メール誤送信防止ツールは利便性が鍵!

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メール誤送信防止ツールは利便性が鍵!

2011/07/25


 メール誤送信防止ツールはクライアント型、サーバ型、アプライアンス、クラウドサービスといった形態が出そろい、会社の事情に合致するツールやサービスが選びやすくなった。「IT製品解体新書」ではメール誤送信防止ツールの画面を参照しながら、導入意義や機能について紹介しているが、ここでは主にそれぞれの形態でどのような構成で導入するのかを紹介するとともに、導入にあたって気をつけるべきポイント、製品によって差があるポイントなどについて紹介していく。記事後半には主なメール誤送信防止ツールやサービスをリストアップしているので、ご活用いただければ幸いだ。

メール誤送信防止

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メール誤送信防止ツールとサービスの選び方のポイント

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ツールやサービスの形態で選ぼう

 メール誤送信防止ツールには4種類の形態がある。それぞれについて、構成イメージを見ながら特徴を紹介していこう。

■クライアント型ツールの構成イメージ
図1 クライアント型ツールのイメージ
図1 クライアント型ツールのイメージ
資料提供:NTTソフトウェア

 クライアント型ツールはサーバの新設が不要で、導入が簡単に済むのが大きな特徴だ。PCに専用のクライアント用プログラムを導入するだけでよい。メールの運用ポリシー(ルール集)は運用管理担当者がユーザ部門とも相談したうえで作成し、そのファイルを自動、または手動で各PCに配布して適用することになる。ツールによっては、Outlookをはじめとした主なメーラーのプラグインの形で利用できるようにしているものもある。
 PC1台1台にプログラムをインストールするだけで使い始められるので、テスト導入や特定部署での利用には好適だ。一方、バージョンアップの場合や、メールの運用ポリシーが変更された場合には新しいバージョンのプログラムやポリシーを各PCに配布して適用する手間がいる。もっともポリシー配布の場合には、専用の配信機能を利用して自動的に配布・適用できるものがあるので省力化は可能だ。手動で行う場合でも、ポリシーファイルは非常に小さいサイズなので、実行ファイルにしてイントラネットに置いておけば、ユーザは通知を受け取り次第に自分でダウンロードして実行すればよい。実際には手間も時間もそれほどかからない。
 ただし、クライアント型の場合は基本的にはユーザの判断に頼る運用になりがちだ。そこで、本当にツールを使用しているかどうかを、メールサーバの手前で確認できるゲートウェイを設けると管理の質が上がる。そのため、クライアント型ツールのインストール状況を監視すると同時に送信メールが本当にクライアント型ツールを使用したものかどうかを確認できるゲートウェイサーバを組み合わせられる製品もある(図2)。

図2 PCへのツール導入状況と外部メールサーバの手前でのチェックができるゲートウェイサーバの例
図2 PCへのツール導入状況と外部メールサーバの手前でのチェックができるゲートウェイサーバの例
資料提供:富士通ソーシアルサイエンスラボラトリ

 この場合はクライアント型ツールの検査結果で適切だったものだけを通し、ツール未導入のPCからの送信メールは送信しないようになる。なお、一部のシステムや機器は、運用管理用の定期レポートなどのメールを外部のベンダやサポート窓口などに自動発信する場合があるが、それは拒否しないように例外設定が可能だ。

■サーバ型ツールの構成イメージ
図3 サーバ型ツールのイメージ
図3 サーバ型ツールのイメージ
資料提供:NTTソフトウェア

 サーバ型ツールの場合は、外部へのメールサーバの前段にサーバを設置し、内容がチェックされた結果だけを送信メールサーバに送るのが一般的だ。すべてのメールに同じポリシーを設定する場合には、送信メールサーバの後段(インターネット側)に設けることができる製品もある。
 サーバ型ツールの特徴はメールが一時保留されることだ。保留したメールは、クライアント用のツールがインストールされたPCでツールの独自のUIを使って確認できる製品もあれば、クライアント用のツールなしでWebブラウザ上のUIで確認できる製品、そのどちらも可能な製品もある。
 ツール独自のUIでは宛先の種別ごとに一覧表示を色分けしたり、問題があるキーワードをハイライト表示したりと、より直感的にわかりやすいものになっているようだ。
 WebブラウザのUIを利用する場合には、クライアント用のプログラム配布が不要であり、基本的には端末の種類を問わない。スマートフォンなどの新しい端末での利用も可能なので柔軟に運用できるよさがある。クライアント用ツールを使う場合よりも簡素な画面になりやすいが、リッチクライアント技術を使って、確認画面の要所要所をマウスでポイントすると吹き出しで問題点と解決策がポップアップするような、操作性を高める工夫が凝らされているものもある(図4)。

