増大するコンテンツを全社で管理「ECM」

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製品の基礎から選び方までをサポート! IT導入完全ガイド

増大するコンテンツを全社で管理「ECM」

2012/07/02


  ECMは、業務効率の向上、コンテンツ管理コストの削減に役立つものとして、以前から注目されてきた。しかし、文書管理ツールという限定された形では導入が進んでいるもののECMという形態ではまだ市場に浸透していないのが実状である。しかし、マルチメディアを多用したWebコンテンツなどを取り扱う環境が急速に整備されてきたことから、その需要が高まっている。そこで、今回はECMにスポットを当てて、その基礎知識をおさらいした後、機能ラインナップの充実が進んでいるECMの最新情報と製品選びのポイントをお届けする。

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ECMとは?

  ECM(Enterprise Content Management:統合コンテンツ管理)ツールとは、企業が取り扱うあらゆる非構造化データ(オフィス文書や写真、ビデオ、音声、メールなどのコンテンツ)を統合的に管理するためのプラットフォームのこと。
  ECMという概念は2000年に米国AIIM(Association for Information and Image Management:文書、コンテンツ、記録、ビジネスプロセスなどを管理するための課題に取り組んでいる国際的な業界標準化団体)が最初に提唱したものだが、実際のECM市場を見ると、それほど厳密な定義付けがされていないのが実状で、どこまでの機能を網羅していればECMなのかははっきりしていない。
 そこで、本稿では、次のような要素を網羅している製品をECMツールとして取り上げている(以降、ツールを省略)。

本稿でのECMの定義

オフィス文書以外の非構造化データも統合管理できること。

統合管理するために、文書管理、ワークフロー、電子メール管理、レコードマネジメント、コラボレーション、Webコンテンツ管理などの機能を必要に応じて使用できること。

セキュアに情報を管理できること。

膨大な情報を長期間に渡り、安全・確実に管理できること。

ERPやCRMなどの業務システムと連携できること。

 図1にECMの基本的なシステム構成例を示す。このようにECMは複数の機能を1つの共通したプラットフォーム上で提供する製品であり、これまで部門ごとあるいは社員個別の資産でしかなかったコンテンツを共有資産に変えて、企業内の様々な部門がコンテンツを有効活用できるようにしてくれる。

図1 ECMの基本的なシステム構成
図1 ECMの基本的なシステム構成
ECMはコンテンツ共有プラットフォームを全社規模で提供する。

 なお、ECMの導入を初めて検討する場合、混乱しやすいポイントの1つに文書管理ツールとの違いがある。両者の違いはちょうどERPと会計システムとの関係に似ている。ECMもERPも全社規模で導入することでその導入効果を発揮できるプラットフォームだ。一方、文書管理ツールや会計システムはプラットフォーム上の1つの機能モジュールという位置づけになる。

■ECMの導入メリット

 ECMの導入メリットを整理すると以下のようになる。

業務効率の改善

 コンテンツの増加に伴い、必要なコンテンツを見つけ出せなくなるケースが多くなるが、あらゆるコンテンツを一元管理することで、必要な情報への容易なアクセスが可能になり、業務の効率化に役立つ。

コンテンツ価値の向上

 個別の資産でしかなかったコンテンツが共有資産になることで、他の部門や異なる事業部でのコンテンツの活用機会が多くなり、それだけコンテンツの価値が高くなる。

コンプライアンスと情報セキュリティ対策の強化

 会社の資産である膨大な電子コンテンツが勝手に拡散することがないよう、あらゆるコンテンツに対してアクセス管理を行えるようになるので、必要な人にだけ必要な情報を開示できる。またそのコンテンツに対して誰が参照/更新したのか、アクセス履歴を残すことでコンプライアンスの強化にも役立つ。

BCP(事業継続)対策の強化

 災害や事故などが発生した場合、社員からの緊急報告や定点カメラの映像、関係省庁から送られてくる最新情報など、次々と集められる情報を統合管理し、BCPに役立てることができる。

■ECMの中心的機能

  ECMは企業のあらゆるタイプ(非構造化データ)のコンテンツ管理に対応するために、ERP同様、実に数多くの機能をサポートしているが、ここではその中から使用される頻度の高い機能に絞ってその概要を説明しよう。ただし、ECMの機能ラインナップはベンダごとにかなりの違いがあるので、ここで紹介した機能が必ずしも機能ラインナップに含まれているとは限らない。
 なお、当然ながら文書管理機能はECMの機能ラインナップの筆頭にくるが、これについては「文書管理」の記事「様々な働き方に対応!文書管理ツール最前線」で詳しく取り上げているので、そちらを参照して頂きたい。

デジタルアセットマネジメント(DAM)機能

 文書管理機能と並んでECMツールの代表的な機能としてまず挙げることができるのがDAM機能だ。これはコンテンツの登録、検索などを行うための機能で、コンテンツをフォルダ、カテゴリ、タグなどの方法で分類管理することができる。Word、Excel、PowerPointのオフィス文書やPDFはもちろん、動画、静止画、音声、HTMLなど、あらゆるファイル形式でデータを保存できる。また、コンテンツのバージョン管理、アクセス制御を行うパーミッション管理、コンテンツの本文や属性などから必要なデータを素早く見つけ出す全文検索なども利用できる。

Web コンテンツ管理機能

  Webサイトの効率的な運用と統合管理を行うための機能で、HTMLの専門知識を持たないユーザでも簡単にWebページの更新ができるようになっている。通常のWebページ編集機能のほかに、例えば、Webサイトの階層構造をツリー構造で表示し、Webページの追加・移動・削除を簡単に実行したり、登録済みの画像のサイズ変換やフォーマット変換を実行したり、Webページ作成に使用する画像ファイルなどの各種素材の登録・参照制限を設定したりすることが可能だ。

レコードマネジメント機能

 コンテンツのライフサイクル全体を管理するための機能で、緻密な保存・廃棄ルールを各コンテンツ資産に関連付けることによって、コンプライアンスを確保し、監査や訴訟に備えることができる。また、登録されたコンテンツに分類メタデータを添付して、検索機能を強化することができる製品もある。

アーカイブ機能

 コンテンツを安全に長期保管するための機能で、コンテンツの整合性確保、重複管理の回避、保管コストの削減などを実現できる。また、複数のストレージ層で自動的にデータを移行して、コスト効果の高いメディアを活用することができる製品もある。  

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