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名刺情報を効率的に管理したい

2012/03/01


 多くの取引先や顧客を抱えている営業マンを筆頭に、名刺交換する機会の多いビジネスマンにとって名刺の整理は手間のかかる作業の1つだ。大抵は名刺ホルダの中に50音順に並べて整理し始めるのだが、あっという間にホルダに入りきれなくなり収拾がつかなくなる。また、同じ人でも部署や肩書が変わる度に名刺が増えていき、どれが最新の名刺なのかも分からなくなってしまう。
 そこで、面倒な名刺の整理を効率よく行うための方策を紹介する。

 【1】スキャナまたはデジカメで取り込む
 【2】名刺管理ソフトを利用する

【1】は手軽に開始できる方法で、携帯電話さえあればOK。【2】は名刺管理の専用ソフトを導入する方法で、名刺情報をフル活用したい場合にオススメ。以下、詳細を見ていこう。

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解決策1

スキャナまたはデジカメでデータ化する

 名刺を名刺のまま(紙の状態で)管理するとどうしても煩雑になるので、電子ファイルに変換して管理するようにしよう。スキャナがあれば簡単に画像ファイルとしてパソコンに取り込めるし、スキャナがなくてもデジタルカメラや携帯電話/スマートフォンのカメラ機能を使って名刺を撮影してもよい。後は画像ファイルをうまく管理するだけ。ここでは名刺に書かれている文字情報までは認識していないので、ファイル名でその中身がわかるようにする。
 たとえば、「社名+名前+名刺交換した日付」といった組合せでファイル名を付ければ、後から必要な名刺を見つけやすくなる。このとき社名や名前の部分は50音順に並ぶようにひらがなやカタカナで入力するとよい。

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