社員の密な意思疎通と出張費削減を実現したIT

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震災時にも活躍!密な意思疎通と出張費削減を実現したIT

2012/04/02


 複数の拠点を抱える企業にとって、社内のコミュニケーション不足は悩ましい問題だ。電話やメールのやりとりだけでは、しっかりと意志共有するのは難しい。かといって、頻繁に全体会議を開いていては、時間も移動コストもかかってしまう。
 そんなときに役立てたいのが、Web会議(テレビ会議)システムだ。相手の顔を見ながら話ができるため、意思疎通がスムーズ。また、電話と違って複数対複数でもコミュニケーションできる点が魅力だ。初期投資額も、意外と安く済むという。遠隔地、あるいは海外に支店や工場を持つ企業なら、十分に検討する価値があるだろう。

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導入企業プロフィール

アクアクララ株式会社
従業員数/130人
売上高/59億9000万円(2011年9月期)
事業内容/飲料水の製造・宅配事業
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導入製品・ソリューション

Web会議システム「V-CUBEミーティング」
株式会社ブイキューブ
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課題 導入システム 効果

企業全体での出張費用が、年間300万円程度かかっていた。また、本社・各拠点間のコミュニケーションも希薄化していた。

Web会議システム「V-CUBEミーティング」を導入。

年間の出張費が80万円程度に減った。一方、Web会議を頻繁に開くことで社内の意思疎通がスムーズに。東日本大震災への対応でも威力を発揮した。


1

社内の意思疎通をスムーズにし、出張費も削減したかった

■拠点や社員が増え、コミュニケーションが希薄になってきた

 アクアクララは、おいしくて安全な飲料水を製造し、ウォーターサーバー+ボトルという形で宅配している企業。フランチャイズ展開も行っており、宅配水の分野では最大級のシェアを確保している。
 同社は東京本社の他に、名古屋、大阪(2ヵ所)、福岡に支店を置いている。Web会議システムを導入するまでは、「営業会議」と「技術会議」を、それぞれ月1回のペースで開いていた。1年間の出張旅費・宿泊費は、全社で300万円程度かかっていたという。さらに、会議参加者の人件費、移動にかかる手間などを考え合わせると、ロスはさらに大きいと考えられていた。
 また、企業が成長するにつれて社内コミュニケーションが不足がちになったことも、悩みの種だった。メールや電話で連絡を取っているが、互いに顔を合わせたことがないという社員も増え、意思疎通が難しいと感じるケースもあったという。

担当者のナマ声:会議の度に大人数で大移動…出張費削減・会議の効率アップも目指した!

 各拠点の中間にある大阪支店で会議を開くと、一番参加者の多い東京本社のメンバーが大挙して移動しなければなりません。逆に、東京本社で会議を開くと、福岡など各拠点からの移動時間・コストが大きくなってしまいます。
しかし、電話やメールでは、スムーズな意見交換・意志決定はできません。そこで、会議に変わる方法がないかと考え、互いに顔を見ながら複数で話ができる「Web会議システム」を導入しようと考えたのです。
 ただ、出張費が削減できても、システム導入費の方が高くついては意味がありません。そこで、ネットなどを通じて情報収集をしてみました。フリーのサービスもありましたが、おもちゃのようだし、使い勝手も悪そうでした。
一方、導入した「V-CUBEミーティング」は実績もあり、興味をひかれましたね。そこで、まずはトライアル的に導入してみようということになったのです。(内海氏)

経営戦略室室長の内海氏
経営戦略室室長の内海氏
アクアクララ株式会社経営戦略室室長の内海勉氏。「社内のコミュニケーション不足を解消し、かつ、出張費を抑えたいと考えたのが、Web会議システム導入のきっかけでした」

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