承認スピードUPとコスト削減を同時に実現!

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物流業界はスピード勝負!承認電子化でスピードUPを実現

2012/03/29


 注文を受けてから、いかに早く商品を届けるか。何よりもスピードが重要視される物流業界において、承認手続きの電子化は最優先で取り組むべきテーマであろう。承認を電子化すれば、長く業界に伝わる複写伝票と印鑑による業務フローを簡素化でき、間違いなく配送のスピードUPにつなげることができるからだ。
 今回ご紹介するプラスロジスティクスも、10年以上前から承認システムの導入を推進、承認の電子化を進めてきた企業だ。同社は、いかにして承認スピードの向上を実現していったのか。事例で詳しく見ていこう。

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導入企業プロフィール

プラスロジスティクス株式会社
従業員数/395名/2011年5月
売上高/非公開
事業内容/総合物流業
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導入製品・ソリューション

ワークフロー「DocGear」
シヤチハタ株式会社
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課題 導入システム 効果

スピード向上を目指し、承認システムの電子化を進めていた。また、プライバシーマークを取得する際、紙文書の管理が問題になり、紙文書の削減という面からも電子化を進める必要があった。

導入した「DocGear」は、新たに申請テンプレートを作る必要がなく、既存のExcel文書などをそのまま使えるので、短期間で立ち上げ可能。物流業界では、複写伝票と印鑑による業務フローが確立されているが、電子印鑑という形で対応できる。

文書の検索が可能になったほか、回覧中の文書の取り扱いが簡単になった。回覧中の文書には承認者以外はアクセスできないので、保管に気を使わずに済む。紙の消費量が減り、文書の保管コストも削減。


1

承認スピードの向上と保管コストの削減が最優先のテーマ

■紙文書をなくし、保管コストを削減することも目的の1つ

 総合事務用品メーカーであるPLUSグループの物流を一手に担う総合物流企業で、文具事務機業界の物流におけるパイオニア的存在であるプラスロジスティクス。同社は、他社に先駆け10年以上も前から承認システムの電子化を進め、承認スピードの向上を目指してきた。

 「物流業界では、注文を受けてからいかに早く商品をお届けできるかが、極めて重要です。注文をどれだけ迅速に処理し、配送するかが勝負になります。ですから、我々は早くから承認の電子化を進めてきたのです」(システム企画部部長 勝田氏)

 電子化の検討を始めた当初は、電子文書をメールで回覧して承認を行う方法も試してみた。しかし、複数の承認者が必要な場合にそれぞれに送るのか?それとも順番を指示して回覧してもらうのか?など、検討すべき課題がたくさん出てきた。そのため、2000年頃から本格的なワークフローシステムの導入を検討し始めたという。

 「2004年にプライバシーマークを取得したのですが、この時、紙文書の管理が問題になりました。膨大な量の紙文書を安全に保管するには結構なコストがかかりますから、紙文書の削減という面からも、電子化を進める必要がありましたね」(勝田氏)

担当者のナマ声:この価格でここまでできるのか!と導入を決断。

 ワークフローなどの電子化ツールを検討する中で、「DocGear」を選定した決め手を勝田氏に伺った。

 ワークフローシステムの導入にあたり、従来の「印鑑」を残したいという要望を持っていました。その点、「DocGear」なら、電子印鑑が使える。しかもシステム導入の際に、申請用のテンプレートを新たに作成する必要がなく、Excelなどの既存の書式をそのまま生かすこともできる。これが、このシステムを導入することにした大きな理由です。
 機能面での不満が多少あるにはあったのですが、それは運用でカバーできるレベル。何より、この価格でここまでできるのなら十分と、そう思える価格でした。費用対効果ということを考えればかなり満足できるものでした。
(システム部部長 勝田氏)

導入システム選定の決め手を語る勝田氏
導入システム選定の決め手を語る勝田氏

「電子印鑑対応、手軽さ、そして費用対効果の高さが決め手でした」 システム部部長 勝田氏

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