案件数2倍に!増えた運用工数を1/4にできた訳

この記事をtweetする このエントリーをはてなブックマークに追加

案件数が2倍に!増えた運用工数を“1/4”に減らせたワケ

2012/09/18


 電子メールが広く使われるようになった現代でも、FAXの存在感は決して小さくない。様々な報告書や伝票などを確実に届ける手段として、FAXを常用している企業も多いはずだ。だが、FAX機を使って送信する場合、ダイヤルなど送信作業にはそれなりの時間がかかる。送信件数が多い場合は、業務のロスがばかにならないほど膨れあがってしまうのだ。
 そんなときに活用したいのが、パソコン上で作った書類をそのまま送れる「自動FAX送信サービス」だ。ボタンをクリックするだけで、手間なく書類を送信できるのが最大の利点。さらに、誤送信の危険性も大きく下げることも期待できるのだ。

※「FAX/案件数2倍に!増えた運用工数を1/4にできた訳」の記事を一部ご紹介します。会員登録を行い、 ログインすると、「FAX/案件数2倍に!増えた運用工数を1/4にできた訳」の記事全文がお読みいただけます。

会員登録はこちら(無料)


導入企業プロフィール

株式会社リロクリエイト
従業員数/34人
売上高/非公開
事業/不動産管理会社向けコールセンタの運営
企業サイトへ

導入製品・ソリューション

自動FAX配信「FNX e-帳票FAXサービス」など
株式会社ネクスウェイ
企業サイトへ


課題 導入システム 効果

業績が伸びたことで、顧客や協力会社に提出する書類の数が倍増。FAX送信にかかる手間のロスが、無視できない規模に膨らんだ。

顧客管理アプリケーション「Salesforce CRM」と連携し、顧客などに自動でFAXを送信できるサービスを導入。

FAXの送信にかかる時間が1/3から1/4程度に減少。誤送信による情報漏洩のリスクも、小さくすることができた。


1

コールセンタ業務が急成長し、FAX作業の効率化が必要に

■新規受注によって、月間の問い合わせ件数が2倍以上に増えた

 株式会社リロクリエイトは、不動産管理会社向けのコールセンタを運営している企業。水漏れ、給湯器・コンロ・エアコンなどの故障、窓ガラスの破損といった様々なトラブルに対し、24時間・365日体制で対応を行っている。同社の主力サービスである「住まいるレンジャー RELO24」の管理戸数は、2012年3月時点で約68万戸。同社のサービスを利用している不動産管理会社は、約200社に達した。現在、急成長を遂げている企業だ。
 同社が業務効率の改善を迫られたのは、2010年夏のこと。大手賃貸管理会社・大手分譲管理会社からコールセンタ業務を受注し、管理戸数は急激に伸びた。その結果、2010年6月までは“月間1500件”ほどだった問い合わせ件数は、翌月である7月には3000件以上と、2倍以上にまで増えたそうだ。こうした状況に対応し、同社はコールセンタのスタッフ増員などを実施した。しかし、新人スタッフは即戦力というわけにはいかない。そこで、業務の見直しを行って、省力化が図れる仕事がないかどうか、再確認することにしたのだ。

図1 コールセンタの業務の流れ
図1 コールセンタの業務の流れ
コールセンタに電話が入った場合、コールセンタ業務の委託先である管理会社などに、必ず報告書を提出する。また、入居者が自力で解決できない問題が生じた場合は、専門業者に作業手配書を送信して指示を出すことが必要。どちらも、FAXによって書面を送信する仕組みだ。

担当者のナマ声:1通で2分のロス?FAXを送る際のムダは、トータルで見ると莫大な量に…

 「入居者の方からお問い合わせやトラブル対応の電話が入ると、逐一、管理会社に対して報告書を提出します。専門業者への対応を依頼した場合は、さらにもう1通の報告書を送付する決まりです。当社が所属する『リログループ』では、不動産管理の業務も手がけています。そのため、事細かに報告を行うことの大切さは、身をもって知っているのです。
 また、1件のトラブルで複数の協力業者に対応を依頼するケースもあります。専門業者宛の作業手配書も、紙ベースでしっかりと伝えることが必要。そのため、1件で計4、5通の報告書・作業手配書を送信することは珍しくありません。報告書・手配書の削減は考えられませんでした。

