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導入率から使い勝手まで! IT担当者300人に聞きました

メール誤送信防止システムの導入状況

2011/07/12


 キーマンズネットでは、2011年5月10日〜 2011年5月17日にかけて「メール誤送信防止システムの導入状況」に関するアンケートを実施した(有効回答数:764)。
 今回、お聞きしたのは「導入状況」「必要な機能」「メール誤送信の経験」など、メール誤送信防止システムの導入状況を把握するための質問。その結果、導入済み企業はまだ1割程度だが、約4割もの方が実際にメール誤送信の経験が「ある」と回答していることが明らかになった。なお、グラフ内で使用している合計値と合計欄の値が丸め誤差により一致しない場合があるので、事前にご了承いただきたい。

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1

全体で12.9%が導入済み、導入予定者は「クラウド」を選択する割合が増加

 最初にメール誤送信防止システムの「導入状況」を尋ねた結果、全体で12.9%が導入済みで、「(新規で)導入を検討している」と回答したのは12.0%、「必要性を感じるが導入は検討しない」が56.3%、「必要性を感じない」と回答したのが18.7%という結果となった(図1-1)。この結果を従業員規模別に見ると、従業員規模が大きくなるに従って導入率が高くなる傾向にあった。企業規模が大きくなるに従って、送信されるメール数も増加する傾向にあることから、メール誤送信による情報漏洩の危険性が高くなるため、メール誤送信防止システムの導入率が高い傾向になるのだと推測できる。一方で「新規で導入を検討している」の割合は、1001名以上の大企業では14.0%、101〜1000名の中堅企業では10.3%、100名以下の中小企業では12.1%となり、中小企業でも新規導入を検討する割合が大企業とあまり変わらないことが伺える。これは昨今、ASPやSaaS型のメール誤送信防止ツールが数多く登場したことで、低コストで利用が可能になってきたため、中小企業でも比較的容易に導入が検討できるようになってきたことや、中小企業の中でも親会社や取引先、関連会社などが情報漏洩対策に取り組んでいるため自社でも取り組まざるを得なくなるケースなど、ツールの低コスト化や情報漏洩への意識の高まりといった背景が関連していると考えられる。
 その傾向を裏付けるように、メール誤送信防止システムを導入済み・導入予定と回答した方を対象に「導入タイプ」を尋ねた結果を見ると、導入済みでは1位「ソフトウェア(ゲートウェイ型)」で42.3%、2位「ソフトウェア(クライアント型)」で40.2%、3位「クラウド」で6.2%と続いたものの、導入予定では1位「ソフトウェア(ゲートウェイ型)」で29.0%、2位「ソフトウェア(クライアント型)」で25.8%、3位「クラウド」で19.4%と続き、導入予定者では「クラウド」を選択する割合が増加していた(図1-2)。

図1 メール誤送信防止システムの導入状況と導入タイプ

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2

メール誤送信「経験あり」は約4割…導入目的は情報漏洩、内部統制対策が上位に

 次に、メール誤送信防止システムの導入済み/導入予定者を対象に「導入のきっかけ」を尋ねた(図2-1)。その結果、導入済みでは1位「情報漏洩対策」で63.2%、2位「内部統制(コンプライアンス)対策」で41.1%、3位「自社でメール誤送信があったため」で38.9%、4位「他社のメール誤送信による事故を知ったため」で15.8%と続き、導入予定では1位「情報漏洩対策」で71.7%、2位「内部統制(コンプライアンス)対策」で42.4%、3位「自社でメール誤送信があったため」で28.3%、4位「他社のメール誤送信による事故を知ったため」で25.0%と続いた。やはり情報漏洩対策や内部統制対策を目的に導入するケースが多い。また実際にメール誤送信を経験してしまい何らかの対策を検討しなくてはならない状況から導入に至ったケース、情報漏洩による損害賠償や懲戒免職などの厳しい事例を知って、導入に至るケースなどもあるようだ。
 ちなみに回答者全体に対し、「メール誤送信の経験」について尋ねたところ、「ある」は39.8%、「ない」は60.2%という回答を得た。全体で約4割が実際にメールの誤送信を体験しており、導入のきっかけでも3位に挙がっているように、実際にメール誤送信を起こしたことによって導入に踏み切るケースは少なくないようだ(図2-2)。

図2 導入のきっかけ

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3

コストや安定性を重視、必要機能は送信メールのキャンセルや一時保留機能が多数

 続いて、メール誤送信防止システムの導入済み/導入予定者を対象に「重視ポイント」を尋ねたところ、導入済みで1位「導入・運用コスト」77.1%、2位「安定性・可用性」60.4%、3位「導入が容易」56.3%、4位「運用(設定)の柔軟性」33.3%、5位「操作性の良さ」30.2%と続き、導入予定では、1位「導入・運用コスト」89.2%、2位「安定性・可用性」53.8%、3位「導入が容易」35.5%、4位は同率で「運用(設定)の柔軟性」と「操作性の良さ」が34.4%と続く結果となった(図3-1)。その中でも最も重視するポイントについては、導入済みでは1位「導入・運用コスト」35.4%、2位「安定性・可用性」26.0%、3位「導入が容易」16.7%と続き、導入予定で1位「導入・運用コスト」49.5%、2位は「安定性・可用性」20.4%、3位は「操作性の良さ」11.8%と続いた。
 メール誤送信防止ツール自体、売上向上や業務効率化など目に見えた効果に直結するツールということではなく、目に見えない「情報漏洩」を防止するためのツールであることから、導入や運用におけるコスト面や、導入や操作などで手間が極力かからないことを重視している傾向にあるようだ。またメールは今や誰もが使用する欠かせないツールであるため、メール誤送信防止ツール導入による影響範囲は広い。そのため、安定性や可用性も重要なポイントとして認識されているようだ。
 次に、メール誤送信防止システムの導入済み/導入予定者を対象に「必要な機能」を聞いたところ、導入済みで1位「送信メールの一時保留」57.4%、2位「添付ファイルのZIP暗号化」39.4%、3位「送信対象の制限」35.1%、4位は同率で「送信メールのキャンセル」と「上司承認」が28.7%と続き、導入予定では、1位「添付ファイルのZIP暗号化」59.8%、2位は同率で「送信メールのキャンセル」と「送信メールの一時保留」が52.2%、4位「送信対象の制限」27.2%、5位「上司承認」26.1%と続く結果となった(図3-2)。
 導入予定では添付ファイルのZIP暗号化、送信メールのキャンセル、送信メールの一時保留などが上位に挙げられていた。これは送信対象の制限や上司承認といった関係者を巻き込んで運用が煩雑になってしまうことを避け、添付ファイルのZIP暗号化、送信メールのキャンセル、送信メールの一時保留といった自分で完結する機能を求めている傾向にあることが見てとれる。

図3 重視ポイントと必要な機能

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