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社員のメールを保管しておきたい

2012/05/24


 ビジネスには欠かせない存在になっている電子メールだが、業務システムで使っているデータのバックアップはしっかり保管していても、社員が会社で使っているメールのバックアップを保管している企業は意外と少ない。
今では重要な取引や打合せ、受発注などもメールを使って行われるようになってきたので、アプリケーションのデータと同様の取り扱いで、社員のメールに対してもしっかりバックアップを取って保管しておく必要がある。社員ひとりひとりは、自分のPC上でメールソフトから個別に自分の送受信メールのバックアップを取っておけばよいが、こうした作業を個人任せにすると、バックアップを怠ったり、自分にとって都合の悪いメールは消してしまったりするなど不正が起こる恐れが出てくる。
そこで、会社側としては、漏れなくすべてのメールを保管できるようにし、社員の不正や情報漏洩のリスクを抑えたい。これを実現するには次の方策がある。
 
 【1】メールアーカイブを導入する
 【2】クラウド型メールサービスを利用する
 
 【1】は専用ソフトを導入して問題発生時に厳密なメール調査ができるようにする方法。【2】は初期コストを掛けずに迅速にメールの保管ができる方法。以下、詳細を見ていこう。

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解決策1

メールアーカイブを導入する

 ビジネスにトラブルは付き物。例えば、取引先との契約で行き違いがあり、確認を取るためにそのときの業務メールの履歴が必要になったり、PCトラブルで重要メールを紛失してしまったり、社外秘の情報がメール経由で流出したらしいのでその証拠を押さえたい、あるいは業務中の私用メールや誹謗中傷メールの抑止効果を図りたい場合がある。
 こうしたニーズに応えるには、「メールアーカイブ」と呼ばれる機能を持つソフトウェアを導入するとよい。メールアーカイブ機能を導入すると、社員が送受信するすべてのメール(社内と社外および社内同士)を添付ファイルも含めて一元的に保管できるようになる。保管されたメールは必要に応じて、「期間」「差出人」「宛先」「表題」「添付ファイル名」「添付の有無」や本文および添付ファイル内のテキストなどから条件を指定して復元することができるので、業務引継ぎ時や、過失などでメールを消失したときにも重宝する。
また、メールをすべて保管すると、社員数の多い企業では膨大なデータ量になるが、メールアーカイブ製品には大量のデータの中から目的のメールを迅速に見つけ出すことができる高速検索機能が搭載されている。例えば、自然文入力による類似検索に対応している場合、質問文とまったく同じ内容を含んでいなくても、類似する内容を含むメールも検出できる。さらに、特定のメールに関連するメールのやり取りをスレッド(メール間の参照の親子関係をツリー構造で表現したもの)表示することで、メールへの返信によるやり取りの全体像を把握しやすくしたり、メール送信者を中心としたメール送受信の相関図を表示したりする機能も提供されている。こうしたメールアーカイブ機能は、メールアーカイブ製品(専用ソフト)のほか、メールフィルタリングソフトやメール誤送信防止システムなどにも搭載されているので、すでにこれらのソフトウェアを導入している場合にはオプション機能としてメールアーカイブが提供されていないか確認しよう。

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