会議室などの設備予約をオンラインで行いたい

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会議室などの設備予約をオンラインで行いたい

2012/03/15


 打合せや商談などを行うために会議室や応接室を予約する場合、参加メンバーの都合のよい日時と会議室の空き状況を照らし合わせながら施設を予約しなければならないが、この調整はなかなか大変だ。予約状況を管理者に問い合わせたり、紙の台帳やホワイトボードまで足を運ぶ必要があり、変更・キャンセルの作業が発生することも少なくない。この調整がうまくいかないと、会議室に全員入りきれなかったり、広い会議室に2人だけだったり、重要な会議をなかなか開催できなかったりと、アンバランスな状況を招くことにもなる。
 そこで、施設をタイミングよく利用できるようにするには次の2つの方策がある。

 【1】グループウェアを利用する
 【2】施設予約システムを導入する

 【1】はグループウェアに搭載されている施設予約機能を利用する方法で、すでにグループウェアを利用していれば追加投資は不要。【2】は社内に専用システムを導入する方法で、会議室の数や収容人数、利用頻度が多い場合にオススメだ。
以下、詳細を見ていこう。

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解決策1

グループウェアを利用する

 施設予約をオンラインで行うためのもっとも手軽な方法は、グループウェアの施設予約機能を使うことだ。例えば下図の製品の場合、複数の設備について、時間帯や必要な時間数、曜日等の条件を入力すると、予約の入っていない空き時間を抽出し、一覧表示してくれる。
従って、空き時間一覧から利用予約ができる。
 また、重複登録となる際にはエラー画面が表示され、登録できない仕組みになっているので、ダブルブッキングを防ぐことができる。さらに、会議室の予約と同時に、出席者にWebメール機能や伝言機能で連絡したり、各自のスケジュール機能に自動登録することができるので、連絡ミスも防ぐことができる。
 このほか、設備の利用状況を分析することで利用率を洗い出し、無駄な設備の削減や最適な設備費用の配分に役立たせることができる。

グループウェアの施設予約機能の例
グループウェアの施設予約機能の例
(資料提供:株式会社ネオジャパン)

コラム:備品の貸出し予約も忘れずに!

 会議室を確保できたからといって安心するのはまだ早い。会議で使うプロジェクタはあるか、社用車が必要な参加メンバーはいるかなど、会議室以外の備品などの予約が必要になるときがある。
 そんなときは会議室だけでなくプロジェクタやデジカメ、社用車などの施設や備品をオンライン予約できる機能をサポートしているグループウェアが重宝する。これらの備品予約機能では、会議室予約機能と同じように、備品の空き時間を簡単に確認できるようグラフィックス表示したり、携帯電話やスマートフォンから予約を入れたりすることができる。
 また、備品の種類や保有台数が沢山あるときは「備品管理ソフト」の導入を検討しよう。これは備品に特化した専用ツールで、備品にバーコードラベルを貼り付けて管理することができ、この場合にはハンディターミナルによりデータ入力を自動化できる。


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