大容量データの管理をラクにするクラウド活用

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大容量データの管理・共有をラクにする“クラウド”活用

2012/02/06


 大容量のデータを社内外でやりとりする場合、どのような手段を選ぶべきだろうか。メールでは、容量制限に引っかかってしまう危険性が高い。FTPやファイル転送サービスを利用する場合は、別途メールを送る必要があるなど、やりとりに手間がかかってしまう…。
 今回紹介するのは、クラウド型の「企業内ソーシャルネットワーク+ファイル共有システム」を導入し、そんな課題を解決した事例だ。データを受け渡す手間が大幅に減っただけでなく、バージョン管理も格段にやりやすくなった。さらに、社内ソーシャルネットワークを併用することで、ノウハウの蓄積など、“副産物”も得られたという。動画をはじめとする大容量データを社内外に送る機会が多い企業にとって、参考になる部分が多いはずだ。

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導入企業プロフィール

有限会社スワニー
従業員数/11名
売上高/非公開
事業内容/3次元CADを使った設計業務
企業サイトへ

導入製品・ソリューション

Zyncro(ジンクロ)
株式会社オーシャンブリッジ
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課題 導入システム 効果

大容量データのやりとりに手間がかかりすぎていた。また、データを保管するハードディスクがすぐにいっぱいになるのも悩みだった。

ファイル共有システムに社内ソーシャルネットワークが組み合わされた、クラウド型のシステムを導入。

社内外とのデータのやりとりが、格段に楽になった。また、業務ノウハウが容易に蓄積できるなど、予想外のメリットも少なくなかった。


1

1ファイル500MB超え!大容量データの受け渡しに“悩み”を抱えていた

■大容量データを顧客とやりとりする際に、手間がかかり過ぎていた

 スワニーは、長野県伊那市で設計開発業を展開する企業。3次元CADを使った設計業務をはじめ、3次元スキャナを使って既存の部品などをデータ化する「リバースエンジニアリング」、電子部品に絶縁洋の塗装を行う「静電粉体塗装」も手がけている。日本では設置事例がほとんどない高精度3Dプリンタをいち早く導入するなど、先進的な取り組みを行っていることでも知られる会社だ。

図1 3次元CADの設計画面
図1 3次元CADの設計画面
これが、3次元CADの設計画面。数百の部品が組み合わされた複雑な設計の場合は、どうしてもデータが大容量になりがちだ。

+拡大

 同社が扱う3次元CADのデータは、大容量のものがほとんどだ。しかも、設計用のアプリケーションが進化し、精度の高い設計が可能になるのと歩調を合わせて、データは大きくなる一方。最近では、1つのファイルが500MBを超えることもあるそうだ。こうした大容量データは、ほとんどの場合、メールでは送信できない。そこで顧客との間でデータをやりとりする際には、無料のファイル転送サービスや、顧客が設置しているFTPサーバを利用していたという。
 しかし、こうした方法は手間がかかるのが難点だった。例えばFTPでデータを送る場合、「(1)データのアップロード作業(2)データが完全にアップロードされたことを確認(3)先方担当者にメールで連絡」という手順を踏まなければならない。メールでデータを送るより、はるかに手間がかかってしまうのだ。

担当者のナマ声:3次元CADのデータは、年々“大容量化”してきている!

 3次元CADのデータは、大きくなる一方なんですよ。例えるなら、一昔前のデジカメで撮った画像より、最新型のカメラで撮った高精細写真の方がずっと容量を食うじゃないですか。あれと同じですね。
 大きくなる一方のデータをやりとりする方法は、悩ましい問題でしたね。ファイル転送サービスやFTPを使う場合は、アップロード完了後にメールを出して先方に通知しなければなりません。メールを出す手間がムダだし、忙しさに紛れて送信通知のメールを出し忘れたり、お客さまがメールを見落としたりして連絡が遅れるリスクもあるのです。また、ファイル転送サービスに対しては、お客さまからセキュリティ面での不安を指摘されたこともありました。
 お客さまと設計図面を共有できるようなシステムもあるんですよ。ただ、構築するには数百万円規模の予算が必要で、なかなか手が出せません。そこで、手頃なサービスがないか、ずっと探していたんですよ。
(スワニー代表取締役・橋爪良博氏)

当時を振り返る橋爪氏
当時を振り返る橋爪氏
代表取締役の橋爪氏。「講習会に何度も通わなければならないほど面倒だったり、構築に数百万円かかるようなシステムは求めていませんでした。手間がかからず、しかも安価。そんなサービスを探していたんです」

■部品設計の進捗やバックアップ状況など…“社内情報共有”にも課題が山積!

 社内でのデータ共有にも問題があった。同社では、複数のスタッフが手分けして設計を行うケースが多い。その場合、USBメモリカードを使って、各スタッフの作業用PCにデータを移動していたという。
 設計途中のデータには、顧客からの要望などを受けて頻繁に修正が入る。それらを複数のスタッフが分担している場合、どうしても「どれが最新バージョンなのか?」「今、誰がどの部品の設計を担当しているのか?」などと混乱してしまいがちだった。また、修正前のデータはすべてバックアップを取り、管理しておく必要がある。だが、複数人がめいめいにバックアップを取っていたため、結果的に余分なデータが保存されていた。当時は1TBのハードディスクを増設しても、短期間でいっぱいになってしまったという。

担当者のナマ声:複数メンバーでの細かな作業…時には「紙」で管理したことも!

 例えば、ある電子機器の設計を受注し、設計途中で機器のデザインが変更されたとします。すると、筐体のデザインだけでなく、内側の設計もすべて影響を受けてしまうんですよ。納期まで時間がない場合は、1人の担当者がすべての作業を担当するわけにはいきません。「外側の設計修正はAさん、ボタンの位置の修正はBさん、センサー位置の修正はCさん……」などのように、皆で分担して作業を進めるのです。そうなると、各スタッフのパソコンに、データが点在してしまう。その結果、「どれが最新のデータなの?」と混乱してしまうわけです。
 今回のサービスを利用する前は、プロジェクトごとに最新データの場所と担当者名を、紙に書き出して管理していました。実にアナログなんですが(笑)、こうやって可視化するより他に方法がなかったんですよ。
(スワニー・金子卓弥氏)

金子氏
金子氏
「お客さまから修正依頼を受けた翌日に、データを納品するような急ぎの仕事もあります。こうしたプロジェクトでは、特に業務の混乱が起こりがちでしたね」と金子氏。

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