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紙以外で情報を管理をしたい

2012/04/12


 会社の中にはいろいろな伝票や書類が存在するが、会社の規模が大きくなるに従ってこうした紙による書類の取り扱いに苦慮するようになる。例えば、書類の保管スペースの確保に困るようになったり、必要な書類をすぐに取り出せなくなったりする。また、重要書類を紛失する危険性も高くなり、情報漏洩を引き起こす恐れも出てきてしまう。
 そこで、書類などの情報を紙で管理するのではなく、コンピュータを利用して管理すれば、こうした悩みを一掃することができる。これを実現するには次の3つのステップ(方策)がある。

 【1】紙文書を電子化する
 【2】電子化した紙文書を社内で活用する
 【3】電子化した紙文書を外出先でも活用する

 【1】はスキャナを使って紙の情報を電子データに変換して管理する方法。【2】は業務パッケージソフトを活用することでペーパーレスを実現する方法。【3】はグループウェアを活用することで外出先でも紙を使わないようにする方法。
 以下、詳細を見ていこう。

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解決策1

紙文書を電子化する

 現代はコンピュータ社会といっても、いまだに資料や伝票などは紙で受け取るケースが多く、会議や打合せ、商談などで入手した情報は、紙のままだと管理が煩雑になりやすい。そこで、大切な紙の書類はスキャナを使って電子データとして保存しておくと管理しやすくなる。スキャナ機能を入手するには、専用機のスキャナのほか、複合機を選択するという手段もある。また、大量の書類を効率よく取り込むことができるドキュメントスキャナも市販されている。
 一方、スキャナで取り込んだ電子データはそのままでは写真と同じ画像データになるので、文字情報としてコンピュータ上で活用することができない。そこで、WordやExcelなどで編集したり文字検索したりできるようにするには文字認識(OCR)ソフトを導入するとよい。
 また、最新のスキャナには標準で文字認識ソフトの簡易版が添付されているので、これを活用してもよい。文字認識ソフトを使用すると、文字や表、画像などのレイアウトをそのまま再現しながらWord、Excel、PowerPoint、PDFなどのファイル形式に変換することができ、提案書、見積書、契約書、請求書などの紙文書を最適なファイル形式で電子化できる。

文字認識ソフトの活用
文字認識ソフトの活用
資料提供:パナソニック ソリューションテクノロジー株式会社「読取革命」

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