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導入率から使い勝手まで! IT担当者300人に聞きました

グループウェアの導入状況

2012/02/28


 キーマンズネットでは、2011年11月29日〜 2011年12月6日にかけて「グループウェアの導入状況」に関するアンケートを実施した(有効回答数:507)。回答者の顔ぶれは、情報システム部門が全体の52.3%、一般部門が47.7%という構成比であった。
 今回、お聞きしたのは導入・検討しているグループウェアの「製品タイプ」や「満足度」、「重視ポイント」など、グループウェアの導入状況を把握するための質問。その結果、大企業を中心に約7割の企業でグループウェアは既に利用されており、今後はASP・SaaS型のグループウェアの導入検討が進んでいく傾向にあることが明らかになった。なお、グラフ内で使用している合計値と合計欄の値が丸め誤差により一致しない場合があるので、事前にご了承いただきたい。

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1

全体では69.0%が導入済み、製品タイプは「ソフトタイプ」が77.6%と1位に

 最初に「グループウェアの導入状況」について尋ねたところ、「既に導入済みである(追加リプレイスなし)」が57.8%、「既に導入済みである(追加リプレイスあり)」が11.2%、「新規で導入を検討している」が4.1%、「必要性を感じるが検討しない」が11.8%、「必要性を感じない」が15.0%と続き、まとめると全体では69.0%が導入済み、15.3%が検討中という結果となった(図1-1)。また、追加リプレイスの有無を合わせて「導入済み」と回答している割合を従業員別に見ると、100名以下の中小企業で49.0%、1001名以上の大企業では83.6%と従業員規模が大きくなるにつれて「導入済み」の割合が大きくなる傾向にあった。メールやアドレス帳、スケジュール共有にワークフロー、文書共有、施設予約など、多彩な機能が統合されたグループウェアは、企業における情報共有とその活用基盤となっており、特に多数の従業員を抱える企業にとってはなくてはならないツールとなっていると言える。
 次に、グループウェアを「導入済み」「導入予定」と回答した方に、その「製品タイプ」を尋ねたところ、導入済みでは1位「ソフトタイプ」77.6%、2位「ASP・SaaS」10.5%、3位「自社開発」8.7%と続き、導入予定では、1位「ソフトタイプ」52.3%、2位「ASP・SaaS」30.8%、3位「自社開発」3.1%と続いた(図1-2)。ここで注目すべきはASP・SaaSなどのサービス形態で提供されているグループウェアの導入予定における割合が高いことだ。グループウェアは特にクラウド環境に移行しやすい企業アプリケーションでもあるため、安価に導入できて運用負担も少なく利用できるというメリットを考え、中小企業や部署内利用などの用途で利用が進んでいるものと考えられる。また、東日本大震災を契機に、SaaS型がBCM(事業継続マネジメント)の観点から注目されて始めている。災害時でも、インターネット経由で社員と連絡・共有ができるグループウェアの仕組みを使い、安否状況を確認するなどといった活用法も出てきている。

図1 導入状況と製品タイプ

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2

「重要だと思う機能」は、スケジュール管理、施設予約、掲示板と続く結果に

 次に、グループウェアを「導入済み」「導入予定」と回答した方に、「グループウェアで重要だと思う機能」について尋ねたところ、導入済みでは1位「スケジュール管理」77.9%、2位「施設予約」63.5%、3位「掲示板」59.5%、4位「電子メール」53.7%、5位「セキュリティ機能」47.7%、6位「文書管理(ファイル共有)」45.4%と続き、導入予定では、1位「スケジュール管理」77.3%、2位「施設予約」66.7%、3位「掲示板」59.1%、4位から6位は同率で「ワークフロー機能」、「電子メール」、「モバイルアクセス(携帯電話・モバイルPC・スマートフォン・タブレットPCなど)」で57.6%と続く結果となった(図2)。
  上位3項目に変化はなかったが、導入予定では「ワークフロー機能」や「モバイルアクセス(携帯電話・モバイルPC・スマートフォン・タブレットPCなど)」を導入目的とする割合が高くなっていた。最近では、スマートフォンやタブレット端末などのモバイル端末に対応する製品も増えており、移動中のスケジュール確認、外出先からのスピード決裁など、どこでも情報を共有し活用できる環境を提供し、業務効率の向上につなげることができるため、このような機能が支持されているようだ。

図2 重要な機能

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3

重視ポイント、導入予定では「拡張性」や「他システムとの連携性」の割合が高い

 次に、グループウェアを「導入済み」「導入予定」と回答した方に「導入時の重視ポイント」を、「最も重視する」から「3番目に重視する」まで回答してもらった。その結果、導入済みでは1位「導入・運用コスト」48.1%、2位「安定性・可用性」46.9%、3位「運用管理のしやすさ」40.4%、4位「操作性」37.8%、5位「導入の容易さ」22.1%、6位「機能の豊富さ」20.9%と続き、導入予定では1位「導入・運用コスト」59.1%、2位「操作性」34.8%、3位は33.3%と同率で「安定性・可用性」、「運用管理のしやすさ」、5位も21.2%と同率で「拡張性」、「他システムとの連携性」と続いた(図3)。
 上位4項目に変化はなく、最も重視すると回答された項目も上位2項目は「導入・運用コスト」「安定性・可用性」と変わらなかったが、導入予定では「拡張性」や「他システムとの連携性」を導入目的とする割合が高くなっていた。
 最近では、メールやスケジュール管理、ファイル共有といったグループウェアの持つコラボレーション機能を、ERPや財務会計、販売管理といった基幹系システムと連携するためのAPIを提供するグループウェアも増えている。生産、販売、会計といった基幹系システム上での業務処理を、グループウェアの画面上から実現することができるため、これまで複数のシステムで動いていた業務を効率よく行えるようになるので、導入時の検討項目にも挙がっているのだろう。

図3 重視ポイント

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