ウッカリ漏洩根絶!メール誤送信防止ツール

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ウッカリ漏洩根絶!メール誤送信防止ツール

2011/07/25


 情報漏洩の大きな原因の1つがメール。大部分が宛先の入力間違いによる「ウッカリ」ミスだ。社内でなら謝って済む失敗でも、外部へのメールだと個人情報保護法に触れ、公的な場での謝罪や補償が必要な事態に発展するケースが珍しくない。個人情報以外にも、新商品情報や他社向けの見積明細などの機密情報を流出させてしまえば、自分の会社に損害を与え、取引先との信頼関係にも影響を及ぼす。そんな深刻な事態に結びつきかねないメール送信を、ユーザ個人の意識やリテラシ、倫理観に任せていてよいのだろうか。そこにITツールを持ち込み、企業の責任として安全なメールシステムを運用できるようにしようというのが「メール誤送信防止」対策だ。ここでは、導入意義も含めてメール誤送信防止ツールを「解体」しよう。

メール誤送信防止

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メール誤送信防止ツールを解体しよう!

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メール誤送信が起きる原因とは

 ついウッカリとメールの宛先を間違えたり、添付ファイルをつけ間違えたりした経験は、会員の皆さんも一度はおありではないだろうか。なにしろビジネスマンの68.3%が何らかの誤送信の経験があるという(日本ネットワークセキュリティ協会(JNSA)「情報セキュリティインシデントに関する調査報告書 発生確率編」〈2011年3月〉より)のだから、けっして珍しいミスとは言えない。
 メールの誤送信パターンは大きく分ければ2つだ。それぞれのパターンのありがちなケースとともに示すと次のようになる。

(1)送るべきでない相手にメールを送信してしまった。

宛先のアドレスを入力し間違えた。

アドレス帳から間違ったアドレスを選択した。

外部からのメールに全員返信したとき、元メールのCcに不適切な宛先が含まれていた。

メールを流用して別の宛先に送るとき宛先を変更し忘れ、元メールの宛先に送信してしまった。

(例)
A社との商談の難航原因を上司に報告するため、交渉経緯のメールを流用/引用したうえA社の問題点を加筆して送信したが、流用したメールの宛先を訂正し忘れたためA社に送られてしまい、先方を怒らせて商談が暗礁に乗り上げた。

(2)適切でない内容のメールを送ってしまった。

一斉送信の場合に、本来は相手に公開してはいけない宛先メールアドレスをToまたはCc欄に書き込んだため、受信側でそのアドレスが見えた。

添付するファイルを間違えて送信した。

社外に出すべきでないファイルを添付して送信した。

本文中に、個人の住所や電話番号など機密情報をたくさん書き込んだ。

流用メールを宛先名や時候のあいさつなども含め書き直さずにそのまま送信してしまった。

相手先が受け取れない可能性があるサイズの添付ファイルをつけた。

(例1)
一部顧客向けに投資関係のレポートを送信しようとした証券会社では、対象の顧客アドレスを1800件ほど宛先に記載してしまい、顧客の氏名とアドレスが受信者間で閲覧できる状態になってしまった。証券会社では対象者全員に謝罪と削除を依頼、所管官庁および業界団体に事態を報告し、メール配信サービスを休止する運びとなった。

(例2)
取引先に見積書の文書ファイルをメール添付で送るつもりが、間違えて原価表ファイルを送信してしまった。その後謝罪して削除をお願いしたが、その後発注が激減した。どうやら原価表に記載していたOEM業者との直接取引が行われているらしい。

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