外注先との情報共有を劇的に改善できたワケ…

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クラウドで!外注先との情報共有を劇的に改善できたワケ

2011/07/19


 業務の一部をアウトソーシングする場合、社外との連絡はメールで行うことがほとんどだろう。しかし、大事な連絡が他のメールに紛れて伝わらなかったり、過去のメール履歴をさかのぼるのに手間がかかったりするケースも少なくない。
 その解決方法として選択肢になり得るのが、「プロジェクト管理ツール」だ。これは、特定の案件について、文字ベースでの情報共有はもちろん、目標や資料の管理・共有、スケジュール管理なども一元的にこなせるもの。しかも、「クラウドサービス」なら、予想以上の低予算・短期間で導入できるという。

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導入企業プロフィール

株式会社カレン
従業員数/40名
売上高/非公開
事業内容/マーケティング支援
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導入製品・ソリューション

Zoho Projects
ゾーホージャパン株式会社
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課題 導入システム 効果

外注先とのメール連絡が非効率的。また、社内外のメンバーが、同じ書類に対してめいめいに変更を加えるなど、情報共有がきちんとなされていなかった。

プロジェクトごとに目標・書類・スケジュールなどを共有・管理できる「Zoho Projects」を導入。

業務効率が上がり、システム管理に費やす作業時間が3分の2に減少。また、過去の知識を容易に蓄積できたことで、業務の引き継ぎなどもスムーズになった。


1

外注先との情報共有の円滑化を目的にIT活用を検討!

■メールを使ったやりとりに感じた“2つの不満”

 カレンは、大手企業のマーケティング部門から店舗・ECサイトといった販売現場の最前線まで幅広いフィールドを対象に、ネットを活用したマーケティング支援サービスを提供している企業だ。
 同社では、社内のシステム管理業務の一部を協力企業に委託している。そして、2010年春まで、協力会社とはメールで連絡を取り合っていた。当時、同社システム管理室の今井祐治室長は、協力会社のメンバーから1日に20通以上のメールを受け取っていたという。
 今井氏は、メールを使ったやりとりに2つの不満を感じていた。1つ目は、情報共有の面で行き違いが生まれやすいこと。メールで送られた書類に各メンバーが修正を加えた結果、それぞれの書類の中身が異なってしまったケースも珍しくなかったそうだ。そして2つ目は、メールでやりとりした情報が蓄積されにくいこと。例えば、同社ではシステム障害への対応状況をメールで報告し合い、履歴を残していた。しかし、過去の状況をさかのぼって調べる場合、関連したメールを他のメールから抜き出して読まなければならず、膨大な手間がかかった。そのため、過去のノウハウを資産化することが難しかったのだ。

担当者のナマ声:情報が個人にしか残らない…メールに代わる連絡手段を模索した

 個人的に、メールというツールが好きではありません。最大の理由は、情報が「流れてしまう」ことです。それぞれのメールには、他の業務にも生かせる有益なノウハウなどがたくさん含まれているはず。でも、何年にもわたって膨大なメールが蓄積されるうちに、古いメールはメールボックスの奥に追いやられてしまうんですよね。それに、メールでやりとりされた情報は、どうしても担当者個人にしか残りません。仮に私がばったり倒れちゃったら(笑)、蓄積されたノウハウは会社には残らないんです。これはマズいと、以前から考えていましたね。
 そこで、メールに代わって連絡を取り合う機能を持ち、なおかつ、書類やタスクなどをメンバー全員で共有・管理できる仕組みがないか、ずっと探していたのです。(コーポレート本部 システム管理室室長/今井祐治氏)

取材にご協力いただいた今井氏
取材にご協力いただいた今井氏
コーポレート本部 システム管理室室長 今井祐治氏

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