担当者変更時の引継ぎを漏れなく行いたい

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担当者変更時の引継ぎを漏れなく行いたい

2012/05/31


 企業や組織で働いていると、定期的に転勤があったり、組織変更や昇格などで人事異動したりするものだ。その都度、今までの業務を新しく赴任してくる人に引継ぎをしなければならないし、自分も新しい業務の引継ぎを受けなければならない。こうした引継ぎがスムーズに行われないと、業務が滞ることになり、社内だけでなく取引先や顧客にまで迷惑をかけてしまうことになる。
 そこで、業務の引継ぎをできるかぎり円滑に行うのに役立つ方策を紹介しよう。

 【1】文書管理ツールを利用する
 【2】ナレッジマネジメントツールを利用する

 【1】は日頃から業務内容を文書化して、後任者に業務に関する情報を即座にバトンタッチででるようにしておく方法。【2】は前任者のノウハウを引継ぐ方法。以下、詳細を見ていこう。

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解決策1

文書管理ツールを利用する

 業務を後任者に引継ぐ場合、引継ぎ書を作成し、それをベースに数日間、取引先への挨拶回りも行いながら一緒に業務をこなしバトンタッチするのが理想的だ。
引継ぎ書には、引継ぎ項目の一覧および各項目に対する実施スケジュール表を明記して、できるだけ体系立てて引継ぎ作業を実施できるようにしておくとよい。こうすることで、引継ぎ忘れをチェックできる。スケジュール表は異動日を起点にそれまでに実施すべき項目ごとに関係者と調整しながら作成する。
 一方、業務に関する情報は「文書管理ツール」に保管しておくと引継ぎ作業の負担を大幅に緩和できる。日頃から前任者が業務上の書類(業務マニュアルや取引先資料、各種報告書など)をすべて文書管理ツールに登録・保管していれば、そのフォルダやファイルに対するアクセス権を後任者に設定し直すだけで、手持ちの情報を漏れなく瞬時に後任者に引継ぐことができる。また、前任者が去った後、分からないことが出てきても、いちいち前任者に連絡しなくても、文書管理ツールの検索機能を使えば、その疑問を解決するための情報を自分で見つけ出すことが可能だ。

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