メール誤送信防止ツールは利便性が鍵!

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メール誤送信防止ツールは利便性が鍵!

2011/08/22


 情報漏洩の大きな原因の1つがメール。大部分が宛先の入力間違いによる「ウッカリ」ミスだ。社内でなら謝って済む失敗でも、外部へのメールだと個人情報保護法に触れ、公的な場での謝罪や補償が必要な事態に発展するケースが珍しくない。個人情報以外にも、新商品情報や他社向けの見積明細などの機密情報を流出させてしまえば、自分の会社に損害を与え、取引先との信頼関係にも影響を及ぼす。そこで、今回は安全なメールシステムの運用に役立つ「メール誤送信防止ツール」にスポットを当て、その基本からツール選びのポイントまで詳しく解説する。

メール誤送信防止ツール

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メール誤送信の恐ろしさを知ろう!

 メール誤送信とは、メールの宛先を間違えたり、添付ファイルをつけ間違えたりしてメールを送信してしまうこと。メールの誤送信パターンを整理すると次の2つに大別できる。

(1)送るべきでない相手にメールを送信してしまった。

宛先のアドレスを入力し間違えた。

アドレス帳から間違ったアドレスを選択した。

外部からのメールに全員返信したとき、元メールのCcに不適切な宛先が含まれていた。

メールを流用して別の宛先に送るとき宛先を変更し忘れ、元メールの宛先に送信してしまった。

(2)適切でない内容のメールを送ってしまった。

一斉送信の場合に、本来は相手に公開してはいけない宛先メールアドレスをToまたはCc欄に書き込んだため、受信側でそのアドレスが見えた。

添付するファイルを間違えて送信した。

社外に出すべきでないファイルを添付して送信した。

本文中に、個人の住所や電話番号など機密情報をたくさん書き込んだ。

流用メールを宛先名や時候のあいさつなども含め書き直さずにそのまま送信してしまった。

相手先が受け取れない可能性があるサイズの添付ファイルをつけた。

 こうした誤送信は決して珍しいことではなく、以下のような深刻な事態に陥るケースも少なくない。

(例1)

 A社との商談の難航原因を上司に報告するため、交渉経緯のメールを流用/引用したうえA社の問題点を加筆して送信したが、流用したメールの宛先を訂正し忘れたためA社に送られてしまい、先方を怒らせて商談が暗礁に乗り上げた。

(例2)

 一部顧客向けに投資関係のレポートを送信しようとした証券会社では、対象の顧客アドレスを1800件ほど宛先に記載してしまい、顧客の氏名とアドレスが受信者間で閲覧できる状態になってしまった。証券会社では対象者全員に謝罪と削除を依頼、所管官庁および業界団体に事態を報告し、メール配信サービスを休止する運びとなった。

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