長く使われ続けるための「Web会議」選び方

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長く使われ続けるための「Web会議」選び方

2011/07/04


 Web会議は、従来のテレビ会議システムとは異なり、インターネットに接続できる環境さえあれば手軽に導入できることから、その需要は益々高まってきており、市場では数多くのWeb会議の製品/サービスが登場している。そのため、自社に合った最適なWeb会議を選択するのに戸惑うことも多くなってきた。そこで、今回は導入目的をできるだけ絞り込むことで、長く使われ続けることができるようにするための製品選びのポイントを詳しく紹介する。なお、Web会議の基礎解説に関しては、「IT製品解体新書」を参照していただきたい。

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Web会議システムの選び方

 一口にWeb会議システムといっても、各ベンダによって製品コンセプトに違いが見られる。例えば、1つの製品/サービスでWeb会議からオンラインセミナまでこなせるものもあれば、使用目的ごとに細かくラインナップを分けているところもある。また、小規模会議向けのもの、数千人規模のイベントにも対応できるものまで、実に選択肢の幅は広い。そこで、製品/サービスの選択に入る前に、自社のWeb会議ニーズの全体像を把握しておくべきだ。例えば、表1に示すようなチェックポイントシートを使ってニーズを整理しておくのが良い。こうした内容を明確にしておくことで、Web会議で必要な会議数、参加人数、頻度、必要なパフォーマンスなどから求めるWeb会議システムの製品タイプが見えてくる。

表1 導入成功のための3つのチェックポイント
表1 導入成功のための3つのチェックポイント
資料提供:キヤノンソフト情報システム

 なお、ニーズを整理して導入目的を定める場合、できるだけ導入目的は最小限に絞り込むのがポイントだ。Web会議システムを初めて導入する企業では、あらゆる会議にWeb会議システムを導入しようとする傾向が強くなるが、これでは製品を絞り込むことができず失敗に終わる(社内利用が浸透しない)危険性が高くなる。したがって、まずは導入目的を1本化することが肝要なのだ。その上で下記のような5つの視点から製品選択の検討を重ねていくとよい。

Web会議製品選択の5つの視点

1:

オンプレミス(自社構築・SI)型とSaaS(ASP)型の違い(運用コスト、料金体系)

2:

基本スペックの確認(最大接続ユーザ数、画質、音質)

3:

万人向けの操作性

4:

使いたくなる機能の豊富さ

5:

支援体制やFAQの充実度

要件1:

オンプレミス型とSaaS型の違い

 Web会議システムを導入する手段としては、自社サーバにWeb会議システムをインストールするオンプレミス型と、サービス事業者が構築しているWeb会議システムをサービスとして利用するSaaS型の2つがある。両者の違いを表2に示す。

表2 オンプレミス(SI)型とSaaS(ASP)型の違い
表2 オンプレミス(SI)型とSaaS(ASP)型の違い
資料提供:キヤノンソフト情報システム

 オンプレミス型の場合、初期導入コストはかかるが、自社の運用ニーズに合わせて自由にWeb会議システムの設定を行うことができ、カスタマイズも可能だ。また、会議の重要資料も社内で管理できる。一方、SaaS型の場合、サーバ導入の手間を省くことができ、すぐにWeb会議を始めることができる。初期導入コストも抑えることができる。ただし、長期使用あるいは多数で使用する場合にはコスト高になる可能性もある。
 参考までに、導入目的ごとにどちらを選択したらよいか、その選択例を表3に示す。例えば、いくつもの会議を同時に並行して行うことが多い場合、運用コストを考慮するとオンプレミス型のほうが有利になる場合が多い。

表3 導入目的・運用別の選択例
表3 導入目的・運用別の選択例
資料提供:キヤノンソフト情報システム

 ただし、SaaS型でも「ライセンスプールモデル」(日本HP)や「ルーム制」(ブイキューブ)といった料金体系が提供されているので、オンプレミス型が必ずしも有利になるとはかぎらない。自社の利用形態に合わせて事前シミュレーションを行って比較評価しておこう。

●ライセンスプールモデル(日本HP)

従業員数分のライセンスを購入する必要がなく、同時使用ユーザ (コンカレントユーザ) 数によってのみ価格が決まる料金体系。登録ユーザ数に制限がない。1ユーザが作成できるルーム数は原則5(最大10)まで。

●ルーム制(ブイキューブ)

1人1人にIDを発行して課金する仕組みではなく、1部屋単位の契約で、何人でも利用できる貸し会議室制の料金体系。社内メンバーだけでなく、社外取引先も利用できる(図1参照)。

図1 従来のID課金制とルーム制のコスト比較
図1 従来のID課金制とルーム制のコスト比較
利用するユーザの数だけライセンスを購入するID課金とは異なるので、利用人数が多くなればなるほど低コストで利用できる。
資料提供:ブイキューブ

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