OA機器の一括購入で低コスト・手間削減を実現

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電話に複合機…OA機器の一括購入で低コスト・手間削減!

2012/07/02


 オフィスで利用するIT関連機器は、多種多様。パソコン、コピー機、電話、通信機器などをばらばらに購入、あるいはリース契約すると、契約・支払いの手続きや、トラブル時の対応依頼などが煩雑になりやすい。特に、他にも多くの業務を抱える「兼務のIT担当者」にとっては、頭の痛い問題になりがちだ。
 そんな課題を解決する手段の1つが、特定の企業から複数の機器・サービスを一括して導入することだ。何か問題が起きても、相談する窓口は1ヵ所。「面倒なIT関連の事柄はプロに任せ、本業に集中したい」と考える企業には向いているサービスだと言えるだろう。

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導入企業プロフィール

有限会社デザインスタジオエース
従業員数/9人
売上高/非公開
事業内容/Webサイト・CD-ROMなどの企画制作
企業サイトへ

導入製品・ソリューション

KDDIまとめてオフィス
KDDI株式会社
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課題 導入システム 効果

複合機や電話機が老朽化し、故障がたびたび起こるようになった。トナー代など、ランニングコストが高いことも悩みの種だった。

複合機、電話機などを、「KDDIまとめてオフィス」を利用し、一括して導入した。

繁忙期には月10万円近くかかっていたランニングコストが、3分の1以下に。紙詰まりなどのトラブルも大幅に減って、スタッフのストレスも軽くなった。


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複合機や電話機が古くなり、故障の頻発・ランニングコストの高騰が問題に

■長年にわたって使っていた機器の老朽化に悩んでいた

 有限会社デザインスタジオエースは、WebサイトやCD-ROMなどの企画・制作を手がけている企業。誰もが名前を知っているような大手企業のWebサイトから、プロスポーツチームの公式サイト、公共施設の大型ディスプレイで流されるデジタルサイネージ(電子看板)用コンテンツなど、幅広い案件を担当。デザイン力の高さで定評のある制作会社だ。
 同社では、数年前から複合機などのオフィス機器に対して不満を持つようになっていた。特に課題になっていたのが、資料の印刷などに使っていた複合機。導入から7年ほどが経過し、紙詰まりや故障を起こす回数が目に見えて増えていた。また、カラープリント1枚あたりのランニングコスト(トナー代や保守費などを含む)は40円近くにまでに達しており、印刷費用の削減が大きな課題になっていた。
 加えて、会社を設立して以来10年以上にわたって使い続けていた電話機にも、不具合が目立つようになっていた。かかってきた電話を他の電話機に回した際に、電話が切れたり声が聞こえなったりするなどのトラブルが、しばしば起こったという。

担当者のナマ声:長年使い続けたことで、複合機の印刷品質が徐々に劣化していた…

 「当時の複合機は、5年間のリース期間が終わった後、さらに1〜2年ほど使い続けていたものでした。古い機種なので印刷スピードは遅かったですし、使い続けるうちに色味が悪くなっていましたね。時には、お客様にお見せする資料の色が、本物の画面の色と大きく異なってしまうこともありました。
 当社では、複合機に『商業印刷に耐えられるような高いクオリティ』は求めていません。ただ、お客様向け資料の色味があまりに悪いのは、グラフィックデザインの制作会社として、印象がよくありません。また、自分たちで色味を確認するときにも、実物と印刷の間に差がありすぎては使い物になりません。そこで、最高レベルの印刷品質ではなくともコストパフォーマンスのバランスが良い機種を、早い段階で導入したいと考えていました」

(デザインスタジオエース代表取締役社長 伏見隆一氏)  

代表取締役社長を務める伏見氏
代表取締役社長を務める伏見氏

担当者のナマ声:コストも故障頻度も増加…サポート体制にも不満があり、課題は山積だった

 「トナー代や保守費用がかさむことは、大きな課題でした。当社は繁忙期になると、1日に数十枚、1ヵ月に直せば1000枚単位のカラーコピー・印刷を行います。そのため、複合機の1ヵ月のランニングコストが10万円近くかかることもあったのです。
 さらに、機械が古くなったために、紙詰まりなどが増えていましたね。忙しい時期に限って複合機がトラブルを起こし、そのたびに当社のデザイナーが作業を中断していました。業務効率にも悪影響が出ていたのです」

 「また、以前使っていた複合機・電話機は、故障してもなかなか対応してくれないなど、サポート体制にも不満がありました。
長く使い続ける機材は、サポートがしっかりしているところに頼まなければと痛感していましたね」

(デザインスタジオエース アカウンティング・ディレクター 小谷円香氏)

総務・経理などを担当している小谷氏
総務・経理などを担当している小谷氏

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