日報のクラウド移行で顧客データをフル活用!

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日報の“クラウド移行”で顧客データのフル活用を実現!

2012/08/06


 顧客や扱っている商品のデータは、企業にとって貴重な財産だ。だが、紙などアナログな状態で管理していては宝の持ち腐れ。また、検索や抽出に手間のかかるシステムを使っていても、その価値を十分に生かし切ることはできない。
 今回ご紹介するのは、クラウドサービスを利用し、さまざまな社内データの効率的な管理に成功した企業。データの管理に悩む企業にとって、学べる部分が多いはずだ。

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導入企業プロフィール

株式会社川島不動産
従業員数/8人
売上高/非公開
事業内容/不動産の売買・賃貸・管理業務など
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導入製品・ソリューション

業務アプリ構築クラウド「kintone」
サイボウズ株式会社
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課題 導入システム 効果

WindowsXP上の「アクセス(Microsoft Access)」で日報を管理していたが、動作するPCが減り、終業時間近くになると入力待ちの従業員で混雑。記録したデータも有効活用できていなかった。

日報を始め、来店カード、DM発送用データベースなどを、クラウドサービス「kintone」に移行。

自席のPCで日報などの入力が可能になり、端末が空くのを待つ必要がなくなった。そして、従来はほとんど眠っていたデータが活用されるようになり、「生きた情報」に転換できた。


1

システムの老朽化が原因で、せっかくの「日報」データが活用されていなかった

■入力の待ち時間が生じて不便に。システムの不具合も目立つようになった

 株式会社川島不動産は、千葉県八千代市に拠点を構える不動産会社。顧客第一をモットーに40年間以上にわたってきめ細やかなサービスを提供し、地元から強く支持されている。Facebookなどを利用した広報活用や、自社サイト上での物件検索システム提供など、IT活用にも積極的な企業だ。
 同社では、日報をマイクロソフト製の「アクセス(Microsoft Access)」をベースにしたシステムで管理していた。開発されたのは10年ほど前。バージョンが古く、WindowsXP上でしか動作しないものだった。社内のPCが新しい機種に入れ替わるたびに、利用できる端末は減少。最終的には、社内でたった1台だけのPCが日報専用機として残ったという。その結果、就業時間近くになると、日報を入力するだけのために待ち時間が生じるようになった。
 また、そうまでして記録・蓄積したデータも、日報専用機だけに“死蔵”されている状態で、ほとんど活用できていなかった。さらに、長く使ううちに不具合も多くなっていたという。

担当者のナマ声:システム開発ベンダとは疎遠で、バグはそのまま放置されていた…

 「従来の日報システムは、WindowsXP上でしか動かないものでした。多くのPCがWindowsXP環境だった頃は問題なかったのですが、社内PCの更新にともない、WindowsXP端末が減少してしまったのです。日報に記録するのはその日の接客数・申し込みを受けた件数などで、通常なら数分で入力できます。ところが、日報を入力できるPCが1台だけになってしまったため、他の人が終えるのを延々と待たなければなりませんでした。
 データが活用されず、ただ記録しているだけという状況にも不満を感じていました。日報システムにはレポート機能があり、当初はさまざまなデータを集計・分析できたのです。ところが、いつの間にかその機能は使えなくなりました。バグを直そうにも、開発に携わったベンダとは既に付き合いがない状態。仕方なく、そのまま放置していたのです。
 せっかく記録している日報の情報を、なんとか有効活用できないか…。それが、当時の課題でしたね」
(川島不動産 伊地知 理氏)

当時を振り返る伊地知氏
当時を振り返る伊地知氏
「日報は記録するだけではもったいない。1ヵ月間の実績を振り返ったり、業務の分析に生かしたりするにはどんなシステムを導入すべきか、検討を続けていました」(伊地知氏)

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