過去の蓄積された情報資産を活用したい

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過去の蓄積された情報資産を活用したい

2012/07/26


 すべての業務においてIT化が浸透してきた結果、企業内にはかなりの情報資産が蓄積されるようになってきた。しかし、情報資産を蓄積する仕組みは整備しているものの、その情報資産を活用する仕組みまで整備している企業は意外と少なく、せっかくの情報資産を有効活用していないのが実状である。社内の情報資産をもっと活用できるようになれば、業務効率や生産性の向上につながり、社員間での知識の共有化も促進される。そこで、次のような方策を実施すれば、蓄積された情報資産を活用できるようになる。
 
 【1】企業内検索ツールを導入する。
 【2】グループウェアを利用する。
 【3】文書管理ツールを導入する。
 
 【1】は社内のどこにどんな情報が保管されているかわからないときに必要な情報を見つけ出せるようにする方法、【2】はすでにグループウェアを導入しているときに、そのファイル管理機能を利用する方法、【3】はまだ電子化されていない情報も取り込みながらすべての情報資産を活用する方法。以下、詳細を見ていこう。

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解決策1

企業内検索ツールを導入する

 例えば、自社の営業力と開発力の強みがどこにあるのか熟知した上で新規プロジェクトの企画書を作成しなければならなくなった場合、過去の営業実績や製品開発の経緯など、企画内容を考える上で参考になる資料を収集する必要が出てくるが、社内のどのシステムにどんな資料が保管されているのか調べるだけで相当な労力と時間がかかってしまう。また、時間と手間をかけて作成した詳細資料を添付して報告書を提出したところ上司から「この資料は先月開発部が作成した技術報告書に入っていたものとほとんど同じだ」と教えられ、すっかり無駄骨を折ってしまったというケースも起こり得る。
 そこで、こうした事態を招かないために、1つでも多くの参考になる情報を社内から吸い上げたいときは「企業内検索ツール」がオススメ。
 これは、企業内にあるグループウェアサーバやファイルサーバ、業務アプリケーションのデータベース、Webサーバなどに蓄積されたデータを、そのファイル形式に関わらず、1つの画面で横断的に検索を行うことができるツールのこと。これを使うことにより、社内に蓄積されている膨大な文書やデータベースから必要な情報をすばやく探し出して活用できるようになる。
 企業内検索ツールでは、入力したキーワードに合致する情報を探し出すだけではなく、キーワードに関連した情報も同時に見つけ出すことができる。例えば「おいしい」と入力すると、その意味を解析して「おいしい」に類似あるいは関連する「うまい」「まずくない」などが含まれている情報も抽出してくれる。また、検索結果はサムネイル表示されるので、直感的に欲しい情報が見つかりやすくなっている。もちろん、人、部門といった閲覧権限に応じて適切な検索結果が表示されるなど、社内情報のセキュリティ対策も考慮されている。

企業内検索ツールの例
企業内検索ツールの例
資料提供:住友電工情報システム株式会社

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