クラウド時代の「グループウェア」活用指南

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掲載日 2011/11/08

ザ・キーマンインタビュー その情報、本当にクラウド化して大丈夫? クラウド時代の「グループウェア」活用指南

企業で利用される業務システムの中でも、クラウド化に最も適していると言われることが多いのが「グループウェア」だ。しかし、実際にはどうなのだろうか。また、クラウド時代へと向かう中で、グループウェアに求められる役割とは?みずほ情報総研のビジネスコンサルティング部シニアマネジャーである吉川日出行氏にお話を伺った。

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吉川 日出行氏


みずほ情報総研株式会社
ビジネスコンサルティング部 シニアマネジャー 吉川日出行氏

運用面と機能面を考慮すれば、やはりクラウドへの移行に適しているのはたしか

Question

クラウドの実用が本格的に始まったことで、グループウェア周辺で生じつつある動き、今後予想される動向などについてお聞かせ下さい。

Answer

みずほ情報総研株式会社:吉川 日出行氏

よく言われるように「所有から利用へ」という流れはあると思います。特に、グループウェアのように“24時間365日”稼働させなければならないシステムに関しては、会社の中に置いておくと運用負担が非常に高いですし、それをクラウドのようなサービスで代替したいというのは自然な成り行きでしょう。例えば、メールやスケジュール管理などが使われる時間帯というのは、必ずしも企業の実働時間と一致するわけではなく、早朝でも深夜でも、言ってしまえば常に動いていないといけないわけですよね。そのシステムが止まらないように、社内に24時間体制で保守要員を確保しておくというのは結構ばかにならないことだと言えます。

 しかも、現在では既に、グループウェアは製品やサービスごとに機能面で極端に大きな違いがあったり、各企業で使い方が異なるというものではないですから、パブリッククラウドとして提供されやすい分野と言えます。企業で使われるシステムの中でも、それ自体が企業の競争力を支えているような、いわゆる“コアコンピタンス”につながるようなものは外に出すべきではないですよね。ノウハウが流出するおそれがあるかもしれませんし、競合他社と共通化されてしまうとコアコンピタンスが失われてしまうというものもあるでしょう。こうした理由で、例えば基幹システムというのは基本的には外に出すのが難しい部分だと考えますが、その逆に位置するのがグループウェアだということです。

Question

そうすると、やはりグループウェアは様々な業務システムの中でも、最もクラウド化に適したものと言えるのでしょうか?

Answer

ただ、その一方で、グループウェアは何でもできるという側面もあります。先ほど述べたように、どの企業でもほぼ同じような機能を使っているわけですが、内容については必ずしもそうとも言えません。扱う企業や社員によって中身はいくらでも変化するわけで、きわめて重要な情報を扱うこともあるし、飲みの誘いといったそれほど重要ではないメッセージなどもやりとりされているかもしれない。

 そうした千差万別な情報のすべてをパブリッククラウドという“外”へ出しても大丈夫なんだろうかというのを多くの企業では懸念していることでしょう。だから、機能的にはパブリッククラウドへ出したいんだけど、セキュリティの問題で二の足を踏んでいる、あるいは、そこがネックになって既にクラウドには出さないという判断をした企業も多いようです。

Question

そのあたりは、実際のセキュリティレベルなのか、あるいは意識的な問題なのかということもありますよね?

Answer

セキュリティレベルについては、パブリッククラウドのベンダ企業も十分に意識していて、人員もリソースも割いてシステムを作り上げているので、満足のいくものになっているかと思います。ただ、例えば稼働率ではファイブナイン(稼働率99.999%)という数値をうたったりするわけですが、セキュリティも同様に100%安全というのはないわけです。1%であろうと、0.001%であろうと、わずかでもリスクがあるとしたら、どこまで許容するのか。それはやはり各企業が、コスト面とつき合わせて判断を行うことになるのでしょう。


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情報共有をストックとフローに分けて考えることが必要

Question

グループウェアの機能の流れとしては、いかがでしょう。クラウドが普及することで何か変化などは起こりえるのでしょうか?

Answer

グループウェアは既にかなり熟成されているという段階ですし、必要な機能は揃っているというか、むしろ、ユーザ企業によっては使わない機能のほうが多いという“Too Much”な状況ではないでしょうか。そういう意味では、今後もあまり大きな変化は起きないと思います。

Question

グループウェアのリリースなどを見ていると、コミュニケーション/コラボレーションといった部分で様々な新機能が続々と追加されている感覚もありますが、そのあたりはいかがでしょう?

