セルフサービス vs 担当者一括処理…交通費精算はどっちが多い?

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掲載日 2012/01/17

みんなの疑問に“白黒”つける 情シスのスイッチ

1万円以上の(立替えの)領収書…失くした経験は?

  経費を立替えて、その領収書を紛失したりしたら誰しもダメージはあるもの。しかもそれが1万円以上だったら…。そんな質問に「ある」と答えた人はわずか7%。残り93%は「ない」との答え。さすがにバッチリ自衛しているということだろう。「ある」というそんな社員の失敗にもきちんと(仕方なく?)対応する経理部とまったく相手にしない経理部があるようだが、前者なら深く感謝すべきだろう。ほとんどを占めた「ない」人達の中では「たとえ酔っ払っても領収書だけは決して忘れない!」という、とてつもなく強い意志が見られるコメントが多かった。

【ある派のコメント】

お酒を飲んで泥酔状態で領収書を紛失。3ヵ月禁酒で紛失分をカバーしました。(50代・男性)

経理部長に泣きついて処理した。(40代・男性)

忘年会が2回あったことにして小遣いをもらった。忘年会があったことにしている日、居酒屋で飲んでしまい、結局領収書分の回収ができず…。(40代・男性)

6万円の精算を忘れたのが妻にばれ、その分、小遣いが減額されました。(40代・男性)

もう3年以上前の話です。スナックの領収書でした。利用後2ヵ月経過した後デスクの引出しから出てきました。領収書を失くしていたと思っていたのでラッキーと思い、日付を変更いただくようお店に出向いたところ、既に閉店されていました。お店の前に黒塗のベンツと強面のお兄さんがおられたので、そそくさと退散しました。金額は6万8千円でした(涙)。諦めきれず社内処理に回したところ、理由書の提出及び上司に半年以上ネチネチと言われ続けました。(50代・男性)

たまたま出張があったので、安いホテルを探したり、新幹線のチケットをチケット屋で調達したりして、なんとか挽回しました。(40代・男性)

酔っ払って、接待で使った8万円の領収書をどこかで失くしてしまった。半分は以前に日付なしの領収書を貰っていた分でカバーし、残りは半年かけて自腹の飲み会での領収書で取り返したが、結局自腹で飲んだことになっただけだった。トホ!(50代・男性)

【ない派のコメント】

残念ながら(?)立替えをする機会がないので領収書をお願いすることもありません。いいお店で領収書を切ってみたいものです。(30代・女性)

1件で1万円はないけど、それ以下のタクシー等の領収書を何回も失くしています。全部自腹です。(50代・男性)

不正防止の点からも立替え精算は原則不可となっており、社用カード等の利用が必須。(40代・男性)

領収書はレシート入れではなく、万札と同じ所に大事に保管します。(30代・男性)

紛失はありませんが、精算を1年近く放置していたことは…。(40代・男性)

失くしたことはないけれど、3万円の領収書を失くされて結局自腹になってしまったことがある。経理担当者の散らかった机の上に置いていった自分が悪いのか…(涙)。(30代・男性)

1万円以上を立替えるほどの余裕が我が財布にはありません。(30代・男性)

出張先へのお土産代の領収書を経理に出したら認めてもらえず、以降手ぶらで行くようにしたら、先方の応対態度が急に冷たくなった(ような気がする…)。(40代・男性)

ホテルが取れずラブホに泊まった。ラブホの領収書を添付して出すことが憚られたので失くしたことにした。(40代・男性)

新人の頃ですが、風の強い日に出先の建物から出た直後、突風が吹いて領収証が飛ばされてしまいました。必死で走って追いかけていると、運良く海の手前にある金網フェンスに引っかかったので回収できました。その時は普段は信じていない神様に感謝した記憶があります。(30代・男性)

領収書は命の次に重要だ。(40代・男性)

紛失ではないですが、精算可能と思い込んで顧客と飲みに行き、後日精算しようとした際、「昨日総務から決算月につき接待禁止通達が出た」と。早く言ってくれよ…なくなく自腹切りました。(40代・男性)

資格試験の費用は合格した場合のみ会社が出してくれます。3万円かかった資格試験の合格証書を失くした私!合格証書の再発行にいらぬ出費が…。(20代・女性)



交通費精算等を各社員が行う仕組みは導入されている?

