【第4回】ITツールを効果的に使いこなすための秘訣

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2012/07/30

アナタの会社で情報共有がウマくいかない理由

自己紹介
サイボウズ株式会社 栗山 圭太
主な経歴
2003年サイボウズ入社、パートナー営業、大阪営業所長、グループ会社の取締役を経て2010年より「サイボウズOffice 9」、2011年より「サイボウズOffice on cybozu.com」プロ…

【第4回】ITツールを効果的に使いこなすための秘訣

 前回までに情報共有を阻害する「3つの壁」、そしてその壁の要因としての「不公平感」、更に不公平感を打破するための「ルール作り」に加えて、成功事例を交えてお伝えしてきました。成功企業の運営にITツールを使いこなすシーンが出てきましたが、実は徹底したルールを運用できる企業はITツールも効果的に使いこなします。情報共有がウマく行く企業とITツールを効果的に使いこなす企業には相関関係があると言えるでしょう。そこで今回は導入したITツールを効果的に使いこなすための秘訣をご紹介していきます。

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正しく機能を理解する

 「利用しながら機能を覚えていこう」このような話をよく聞きます。習うより慣れろという考えですね。これも間違いではありませんが、慣れる前に挫折するユーザを生み出す恐れがあります。また基本的な機能のみを利用して、様々ある機能を使いこなすレベルに達するには非常に時間がかかってしまいます。利用する前にみっちりと研修を行い、隅々まで機能を一度見ておくことにより、発想も広がります。
 広告の世界でよく言われるように『知らないものはないのと同じ』です。せっかくの機能も知らずに使い始めて気づかぬまま、ストレスを貯めてしまうケースもあるのです。言うまでもありませんが、ITツールの担当者はより深いところまで理解する必要があるでしょう。そうすることにより、利用者に対して的確なアドバイスができるようになるでしょう。
 情報共有がウマくいう企業では利用者研修、そして管理者研修に非常に力をいれるという共通点があります。具体的な例を上げますと、グループウェアのよく利用される機能にスケジュール機能があります。普段利用する会議の予約をしたり、外出先を登録したりという基本的な機能がありますが、最近のスケジューラーは複数人、複数施設を指定して、共通で空いている時間を自動で探してくれる「予定調整機能」が搭載されていたり、自分がよく利用するメンバーや施設をまとめておく「Myグループ機能」などが搭載されています。このような機能を利用しながら発見するよりも、知ってから利用をはじめるほうが結果として手間がかからないと言えます。

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