クラウドにスマホ…今、企業が求める複合機

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製品の基礎から選び方までをサポート! IT導入完全ガイド

クラウドにスマホ…今、企業が求める複合機

2012/09/10


 既に大多数の企業で導入されている複合機。昨今ではIT技術の進歩と共にユーザ企業から求められる役割も高度化してきており、例えば「外出先から複合機で受信したFAXを閲覧したい」、「節電やコスト削減のためにより細やかな電力管理や紙文書の削減を実現したい」…といった多様なニーズにも対応できるようになっている。また、セキュリティの強化や運用管理の負荷削減、環境対策など従来からの課題に対しても、今まで以上の改善が求められているようだ。
 そこで今回は、その導入メリットを振り返りながら、現在の企業ニーズに対応した複合機の最新事情について解説していこう。

複合機

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「複合機」とは?

 複合機とは、一般的にコピー/プリント/スキャン/FAXの機能を1つの筐体に収めた機器のことで、MFP(=Multi Function Printer)とも呼ばれるものだ。出力速度が1分当たり20枚前後の低速機から約60〜75枚の高速機まで、またモノクロプリントのみに対応した製品からモノクロ/カラーの両方に対応した製品まで幅広く提供されている。
 製品の登場当初は、単にコピー機にFAX機能が搭載されただけのアナログ機器だったが、画像のデジタルデータ化が実現されたことでプリントやスキャンの機能も取り込み、現在主流のデジタル機へと進化してきている。
 最近では搭載機能も高度化してきており、例えばスキャンした画像から、文字だけでなく表や画像も認識してWordやExcelの文書形式に変換してくれる機能や、プリント時に出力先の複合機がビジーになっている場合、プリントサーバを立てることなく、ネットワーク化しておいた数台の複合機でジョブを分散処理してくれる機能を提供する製品もある。

図1 複合機の構造例
図1 複合機の構造例
資料提供:富士ゼロックス
■複合機“だからこそ”?企業課題を解決する導入メリット!
【管理工数/TCOの削減】…大手企業になるほど環境改善に取り組む!

 複合機は複数の文書機能を1台に集約することでオフィスの省スペース化を実現してくれるものだが、関連して最近の企業ニーズとして高まってきているのは、“増えすぎたプリンタやFAXを整理し、より効率的な出力環境を実現したい”というものだ。
例えば、100名の部署で複合機4台、プリンタ20台を利用しているが、これら全てを複合機6〜7台に集約してプリンタは全てなくすといった具合だ。
 この背景には、機器管理の手間や運用コストの削減への要求で、リーマンショック以降、大手企業になればなるほど、機器のリース満了時期とは関係なく、環境改善に取り組む企業が多いことが挙げられる。

【環境負荷の軽減】…外出先から“スマホ確認”で電力と紙文書の削減!

 東日本大震災以降、企業にとっては電力削減への取り組みも大きな課題となっている。そこで環境負荷を軽減するために、やはりプリンタの台数を減らして複合機に集約するという動きが出てきている。最近では受信したFAXを紙で出力することなく、外出先のスマートフォンなどで確認できる機能を提供する複合機も出てきており、紙文書の削減という観点からも複合機への注目が高まっている。(詳細は「1-2」にて後述。)

【情報漏洩対策】…出力紙からの情報漏洩が全体の6〜7割を占める!?

 企業内からの情報漏洩は、デジタルデータの流出によるものというよりもむしろ、出力された紙からのものが6〜7割にものぼるという。こうした事態を招かないために、昨今の複合機ではICカードなどによるユーザ認証機能を提供することで放置プリントをなくしたり、あるいは出力時に透かし文字や出力者を特定するコードを印字したりすることで、従業員のセキュリティ意識を高める役割も果たしている。

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