図4 Webブラウザでもインタラクティブな操作が行える確認画面例
図4 Webブラウザでもインタラクティブな操作が行える確認画面例
資料提供:トランスエア
■アプライアンスの現状

 メール誤送信防止アプライアンスは、サーバ用ソフトウェアを専用のハードウェアに載せた製品だ。単純にメールサーバに接続するだけで利用可能なので導入が簡単、短時間で済み、ライセンス価格とハードウェア価格、サポート料金が一体化されているので、比較的低コストで導入できるのがメリットだ。
 とはいえ、現在ではサーバマシンが高性能になっているので、メールサーバの余裕リソースを利用してメール誤送信防止ツールを導入・運用することも難しくない。必ずしもアプライアンスが低コストであるとは言いにくくなってきている。

■クラウドサービスのイメージ

 クラウドサービスは、サーバ型ツールをインターネット越しに利用するものだ。図5に見るように、社内のPCのメール送信先のサーバ(SMTPサーバ)のアドレスを、サービス事業者側のサーバのアドレスに書き替えると、送信メールはすべてメール誤送信防止サービスを経由してから相手先に送られるようになる。相手先からの返信メールなどはサービス事業者側のサーバに届くのではなく、社内(あるいは利用している外部メールサービスの)受信用サーバに届く。

図5 クラウドサービスを利用するイメージ:共用タイプの場合
図5 クラウドサービスを利用するイメージ:共用タイプの場合
資料提供:エアネット

 図のように、PCのSMTP設定を変更して使うサービスのタイプは、サービス事業者のサーバとソフトを各ユーザ会社が利用する「共用タイプ」だ。ある程度機能が限定されるものの、コストは低い。
 「解体新書」で紹介したように、外部メールサービスを利用している場合は、メールサーバ間のリレー設定が必要になる。この場合は単純な共用タイプとは違い、自社用の特別な設定でサーバを使うことになるのでややコストがかかる。その反面、共用タイプの標準サービスではできないポリシー変更や対象外アドレスの設定などができる場合がある。サービス事業者側では仮想サーバを利用してサービスを提供する場合が多いので、このタイプは「仮想タイプ」とも呼ばれる。これに対して専用サーバを用いるのが「専用タイプ」だ。専用タイプではより多機能にしたり、自社用にカスタマイズしたりできるようになる。そのかわり標準料金ではなく個別見積になることがある。
 なお、一般的にはメールサーバのリレーを行えばGoogle Appsなどのパブリッククラウドによるメールサービスに対応できる(「解体新書」参照)はずだが、実際にはGoogle Appsのオプションであるアーカイブ機能との連携をはじめとして細かい部分での設定が必要になることが多いという。実際に使いたいメールサービスごとに、メール誤送信防止サービスがどのように対応しているのかと、メールサービスとの連携実績についてサービス事業者に質問してみるとよいだろう。
 ちなみに、専用サーバを利用するのは利用規模が大きい会社のケースが多い。それは性能の問題のほか、アカウント単位での課金と専用サーバのコストとの比較で、専用サーバを利用したほうがメリットが出やすいという理由もある。おおまかには1000アカウント程度が専用サーバを契約する目安だ。
 メールの利用法は会社により千差万別なので、誤送信防止サービスと従来からのメール運用を連携させるノウハウを、さまざまなパターンで豊富に持っているサービス会社を選びたい。

コラム:クライアント型メール誤送信防止サービスとは?

 PCに導入して利用するクライアント型ツールが、ソフトウェア使用料と保守サポート込みで月額40万円(税別)で利用できるサービスが登場している。クライアント数に縛りはないので、PC台数の多い事業所ではリーズナブルだ。クライアント型にはサーバ型にはないメリットもあるので、サービス利用を考えるときには選択肢に入れておきたい。


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