電子帳票システムの基礎と意外な落とし穴

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電子帳票システムの基礎と意外な落とし穴

2011/10/31


 基幹系システムなどから出力される帳票を電子データとしてアーカイブする電子帳票システムは、メインフレームやオフコンが多くの企業に採用されていた1990年代に登場したツールで、現在ではすでに成熟した製品として市場の認知度が高い。かつては電子帳簿保存法の観点から注目を集めていたが、帳票の配布や輸送にかかるコスト軽減など目に見える費用対効果が期待できる製品だけに、改めて導入検討したいと考えている企業も少なくない。そこで今回は、電子帳票システムの基本に立ち返り、基本機能や導入メリットなどを振り返りながら、電子帳票にまつわる最新動向について詳しく見ていきたい。

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電子帳票システムとは?

 電子帳票システムとは、メインフレームやオフコン、オープンシステムから大型プリンタを介して出力される帳票データやオーバーレイ情報などのスプールデータ(印刷出力データ)を取り込み、アーカイブすることでデータ活用を可能にするシステムだ。企業では、見積書や請求書などの勘定系帳票をはじめ、業務で利用する出荷指示書や棚卸表、従業員の各種申請書類など、様々な帳票が存在している。これらの帳票がメインフレームやオフコンから出力される場合、紙の帳票として現場に配布され、管理、保管、利用される。しかし、紙自体のコストや各拠点へ配送するための輸送費、出力するためのプリンタなど、様々な費用がかかってしまうため、これら出力される帳票イメージのデータを取り込み、閲覧や検索、編集などが手軽に行える仕組みが求められた。そこで開発されたのが電子帳票システムだ。これらのコスト削減効果をはじめ、1998年に施工された電子帳簿保存法へ対応が可能という触れ込みで多くの企業が導入した経緯がある。なお、現状の解釈は後述する。

図1 システム構成図
図1 システム構成図
資料提供:AIT

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