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製品の基礎から選び方までをサポート! IT導入完全ガイド

BCPに役立つ「安否情報確認システム」

2011/11/21


 緊急事態が起こったとき、携帯電話やインターネットなどのあらゆる通信手段と情報端末を使って、迅速に従業員や職員の安否を把握、また緊急招集できる「安否情報確認システム」に注目が集まっている。その背景には今回の大震災や新型インフルエンザの流行など、企業の事業継続に深く関わる緊急事態が重なって起きたことにある。そこで、今回は事業継続計画(BCP)に役立つ「安否情報確認システム」にスポットを当てて、その基礎知識から最新の注目機能、そして製品/サービス選びのポイントまで詳しく紹介する。

安否情報確認

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安否情報確認システムとは?

 安否情報確認システムとは、地震や台風などの自然災害や新型インフルエンザなどのパンデミックが発生した時に、迅速に社員やその家族の安否状況を確認・集計するためのシステムのこと。安否情報確認システムによる安否確認の流れの一例を図1に示す。災害が発生すると、あらかじめ指名されている安否確認を実施する管理者が全社員に対して、あらゆる通信手段を使って一斉に安否登録依頼を発信する。登録依頼を受けた各社員は携帯電話やPC、スマートフォンなどを使って安否状況を登録・返信する。その結果、管理者は登録情報から全社員の安否状況を把握し、適切な対処を行うことができるようになるというわけだ。

図1 安否情報確認システムによる安否確認の流れ
図1 安否情報確認システムによる安否確認の流れ
安否状況は一括で管理・共有することができるので、状況の把握と次の対応を容易に行うことができる。
資料提供:ネオジャパン
■安否情報確認システムの必要性と導入メリット

 わざわざ安否情報確認システムを導入しなくても電話やEメールによる緊急連絡網を整備しているから大丈夫と考えている企業も少なくないだろう。また、TwitterやFacebookなどのSNSも連絡手段として活用できるので心配していないという管理職の方も多いかも知れない。さらに、NTTドコモなどの通信事業者では、大規模な災害時に携帯電話やスマートフォンで安否確認ができる「災害用伝言板」を提供しているからそれを活用すればよいという意見もあるだろう。しかし、今回の大震災では安否情報確認システムを導入していなかった多くの企業では次のような事態に陥ったという。

固定電話はまったく不通になり、携帯電話も繋がりにくくなった。そのため社員全員の安否確認が取れるまでに相当な時間と手間を費やしてしまった。

事務所が崩れて連絡先リストの所在が分からなくなった。そのため社員だけでなく、顧客や取引先とも連絡がとれなくなった。

ITシステムがダメージを受け、それと共に最新の緊急連絡先データが失われた。

TwitterやFacebookなどのSNSを活用している社員の安否はすぐにわかったが、安否確認が取れていない社員は誰かなどの迅速な状況把握ができなかった。

一度は安否確認の連絡を受けたものの、その後の余震や第2波以降の津波、火災発生などで安否状況が時間経過と共に変わってしまい適切な対処が行えなかった。

 参考までに、災害発生時に各通信網が陥る予測状況を表1に紹介しておく。災害時にはどの通信手段も確実に通信できるとは言いきれないことから、様々なアクセス手段を組み合わせ、情報伝達の可能性を高めることが重要になる。

表1 災害発生時に想定される通信網状況
表1 災害発生時に想定される通信網状況

 そこで、こうした事態を可能なかぎり回避するための仕組みとして登場したのが安否情報確認システムである。安否情報確認システムを使って有事の際の連絡体制を確保することは、企業が事業継続計画(BCP)を実施する上でもっとも基本的かつ重要な取り組みのひとつだ。
 一方、安否情報確認システムが必要なことは理解できたとしても、いつ起こるか分からない地震などに備えて設備投資するのはなかなか難しいと感じている管理職も多いはず。しかし、そんな懸念を抱く必要はない。なぜなら、以下の安否情報確認システムの導入メリットで示すように、平時の際の連絡システムとしても普段から充分活用することができるからだ。

迅速な安否確認が可能

 災害発生と同時に社員に一斉に安否登録を促すメッセージを発信できる。例えば、東日本大震災の際、約100人の従業員と関係者がいる会社で営業担当など外出している者も多くいるケースで100人全員の安否確認を行ったところ、地震発生から30分程度で完了したという。

確実で安全な安否確認が可能

 複数の通信手段を使って発信でき、未返信者にはリトライ(再発信)できるので、確認忘れなどを防止できる。また、Twitterなどの場合は外部にも情報が伝わってしまうので、社内連絡には不向きだが、安否情報確認システムなら社外に情報が漏れる心配がない。

管理者の負担軽減が可能

 安否確認の作業を自動化できるので管理者の作業負担はもちろん、緊迫した状況の中での心理的な負担も大幅に軽減できる。

平時の連絡機能としても利用可能

 安否情報確認システムは有事のときに活躍するが、普段から積極的に利用することも可能。例えば、日常の業務連絡や派遣先社員への一斉連絡に活用できる。

■安否情報確認システムの基本動作

 安否情報確認システムの一般的な使い方を以下に紹介しておこう。

(1)連絡先の登録

 まず、安否確認の対象者となる人たちの緊急連絡先を安否情報確認システムに登録する。管理者が一括登録したり、社員が自分で登録したりする。緊急連絡先メールアドレスには、会社支給の携帯メールアドレスだけでなく、私有の携帯メールアドレス、自宅のプロバイダアドレス、フリーメールアドレスなども設定できる。

(2)災害発生→ 一斉配信

 災害が発生して安否確認を実施しなければならなくなった場合、防災管理者は速やかに安否確認メールを一斉配信する。このとき防災管理者は社内にいなくても携帯電話から一斉配信を実行することができる(図2参照)。

(3)安否情報を返信

 安否確認メールを受け取った社員は直ちにメールに記載されているURLに接続し、現在の状況を入力し返信する。

(4)安否情報の確認

 防災管理者は、社員から届いた安否状況を確認・集計し(図3)、その結果をもとに事業継続に必要な詳細連絡などを行う。

図2 携帯電話からの一斉配信
図2 携帯電話からの一斉配信
防災管理者は複数人登録可能で、それぞれの担当範囲を任意のグループから設定することができる。
資料提供:ネオジャパン
図3 安否状況一覧画面例
図3 安否状況一覧画面例
この製品の場合、防災管理者はユーザから登録された安否状況を「グループウェアの安否確認機能」「携帯電話専用ページ」「パソコン専用ページ」からそれぞれ確認することができる。
資料提供:ネオジャパン

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◎災害発生時の非常事態を考慮し、シンプルな機能&簡単操作で安否確認を実現。
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