム インテグレーション+他】
グループウェア その他メール関連 フィルタリング
グループウェア、SFA、CRMが機能連携したクラウド型統合ビジネスアプリケーション。初期費用無料、ユーザ数無制限、スマートフォンやタブレット等マルチデバイス対応。 社内、部署内のメールを一元管理するWebメールシステム。メーリングリストやCCが不要となり、トラフィックを大幅に低減可能。また一覧画面でステータスを管理できる。 ルータ一体型のURLフィルタリングサービス。ルータでの一括設定/管理で、運用の手間やコストを削減。簡単な設定と分かりやすいカテゴリで中小規模オフィスに最適。

メール配信」関連の特集


利便・利益を追求して導入したのに…手間だけ増えて「使えない」。そんな悲劇は今日でサヨナラ!提供形態別…



大企業向けと中小企業向け、クラウド型にオンプレミス型など…数あるCRMシステムでは備えている機能も多…



「メールセキュリティアプライアンス」・・・いざ導入する際の必須検討項目とは!?運用体制・利用環境・コ…


メール配信」関連のセミナー

戦略的BtoBデジタルマーケティングセミナー 【三菱電機インフォメーションシステムズ】 締切間近 

開催日 12月14日(水)   開催地 東京都   参加費 無料

昨今のIT投資は、コスト削減だけではなく売上や利益を上げる為のマーケティング投資に移行しつつあります。現在の顧客は、自社の営業と接する以前に購買行動を進めており…

「メール」関連 製品レポート一覧

このページの先頭へ

メール配信/ 本業に時間を使おう!電話や集計作業の削減法」の記事を一部ご紹介しました。
会員登録を行い、ログインすると、「メール配信/ 本業に時間を使おう!電話や集計作業の削減法」の記事の続きがお読みいただけます。


Myリストへ 印刷用ページへ

この記事をtweetする このエントリーをはてなブックマークに追加


この記事に掲載している情報は、掲載日時点のものです。変更となる場合がございますのでご了承下さい。


30004981


IT・IT製品TOP > 中堅中小企業 > メール > 電子メール > 電子メールのIT特集 > 特集詳細

このページの先頭へ

キーマンズネットとは

ページトップへ