 1通のFAXを送るためには、コールセンタスタッフが電話機の前から離れ、FAX機の前まで移動する必要があります。これだけでも、“2分近い”ロスになっていました。また、報告書・手配書の誤送信は、情報漏洩の観点から絶対に避けなくてはならないため、送信時には2人のコールセンタスタッフが送付先のFAX番号をチェックしていました。つまり、1通あたり「2分×2人」という時間が浪費されていたわけです。そして、当時の問い合わせ件数は月に3000件以上。1件で複数の報告書・手配書を送ることも多かったため、トータルで見ると莫大なムダが生じていたのです。」

(株式会社リロクリエイト 代表取締役社長 戸田裕之氏)

リロクリエイト代表取締役社長 戸田氏
リロクリエイト代表取締役社長 戸田氏
「コールセンタ業務を分析した結果、FAXの送信作業にムダがあることが分かりました。そこで、この部分を業務改善すれば、現場の負担を軽減できると考えたのです。」(戸田氏)

…この記事の続きは、会員限定です。  会員登録はこちら(無料)

続きを読むには・・・

会員登録をすると自動的にこの記事に戻り、続きが読めます。

会員登録(無料)・ログイン

このページの先頭へ
関連キーワード

FAX/案件数2倍に!増えた運用工数を1/4にできた訳」関連の情報を、チョイスしてお届けします

※キーマンズネット内の「FAX」関連情報をランダムに表示しています。

FAX」関連の製品

運用基盤クラウドサービス mPLAT 【野村総合研究所】 OpenText BPM <ビジネスプロセス管理ソリューション> 【オープンテキスト】 メール誤送信防止ソリューション「Active! gate」 【クオリティア】
統合運用管理 BPM メールセキュリティ
システム運用に必要な機能をSaaS型で提供するクラウドサービス。Senju Familyベースのサービスを必要な部分のみ選択することにより、最適な運用環境を短期間に実現。 オープンテキストのエンタープライズ情報管理(EIM)の1つとして、組織の業務効率向上、複雑なプロセスの可視化・自動化、継続的な改善とフローの最適化を支援。 上司承認(オプション)を含む7つのアプローチを1つの製品で実現するメール誤送信対策ソフトウェア。アプライアンス版も提供。ユーザがポリシー設定でき運用負荷も軽減。

FAX」関連の特集


メール・電話・FAX・Web会議などをIP インフラに統合することで、オフィスの生産性向上を図ること…



照明やパソコン、サーバなどの機器から発散されるが熱量が意外に大きいのはご存知?冷房だけに頼れない節電…



報告書を作る時、テンプレートを入手し、お手本を参考にして報告していませんか?しかしテンプレートを探す…


FAX」関連のセミナー

【高松】デスクネッツ ネオ & チャットラック体験セミナー 【ネオジャパン/四国日立システムズ】 締切間近 

開催日 12月12日(月)   開催地 香川県   参加費 無料

1人1台のパソコン環境で操作性や機能をご体験いただきながら、満足度No.1グループウェア(※)「desknet's NEO」とビジネスチャットシステム「Chat…

音声マイニングの最新情報と活用事例 【ベクスト】 締切間近 

開催日 12月15日(木)   開催地 東京都   参加費 無料

テキストマイニングツールVextMinerを始めとした「Vextシリーズ」のユーザー様による導入事例の発表を中核として新技術や新製品の情報を、いち早く皆様にお届…

お客様のニーズに応えるftServer提案の勘所とメリット 【日本ストラタステクノロジー】 注目 

開催日 12月13日(火)   開催地 東京都   参加費 無料

24時間365日止まらない高信頼性とシンプルな運用が定評の「ftServer」。でも… 「ftServerは高い!?」 「他の可用性システムと何が違うの?」 「…

「情報共有システム・コミュニケーションツール」関連 製品レポート一覧

このページの先頭へ

FAX/ 案件数2倍に!増えた運用工数を1/4にできた訳」の記事を一部ご紹介しました。
会員登録を行い、ログインすると、「FAX/ 案件数2倍に!増えた運用工数を1/4にできた訳」の記事の続きがお読みいただけます。


Myリストへ 印刷用ページへ

この記事をtweetする このエントリーをはてなブックマークに追加


この記事に掲載している情報は、掲載日時点のものです。変更となる場合がございますのでご了承下さい。


30004980


IT・IT製品TOP > 中堅中小企業 > 情報共有システム・コミュニケーションツール > FAXサービス > FAXサービスのIT特集 > 特集詳細

このページの先頭へ

キーマンズネットとは

ページトップへ