様々な働き方に対応!文書管理ツール最前線

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製品の基礎から選び方までをサポート! IT導入完全ガイド

様々な働き方に対応!文書管理ツール最前線

2011/12/26


 オフィスアプリケーションの普及やスキャナの低価格化などにより文書の電子化が急速に進み、すでに多くの企業が文書管理ツールを導入している。しかし、ツールを導入したものの、当初考えていたような業務効率の向上を実現することができず立ち往生しているケースも少なくないようだ。こうした企業では、文書管理ツールの中に文書を取り込んではいるが、そのまま眠っている文書も多く、情報共有が進んでいなかったり必要な文書を見つけることができなかったりしている。そこで今回の文書管理特集では、基礎解説からその最新動向、そして製品選びのポイントまで、文書管理ツールの全体像を理解するのに役立つ情報をお届けする。

文書管理

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文書管理ツールとは?

 文書管理ツールとは、文書のライフサイクル(作成、電子化、登録、収集、配布、活用・共有、検索、保管、廃棄)の一元管理を行うことで、重要文書に対する取扱いの責任と権限を明確にしながら文書情報の活性化を図ることができるツールだ。その一般的なシステム構成を図1に示す。まず、社内の各クライアントに点在している文書がデータベースサーバ(または文書リポジトリ)に集められる。紙文書は複合機などにより取り込まれる。もちろんファイルサーバの中身もその対象となる。こうしてデータベースに登録された文書は、「見読性」、「完全性」、「機密性」、「検索性」という4つの要件を維持しながらライフサイクルに従って管理される。

図1 文書管理ツールのシステム構成例
図1 文書管理ツールのシステム構成例
文書管理は情報資産である文書を一元管理することで情報共有を促し業務効率の向上に役立つ。
■文書管理ツールの基本機能

 文書管理を行う上で必要とされる「見読性」、「完全性」、「機密性」、「検索性」を実現するために、文書管理ツールには次のような基本機能が装備されている。

文書をデータベースに取り込む「登録」機能

各種アプリケーションを使って作成された文書ファイルや、複合機やスキャナから取り込まれた紙文書の電子ファイルは、文書管理ツールのデータベースに取り込まれて一元管理される。登録する際、後で検索しやすくなるように、ファイルにいろいろな属性を付けることができる。また、文書の登録時に全文検索用のインデックスも作成される。

必要な文書をすぐに取り出す「検索」機能

文書管理ツールのデータベースには膨大な数の文書ファイルが登録されることになるので、そこから必要な文書ファイルを速やかに見つけ出すための検索機能が提供されている。キーワード検索や全文検索のほか、ファイル一覧表示ではサムネイル表示などがサポートされているのでファイルを開かなくても概要を把握できる。

重要文書を安全に管理する「セキュリティ」機能

文書ファイルごと、あるいはフォルダ単位でアクセス制御を行うことができるので、重要文書の情報漏洩を防ぐことができる。例えば、参照は可能だが編集はできないとか、課長以上の管理職でないと印刷できないように設定できる。また、文書ファイルに対する変更履歴を残すことができるので、不正アクセスを監視できる。

文書を適切に保管する「バックアップ」機能

正式に承認された文書を保管・バックアップすることができ、期限切れの文書を自動的に破棄することも可能。また、アーカイブした文書を検索結果からワンクリックで元の場所に復元したり、同じ内容の文書ファイルが複数ある場合には自動的に重複ファイルを削除したりできる機能も登場している。

■文書管理ツールの導入メリット

 文書管理ツールの導入メリットといえば、これまでは「ペーパーレス化」、「文書の参照・検索の効率化」、「情報共有、ナレッジの活用」、「情報セキュリティの向上」といった項目が上位を占めてきた。また、e-文書法、公文書管理法、内部統制などからの追い風を受けながら市場を拡大してきた。こうした中、今最も文書管理ツールの導入メリットとして注目されているキーワードは、「BCP(business continuity plan:事業継続性)」と「ワークスタイル変革」の2つだ。

文書のリスク管理=BCP対策

ここ数年、多くの自然災害を経験したことで、従来のBCP対策を見直す企業が増加しているが、文書管理ツールはBCP対策としても非常に有効なツールとして再認識されている。東日本大震災では、オフィスの書棚が崩れて文書が散乱したり津波に流されたりして、震災で被害を受けた設備や建物などの図面や仕様書などを取り出すことが難しくなったが、文書管理ツールで各拠点にバックアップを保管していた企業では直ちに必要な書類を取り出して迅速な復旧・保守作業に取り掛かることができたという。つまり、紙文書を電子化して文書管理システムで管理しておけば、不測の事態から重要な紙文書が消失した場合でも、すばやく業務を再開させることができる。

ワークスタイル変革

これからの企業は、ワークスタイルの変革に如何に対応していくことができるかでビジネスの成否が左右される。例えば、海外展開が活発になると、距離および時差、そして言語の課題を克服しながら場所に限定されずに24時間いつでも仕事を継続できる基盤作りが必要となる。そこで、効率的な業務、コミュニケーションを実現するためのシステム基盤として文書管理ツールが注目を浴びている。また、円滑なコミュニケーションが求められる一方で情報漏洩や窃盗などのリスクが増大しているが、最新の文書管理ツールなら情報を強固に守ることできる環境も同時に手に入る。

 以上のことを含めて、文書管理ツールの導入メリットをまとめると次の7つに整理できる。

文書管理ツールの導入メリット

(1)

組織内に散在する文書情報をシステム化し、バックアップやアーカイブを確実に行うことができ、BCP対策に役立つ。

(2)

電子化された文書は、適切な人が、いつでも、どこでも検索でき活用することができる。

(3)

文書情報に適切なセキュリティが適用されることを確実にし、情報漏洩のリスクに対応することができる。

(4)

文書情報を探し出す時間、取引先からの問い合わせにかかる時間を最小化し、本来のやるべき業務に集中することができる。

(5)

属人化された状況から見える化を促進し、文書の標準化、文書の共有化を行うことで、業務品質向上を図ることができる。

(6)

文書管理をシステム化することで、ワークスタイルを変革し、ユーザにとってより仕事がし易い環境を提供することができる。

(7)

使用頻度の低い紙文書は、記録管理することで適切な保管を行うことができる。

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