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海外拠点との連絡を円滑にしたい

2012/02/23


 円高などの影響を受けて海外に拠点を設ける企業が増えているが、この場合、外国人スタッフや現地に駐在している日本人社員とのコミュニケーションを如何に円滑に行えるかがビジネスの成否に大きな影響を及ぼすことになる。また取引先が海外企業であっても、海外拠点と国内との間で起こるコミュニケーションロスは大きな問題だ。基本的なコミュニケーション手段としてメールと電話を使用し、重要な打合せの場合には海外出張というパターンが一般的になるが、対応する海外拠点が多くなり、増え続ける電話代や出張費用に頭を抱えている企業も少なくないだろう。
 そこで、コストをかけずに円滑なコミュニケーションを実現するには次の3つの方策がある。

 【1】海外拠点とネットワークで結ぶ
 【2】多言語対応のグループウェアを導入する
 【3】Web会議システムを導入する

 【1】は通信事業者が提供しているグローバルネットワークを利用する方法。【2】はメッセージのやりとりを円滑に行う方法で、気軽に連絡を取り合うことができる。【3】はわざわざ海外出張しなくても重要な打合せができる方法で、相手の表情や現地の雰囲気を感じ取りながらコミュニケーションすることができる。以下、詳細を見ていこう。

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解決策1

海外拠点とネットワークで結ぶ

 海外拠点との連絡を円滑に行うための第一歩は拠点間の通信インフラを確保することだ。このとき、コストをかけたくないならインターネットを利用することになるが、地域によっては通信速度が非常に遅く、データを送ってもすぐに届かない事態が頻発することがある。また、日本ではあたり前のように届くEメールも、国や地域によってはネットワーク環境の問題で届かない場合がある。
 そんなときは、通信事業者が提供しているグローバルネットワークを利用するとよい。例えば、グローバルネットワークのVPNサービス(公衆回線をあたかも専用回線であるかのように利用できるサービス)を利用すると、常に安定した通信環境で、スムースなファイルやメールの送受信、業務データの共有がローコストで可能となる。
 また、海外との通信は自然災害で切断されることもあるが、グローバルネットワークでは中継回線が故障すると自動迂回してくれるので高い稼働率を実現できる。
 さらに、海外拠点のアクセス回線部分に障害が発生した場合も国内の通信事業者が現地通信キャリアと緊密な連携を取りながら迅速に対応してくれる。

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