連絡業務の手間を削減し、リアルタイムの情報共有へ
2012/03/30
ヤマトインターナショナルは、クロコダイルやエーグル、ヒロミチなどの有名ブランドを抱える紳士用カジュアル衣料メーカーであり、「サイボウズ デヂエ 8（以下デヂエ 8）」によって、本社と店舗間の連絡や情報共有が効率化した。服飾メーカーという業種上、写真などの情報を多くやりとりする必要があったため、情報伝達を「デヂエ 8」に集約。結果としてコピー、梱包、発送にかかる業務が大幅に削減された。
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ヤマトインターナショナル株式会社 |
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サイボウズ デヂエ 8 |
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本社から全国の店舗への新商品などの情報は、約100店舗に向けてカラーコピーを行った上で梱包し、郵送。この業務が膨大な量のため、作業負荷が高かった。また、本社からの情報が店舗責任者に伝達されるまで時間がかかり、本社と店舗の情報共有に隔たりがあった。 |
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本社からのテキストや画像などの新商品情報を「デヂエ 8」に登録。Web上で情報共有することで、各店舗は本社からの登録と同時に新情報の入手が可能になった。 |
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本社から各店舗へ、情報の伝達にかかる発送の工数は80％削減。本社から各店舗への各種情報の提供に要する時間が2日から10分に短縮された。情報共有が進んだことで従業員の意識が高まり、サービスの質も向上した。 |
■スムーズな情報共有を阻む大容量の画像ファイル。店舗ごとに把握している情報にバラツキも
ヤマトインターナショナルでは、本社で新商品が企画された場合、その情報を全国約100店舗ほどある店舗の数だけカラーコピーし、梱包して郵送していた。カラーコピーや梱包、発送にかかる業務が膨大な量のため、その負担に対する作業者のストレスが大きかった。
また、本社からの情報が店舗責任者に伝達されるまでおよそ2日と、情報がリアルタイムで伝達されないので、本社と店舗の情報共有にタイムラグが発生していた。電子メールを活用した情報共有も進めたが、容量の大きな画像ファイルの送受信が多いため、円滑な運用ができなかった。それでも本社内ではグループウェアを活用することでリアルタイムな情報共有が実現できていたのだが、本社と店舗間における情報共有には溝があった。
本社からの重要な決定事項は、店舗側はFAXなどを通じて知ることができるのだが、本社内の動向などについては定期的に来訪する営業担当者から聞くしかなかった。その結果、各店舗で把握している情報に差ができ、トラブルの元になりがちだった。
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