  「Yes(社内セルフサービス)」が79%、「No(経理担当者が伝票を一括入力)」が21%という結果になった。交通費といった日常業務的に精算する必要のある経費については、各社員が自分自身でオンラインシステムを使って精算処理を行っているという回答が多く寄せられた。その反面、完全システム化によってこれまで黙認されていたような「精算処理の死角」がなくなったことを嘆くコメントもある。しかし小規模とはいえ、不正は不正なのだから、システム処理による透明化は正しいことのハズ。潔く諦めよう。それにしても、経理担当者が処理するという旧態依然とした組織が21%もあるという結果はなかなか意外。業務効率化の余地はまだまだありそうだ。

【Yes(社内セルフサービス)派のコメント】

精算システムの導入により、透明性が確立されたが寄り道などできなくなったのが残念。(40代・男性)

最近は遠地出張がないので、へそくりが貯まらない。(60代・男性)

旅費計算ソフトのおかげで、「楽なルート」は認められず「安いルート」でしか精算できない。システム拡充も善し悪しである。(50代・男性)

1ヵ月の精算なので、キャッシュフローが回らなくなる時がある。(40代・男性)

経理のお姉さんにお願いしていた頃は振込みミスがあっても怒れなかった。システム化したので、怒りをぶつけやすくなりました。(40代・男性)

部下の交通費精算等を承認するのだけど、必ずと言っていいほど同じ人は同じ間違いを繰り返し、いくら言っても直らない50代後半の部下がいる…。(40代・男性)

精算がシステム化されているので、出張が頻繁な人やシステム入力が面倒な人は、自腹になっている可能性が高いと思っています。これも経費節減の2次効果でしょうかね。(50代・男性)

昔、某社で精算入力をやってもらう代わりに、出張時はお土産が義務と聞いたことがある。(40代・男性)

交通費精算システムで申請するもののお金が戻ってこず、担当部門に問い合わせたところ、すべての申請が一次承認者の上司でストップ。理由を聞くと、精算システムに慣れていないため細かくはチェックしていなかっただけと、悲しい結末だった。(20代・男性)

交通費や支払い精算等の現金は、翌月に事務の女性から茶封筒で手渡されます。つまり、職場で1番力が強いのはこの女性。日常のちょこっとしたお手伝いなどをしないと「交通費、使っちゃいますよ」と脅されます。(50代・男性)

複雑なシステムで、50代後半の人は毎回システム担当を呼んでいる。(40代・男性)

申請から支払までシステム化されている。間違った場合、修正を行うが、たとえ「10円」でも請求書が届く。請求書のほうが高いんじゃないの?と思う。(50代・男性)

今年になった位から、飛行機の搭乗券も添付するようになったけど、誰か不正した人がいたのかしらね…。手間が増えるばかりで大変です。(40代・女性)

交通費のルートで部長の精算承認は得られても、事務の女性からもっと安価なルートを使うよう説教されます。影の部長と呼んでます。(40代・男性)

1ヵ月単位で精算しなければシステムがエラーを出すため、月末はアクセス負荷がすさまじい。(30代・男性)

ガソリン単価が国内最安値で、更に実距離でなく直線距離で交通費精算されるのはおかしい。(30代・女性)

全社対抗・伝票ミス・ワーストランキングがあります。以前は他人事だったのですが、1度ミスをして差し戻されて以来、伝票を発行するのが怖いです。(20代・女性)

振込先を給与振込口座と別にしている社員(妻帯者)が結構多いことに最近気付きました。(50代・男性)

【No(経理担当者が伝票を一括入力)派のコメント】

精算は上司承認がいるが、上司が出張している間に「上司不在」で回してる。問題にはなっていない。(60代・男性)

本来は個別での仕組みなのですが、エクセルの所定の様式で請求するため、部署ごとに専属の係がいるような形になってしまっています。(40代・男性)

決められたエクセルのフォーマットに入力→印刷→押印→上司の押印→経理担当。多分20年前とやり方は変わってないんじゃないかと思う。なぜ社内ワークフローシステムに載せないのだろう。(50代・女性)

タクシー代等、使用許可範囲が社長方針でダイナミックに変わるので、経理担当の人がアタフタしていることがある(笑)。(40代・男性)

今後、精算のワークフローが導入されるとパソコンの苦手な部長で承認が留まり、現金がもらえるのが遅くなりそうで怖いなー…パソコンできない部長が多すぎますね!(50代・男性)



 ※今回の記事は、キーマンズネットで2011年12月8日〜12月16日にかけて実施した「立替精算」に関するアンケート(有効回答数:1392)より抜粋して構成。


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