Answer

みずほ情報総研株式会社:吉川 日出行氏

もちろん、そういった動きもありますが、少し無理のある部分も見受けられますね。情報共有を実施する際には、情報の種類を「ストック」と「フロー」に分けて考えるべきです。ストックというのは、文書管理のように何回も再利用したり、寿命の長い情報。フローというのは、メールのように通知をして気づかせるような情報を扱うものです。

 グループウェアは、文書共有を基本ととらえるとストック系だと言えますが、フロー系のメッセージング関連機能も備えています。そういう分け方をきちんと理解せずに、無理やりにフロー系のツールとストック系のツールを連携させようとか、フロー系のツールの中でストック情報を扱おうとすると、いろんな問題が起きやすいんです。それで結局、機能的にもどっちつかずのあいまいなものになってしまうというケースが多いように思います。

図1 情報共有における「ストック」と「フロー」
図1 情報共有における「ストック」と「フロー」

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情報洪水に対応するには、ダッシュボードとしての進化が求められる

Question

機能以外の、例えば使い勝手という点などでは今後も変化していく余地はあると言えるでしょうか?

Answer

みずほ情報総研株式会社:吉川 日出行氏

まず、グループウェアという言葉自体が、これからはあまり使われなくなるのではないかと思います。というのも、いわゆる“グループウェア”を意味する部分よりも、もう少しインターフェース側へ進化してほしいと考えているからです。つまり、情報洪水とか情報爆発といった言葉がありますが、グループでどうこうというよりも、まず、日常業務で扱う情報があまりにも氾濫しており、それらをうまく扱うための“ダッシュボード”の強化に力を入れるべきではないかと。

 先ほどストックとフローという話をしましたが、ストックはもちろん、フロー系の情報も爆発的に増加していて、個人個人の工夫などでは既に制御できない状況になっています。自分宛はもちろん、同報も含めて、山のように送られてくるメールをどう処理するのか。膨大に蓄積された文書ファイルから、必要なものをいかに迅速に見つけるかというのがポイントになっていて、それはグループウェアの機能がどうとかいうことではなく、複数のリソースを扱うダッシュボードとしての一覧性や操作性がどうかという問題ですよね。

 既にプロジェクトとしては終わってしまいましたが、「Google Wave」の画面では、そうした情報の見せ方と隠し方へのチャレンジを行っていましたし、Facebookのウォールもそうですね。グループウェアはそのあたりの進化が過去のある時点で止まっているのではないかと。ですから、今後はそうした方面での進化を見せてほしいですし、どこかのベンダが気づいて取り組んでいくのではないかと期待しています。

Question

TwitterやFacebookなど、現在では様々なコミュニケーションツールが登場していて、それらをビジネスに活用しようという考え方もあるかと思います。グループウェアはこうしたツールの要素を取り込んでいくことになるのでしょうか?

Answer

グループウェアにすべてのコミュニケーション手段を取り込もうというのは、少し欲張り過ぎかもしれません。先ほどのように、ダッシュボードとして進化させるというか、グループウェア自体がダッシュボードになり、外部のコミュニケーションツールなどの情報も引っ張ってくるというイメージでよいのではないかと思います。繰り返しになりますが、ユーザが欲しているのは機能の追加よりも、膨大な情報を効率よく扱うためのインターフェースでしょうから、むしろ、そちらに力を入れてほしいということです。

 ただ、例えば、Facebookの人のつながりを自動的に解析して提示するという機能は非常に優れたもので、そうした部分は取り入れていくべきではないかと思います。社内で何かを探す時には、人を探すというケースが圧倒的に多い。ファイルや文書ではなく、ある事柄について熟知している人を探す、ノウハウを持っている人を探すという場合が多いんですけど、既存のグループウェアでは難しい部分と言えます。一部のビジネス向けのソーシャルプラットフォームなどにも搭載されているようですが、そうした要素を取り入れて、「あなたの探している情報を持っている人はこの人です」といった提示を行ってくれると、グループウェアの使い勝手も飛躍的に高まるのではないでしょうか。


●ありがとうございました。


取材協力

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みずほフィナンシャルグループの一員として培った確かな技術と信頼を基盤に、コンサルティング、システムインテグレーション、アウトソーシングの3つのサービスを提供。ITをコアテクノロジとしつつ、自然科学から社会科学まで幅広い領域をカバーする4000名以上のプロフェッショナル集団が、総合情報企業ならではの的確な分析と誠実なコミュニケーションを通じて、顧客企業のニーズを理解し、長期的かつ俯瞰的な視点から提案を行っている。


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