この記事をtweetする このエントリーをはてなブックマークに追加

社員のメールを保管しておきたい

2012/05/24


 ビジネスには欠かせない存在になっている電子メールだが、業務システムで使っているデータのバックアップはしっかり保管していても、社員が会社で使っているメールのバックアップを保管している企業は意外と少ない。
今では重要な取引や打合せ、受発注などもメールを使って行われるようになってきたので、アプリケーションのデータと同様の取り扱いで、社員のメールに対してもしっかりバックアップを取って保管しておく必要がある。社員ひとりひとりは、自分のPC上でメールソフトから個別に自分の送受信メールのバックアップを取っておけばよいが、こうした作業を個人任せにすると、バックアップを怠ったり、自分にとって都合の悪いメールは消してしまったりするなど不正が起こる恐れが出てくる。
そこで、会社側としては、漏れなくすべてのメールを保管できるようにし、社員の不正や情報漏洩のリスクを抑えたい。これを実現するには次の方策がある。
 
 【1】メールアーカイブを導入する
 【2】クラウド型メールサービスを利用する
 
 【1】は専用ソフトを導入して問題発生時に厳密なメール調査ができるようにする方法。【2】は初期コストを掛けずに迅速にメールの保管ができる方法。以下、詳細を見ていこう。

※「メール/社員のメールを保管しておきたい」の記事を一部ご紹介します。会員登録を行い、 ログインすると、「メール/社員のメールを保管しておきたい」の記事全文がお読みいただけます。

会員登録はこちら(無料)



解決策1

メールアーカイブを導入する

 ビジネスにトラブルは付き物。例えば、取引先との契約で行き違いがあり、確認を取るためにそのときの業務メールの履歴が必要になったり、PCトラブルで重要メールを紛失してしまったり、社外秘の情報がメール経由で流出したらしいのでその証拠を押さえたい、あるいは業務中の私用メールや誹謗中傷メールの抑止効果を図りたい場合がある。
 こうしたニーズに応えるには、「メールアーカイブ」と呼ばれる機能を持つソフトウェアを導入するとよい。メールアーカイブ機能を導入すると、社員が送受信するすべてのメール(社内と社外および社内同士)を添付ファイルも含めて一元的に保管できるようになる。保管されたメールは必要に応じて、「期間」「差出人」「宛先」「表題」「添付ファイル名」「添付の有無」や本文および添付ファイル内のテキストなどから条件を指定して復元することができるので、業務引継ぎ時や、過失などでメールを消失したときにも重宝する。
また、メールをすべて保管すると、社員数の多い企業では膨大なデータ量になるが、メールアーカイブ製品には大量のデータの中から目的のメールを迅速に見つけ出すことができる高速検索機能が搭載されている。例えば、自然文入力による類似検索に対応している場合、質問文とまったく同じ内容を含んでいなくても、類似する内容を含むメールも検出できる。さらに、特定のメールに関連するメールのやり取りをスレッド(メール間の参照の親子関係をツリー構造で表現したもの)表示することで、メールへの返信によるやり取りの全体像を把握しやすくしたり、メール送信者を中心としたメール送受信の相関図を表示したりする機能も提供されている。こうしたメールアーカイブ機能は、メールアーカイブ製品(専用ソフト)のほか、メールフィルタリングソフトやメール誤送信防止システムなどにも搭載されているので、すでにこれらのソフトウェアを導入している場合にはオプション機能としてメールアーカイブが提供されていないか確認しよう。

…この記事の続きは、会員限定です。  会員登録はこちら(無料)

続きを読むには・・・

会員登録をすると自動的にこの記事に戻り、続きが読めます。

会員登録(無料)・ログイン

このページの先頭へ

メール/社員のメールを保管しておきたい」関連の情報を、チョイスしてお届けします

※キーマンズネット内の「メール」関連情報をランダムに表示しています。

メール」関連の製品

サイバーインシデント対応演習サービス 【日立ソリューションズ】 ProActive E2(プロアクティブイーツー) 【SCSK】 MicroStrategy 10 【マイクロストラテジー・ジャパン】
セキュリティ診断 ERP BI
「標的型メール攻撃で情報が漏えいした」などインシデントの疑似体験を通じてインシデント発生後の判断力や対応力を高めるための演習サービス。主に経営層〜管理職が対象。 会計、販売、資産、人事給与など、基幹業務全般をカバーし、豊富な機能より高い業務適合率を実現。パッケージ利用のメリットを最大限に享受できる超寿命なERP。 強力なエンタープライズ対応アナリティクス、セルフサービスBI、モビリティ、セキュリティを統合プラットフォームでシームレスに提供するエンタープライズBIソリューション

メール」関連の特集


 私自身、昨年からずっと準備し続け、いよいよ会社立ち上げというところまで来ました。そこで感じることは…



情報漏洩の原因の半数以上が紙媒体から…そこで生まれたのが「紙の暗号化」技術。暗号化した印刷物を、ケー…



会社の成長スピードに対し、社内の様々なルールや仕組みの整備は追い着いていますか?上場した場合には内部…


メール」関連のセミナー

ゼロから100分でマスター!誰でもできる帳票作成セミナー 【ウイングアーク1st】 注目 

開催日 12月13日(水)   開催地 愛知県   参加費 無料

本セミナーでは、SVFをはじめてご覧になられる方や既にSVFをご利用中のお客様へ製品概要をわかりやすくお伝えいたします。ご参加の方へノートPCをお配りし、実機に…

100分で学べる!SVF製品まるわかりセミナー 【ウイングアーク1st】 注目 

開催日 12月19日(火)   開催地 東京都   参加費 無料

1万9500社超に導入いただいた、国内シェアNo.1(※)帳票ツール「SVF」は、その圧倒的な実績と機能で帳票システムの基盤化を実現いたします。本セミナーでは帳…

ペーパーレス化で働き方改革 【ウイングアーク1st】 注目 

開催日 12月12日(火)   開催地 東京都   参加費 無料

電子帳票活用ソリューションの紹介の実例をベースに業務に即した操作を体験いただき、ソリューション導入後の活用をイメージいただきます。利用する際の基本的な操作をご理…

このページの先頭へ

メール/ 社員のメールを保管しておきたい」の記事を一部ご紹介しました。
会員登録を行い、ログインすると、「メール/ 社員のメールを保管しておきたい」の記事の続きがお読みいただけます。


Myリストへ

この記事をtweetする このエントリーをはてなブックマークに追加


この記事に掲載している情報は、掲載日時点のものです。変更となる場合がございますのでご了承下さい。


30004589


IT・IT製品TOP > 中堅中小企業 > 特集詳細

このページの先頭へ

キーマンズネットとは

ページトップへ