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退職者のノウハウを継承したい

2012/09/27


 雇用の流動化が進むにつれ、メリットよりもデメリットがクローズアップされる職場が増えている。ITの現場はその最たるもの。大切なノウハウを持った人が突然会社を辞めると、現場がたちまち行き詰まる。ヘッドハンティングなどで優秀な人材が外部に流出する一方、役職定年制や成果主義の行き過ぎで、豊かなノウハウを持っているのに不運・不遇な先輩が去っていくのを目にすることも。退職は仕方がないとして、個人に備わる知識や知見、技術、経験、スキルなど(ここではノウハウと呼ぶ)を、社内に残す方法はないものか。実はITははるか以前から、その方法を追求してきた。ツールはさまざま揃っている。上手に活用さえできれば、社員のノウハウなどを組織として継承していく仕組みが作れる。今回は、退職者のノウハウを会社として継承する方法を紹介しよう。

 【1】ノウハウを「ナレッジ」として整理し、再利用可能にする
 【2】整理し切れない情報からノウハウを拾い出す
 【3】ノウハウを日々蓄積し、更新できる場を作る
 
 以下、詳細を見ていこう。

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解決策1

ノウハウを整理し、再利用可能にする

 社員1人ひとりが持っていても、なかなか他人に伝わらないノウハウを引き出し、体系化してまとめ、組織の中で共有・活用する…。そんな仕組みができていれば、突然有能な社員が辞めても後継者がノウハウを引き継ぎ、従来どおりの仕事ができるはず。もちろん100%の継承はムリだが、ある程度のレベルまでなら十分可能だ。さらに企業全体でノウハウを共有すれば、問題解決能力が上がり、生産性が向上することが見込める。
 こうした考え方でのノウハウ共有・継承は、古くからITのテーマの1つだった。ノウハウを体系立てて共有・活用しやすくしたものを「ナレッジ」と呼び、その管理手法は「ナレッジマネジメント」と呼ばれた。ナレッジマネジメントは今でも引き続きITの大きな課題だ。ナレッジを体系化して整理する前に、どう個人からノウハウを引き出すのかが問題になる。
 そこでまず、「グループウェア」や「ワークフローツール」に、日々の業務の記録(日報、申請書、各種伝票、契約書など)が残ることに着目し、その情報を種類別、目的別に整理し、再利用しやすい方法を考えたい。例えば契約書フォーマットを目的別にテンプレート化し、簡単に再利用可能にすることも、1つのナレッジマネジメントだ。特にグループウェアにはファイル共有機能も備わっているので、各種プレゼン資料や提案書、調査記録、議事録などもうまく整理すれば再利用可能な「ナレッジ」にできる。
 この考え方を少し進めて、文書の各種属性をあらかじめ登録し、目的に従って検索しやすく体系的に整理して再利用可能しやすくすることも考えたい。文書の体系的な整理に適したツールが「文書管理ツール」だ。登録時に属性入力が必要なので運用に手間がかかるが、もともとが整理しやすく作られているので、グループウェアの情報を整理するよりもはるかにシンプルな作業で済む。紙の書類も電子書類も合わせて登録できるよう、PDF化ツールやOCRツールなども組み合わせ、複合機との統合ソリューションとしても提供されている。
 さらにいわゆる「文書」の枠組みを超え、Webサイトや各種業務システムからのデータも統合して一元管理しようというツールもある。「コンテンツ管理」「ECM(エンタープライズコンテンツ管理)」と呼ばれるジャンルの製品だ。下図のように、企業内の情報を幅広く集めて共有化し、さまざまな検索手段で再利用できるのが特長だ。

図 ECMツールの情報登録と利用のイメージ
図 ECMツールの情報登録と利用のイメージ

 なお、「プロジェクト管理ツール」にも問題管理とチーム間コミュニケーションなどの情報共有機能がある。特定の業務領域での適用になるが、深みのあるノウハウが蓄積されるので、再利用価値が高い。
 このように情報の整理と共有、活用を可能にするツールは数多い。コストは相応にかかり、運用にも労力が必要だが、ナレッジの共有、継承という目的には最適だ。

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