「ワークフローツール」の活用法と選び方

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製品の基礎から選び方までをサポート! IT導入完全ガイド

「ワークフローツール」の活用法と選び方

2011/10/17


 社内の申請・承認業務の効率化を実現するためのワークフローツール。近年企業のグローバル展開や企業統合・組織改編などの動きが活発化し、それにともなってツールにも柔軟性が求められるようになってきている。特に大企業を中心に既にツールを導入している企業では、既存ツールが環境変化に対応しきれないなどの新たな悩みや課題も出てきており、このような点は今後導入が進むであろう中堅・中小企業ユーザにおいても、あらかじめ注意が必要な点となってくると予想される。
 そこで今回のIT導入完全ガイド「ワークフローツール特集」では、ワークフローツールの基本機能と導入メリットをおさらいしつつ、ツール導入済みの企業が抱える課題と、それに対応した機能・活用事例を紹介することで、リプレイス・新規導入時に役立つ情報としたい。また、ツール導入に際して犯しがちな失敗についても触れているので併せてご覧いただきたい。

ワークフローツール

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「ワークフローツール」とは?

 「ワークフローツール」は、経費精算、旅費精算、稟議書などの申請から承認・決裁といった一連の承認プロセスを電子化することで、業務の効率化を図るためのツールだ。提供される主な機能は大きく3つで、各種申請書類の承認フローを設計するための「ワークフロー設計機能」、電子帳票としての申請書類のフォーマットを作成するための「フォーム作成機能」、そして承認フローが滞りなく流れているかを確認するための「ワークフロー管理機能」だ。
 ワークフローツールの導入メリットとしては、承認フローの迅速化による業務の効率化、紙文書の電子化による紙コストの削減、および保管コストの削減、業務の可視化を図ることによる内部統制への対応、利用者権限を設定することによる情報漏洩対策の強化などが挙げられる。
 またワークフローツールは、専用ツールとして提供されるもののほか、統合グループウェア製品や文書管理ツールの一機能として提供されるもの、はじめに全社統一のシステム基盤を提供し、その上で構築された各種業務システムに共通のワークフロー機能を提供するものなどがある。ただしシステム基盤上で提供されるワークフローについては、先に述べた“申請、承認、決裁の効率化を図る”というワークフローツールの定義を発展解釈したものだと言え、全社のビジネスプロセスの最適化を図るBPM(ビジネスプロセス管理)に近い発想のものだ。また専用ツールや統合グループウェア製品の一機能として提供されるものでも、共通のAPIを提供することで基幹システム間の連携を図り、業務プロセスの自動化を実現可能にするものもある。

図1 ワークフローツールの機能概要例
図1 ワークフローツールの機能概要例
資料提供:富士電機

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