導入後も使いやすい無人受付システム選定術

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導入後も使いやすい無人受付システム選定術

2011/08/01


 多くの企業で導入され活用されている無人受付システム。活用していく上ではサポートやバージョンアップ、他システムとの連携なども検討する必要がある。無人受付システムを導入する場合の注意点など、製品選択のポイントを解説する。無人受付システムの機能や最新動向については、「IT製品解体新書」を参照して欲しい。

無人受付システム

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無人受付システムの選び方

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自社環境を確認しよう

■導入環境を把握する

 無人受付システムを導入する場合、受付機と各担当者をつなぐ最小構成においては、たいてい各社ともデジタル回線、アナログ回線の双方に対応できる。ただしベンダによっては、関連メーカー以外の回線交換装置(PBX)やキーテレフォンなどを使用している時は、アナログ回線のみでの接続やデジタル接続はオプションとなる場合があるので注意が必要だ。デジタル交換機の内線に接続する場合、アナログ回線ユニット、もしくはデジタルからアナログ変換アダプタを用意するケースもある。
 また無人受付システムを、来訪者にかぎらず社員の入退出管理や勤怠管理システムと連動して活用している企業もある。実際、オフィス移転などのタイミングで、他システムと併せてトータルに導入したいというユーザのニーズが増えているという。つまり、導入効果を高めるためには、受付システム単体で導入検討するのではなく、会社全体のシステム設計の観点から導入と選択を検討することも必要になってくる。
 更に、セキュリティを強化するためには社内で使用している電話回線や交換機とどう連動させるかがシステム設計上、重要となる。したがって、それらの環境整備やシステム連動に対応することができるかどうかということも大きなポイントとなる。
 まずは、自社の利用環境を確認した上で、各社システム提案を検討すること。そして、製品選定においては、単純に受付システムの見栄えや価格だけでなく、PBXのバーションアップへの対応や、柔軟な拡張性を持った製品を選ぶことが必要だ。他システムとの連携に別々の作業が必要になればそれを行う業者間の調整も必要になり、導入にも時間がかかる。これまで受付業務の担当管轄が総務であったとしても、情報システムや人事の担当者を交えながら、今後の自社システムをどのように考えるのかという議論から検討することをお勧めする。

図1 IP接続でセキュリティ連携する場合のシステム構成イメージ
図1 IP接続でセキュリティ連携する場合のシステム構成イメージ
資料提供:NECネッツエスアイ
■働き方に合っているか

 近年、フリーアドレス・オフィスが増えている。フリーアドレス・オフィスとは、個人に固定席を割り当てずに共有席(デスク、設備など)を用意し、出社した社員は自由に席を使って仕事を行うスタイルだ。外回りや出張などが多い部署、フレックスタイムや在宅ワークを採用している職場では、座席数を社員数より少なくすることができるため、オフィススペースの利用効率を大幅に高めることができる。
 フリーアドレス・オフィスの場合、まず必要となるのは無線LAN環境だ。これによりオフィスのどこにいてもノートPCが使える。また、この無線LAN環境下のPCにソフトフォンを導入すれば、内線番号を各社員に配布することで、その人がどこにいても常に電話がつながるだけでなく、プレゼンス情報もすべて連動して管理できる。その意味で、IP-PBXと無線LANを導入すれば、よりフレキシブルで効率的な働き方ができる。これを無人受付システムと連動することによってオフィスのどこにいても来客への対応が可能となり、よりフリーアドレス・オフィスにマッチした作業効率の向上が期待される。

■複数設置するか

 無人受付システムを検討する場合、複数個所に設置しても、それらを一括管理でき、更にリモート操作で開錠が可能かどうかなども確認したい。オフィスへの入り口は1個所とはかぎらない。万全なセキュリティ体制を敷くためには非常口や裏口なども含めた、人が出入する場所すべてを管理する必要がある。表玄関を厳しくガードしても、裏口から入れるようではセキュリティ強化にはならないし、結局、警備員を配置せざるを得ず、人件費の軽減にもつながらない。

■拡張性はどうか

 東日本大震災以降、関東圏の企業の中には関西圏に拠点を移設、もしくは開設するところもあった。新しいオフィスでも当然、コスト削減、業務効率向上とともに、セキュリティは確保しなければならない。したがって、新オフィス環境に無人受付システムを導入しても、本社と同様のセキュリティレベルを確保することができるということが大きなポイントとなる。そこで検討すべきはIP化だ。既にIP化されていれば、単純にネットワークを伸ばすだけで、新しいオフィスでも本社と同じようなシステムを社員全員が使え、新たな無人受付システムを導入する必要がなくなる。

コラム:コスト比較はどう考える?

 無人受付システム導入の大きなメリットは、有人による受付と比べて人件費の削減や総務担当者などの業務負担を軽減できることにある。これを要件として導入を決める企業も多い。しかし、昨今では、これに加えてセキュリティの強化がより重視されている。そのため、セキュリティシステムと連動して使われることが多くなっている。
 例えば来訪者を認証するためのネットワークカメラやリモートで開錠できる電子錠、入館を許可するフロアなどのセキュリティコードが書き込まれたICカード、これを使って通過するフラッパーゲートなど、セキュリティ強化の考え方によって様々な他システムとの連携連動が必要だ。無人受付システムそのものは、最小構成で100万円を切る製品がほとんどだが、これらセキュリティ管理製品を最小構成からアドオンしていく形で導入するか、最初からトータルで設備投資するかによって、コストも大きく変わってくる。また、アドオンしていく場合は、製品の拡張性についても将来設計を考えて検討する必要がある。


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